Gestionarea călătoriilor de afaceri

Separat de aprobarea cheltuielilor, formularul de călătorie obține și permisiunea pentru deplasare. Astfel, angajatul primește aprobarea prin acest formular înainte de a pleca. Formularul poate fi deschis cu sau fără avans. Câmpurile acoperă informațiile de care are nevoie persoana care face rezervarea. Hotelurile cu care compania dvs. are contract sunt disponibile în formular sub forma unei liste.

Controlul politicilor funcționează și în formularul de călătorie. Reguli precum limitele zilnice pentru masă sau transport sunt definite la nivel de formular și aplicate în funcție de durata călătoriei.

Când formularul de călătorie este aprobat, se trimite automat un e-mail către departamentul relevant al agenției de turism cu care aveți contract, pe baza criteriilor alese de dvs. Agenția se ocupă de rezervarea biletelor și a hotelului. Nu mai trebuie să pregătiți și să trimiteți un e-mail către agenție pentru fiecare călătorie.

Cheltuielile de cazare, transport și masă din timpul călătoriei devin înregistrări de cheltuieli atunci când bonul este fotografiat. Formularul de călătorie aprobat este legat de formularele de cheltuieli. În raportul de cheltuieli se vede în timpul cărei călătorii a fost făcută fiecare cheltuială. Persoana care aprobă vede pe același ecran că cheltuiala aparține unei călătorii aprobate în prealabil.

După încheierea călătoriei, angajatul primește un memento prin care este întrebat dacă a finalizat călătoria. Astfel, călătoriile rămase deschise nu se amână până la sfârșitul lunii.

Cine a aprobat, pentru ce călătorie și cui, acum șase luni, rămâne în evidență. La un audit sau la o analiză a bugetului nu este nevoie să căutați prin arhivele de e-mail.

Urmăriți expedierile prin curier și cargo. Calculați automat cheltuielile bazate pe distanță, de exemplu decontul pe kilometru pentru deplasările cu autoturismul personal.