Geschäftsreisemanagement

Unabhängig von der Spesengenehmigung holt das Reiseformular auch die Genehmigung für die Reise selbst ein. Der Mitarbeiter erhält über dieses Formular die Freigabe, bevor er die Reise antritt. Das Formular kann mit oder ohne Vorschuss angelegt werden. Die Felder decken die Informationen ab, die die buchende Person benötigt. Die Vertragshotels Ihres Unternehmens stehen im Formular als Liste bereit.

Auch im Reiseformular greift die Richtlinienprüfung. Regeln wie Tageslimits für Verpflegung oder Transport werden pro Formular definiert und entsprechend der Reisedauer angewendet.

Wird ein Reiseformular genehmigt, geht anhand der von Ihnen gewählten Kriterien automatisch eine E-Mail an die zuständige Abteilung Ihres Vertragsreisebüros. Ihr Reisebüro übernimmt die Buchung von Tickets und Hotel. Sie müssen nicht für jede Reise eine E-Mail an das Reisebüro vorbereiten und versenden.

Ausgaben für Unterkunft, Transport und Verpflegung während der Reise werden zu Spesenbelegen, sobald der Beleg fotografiert wird. Das genehmigte Reiseformular wird mit den Spesenformularen verknüpft. In der Spesenabrechnung ist sichtbar, auf welcher Reise jede Ausgabe angefallen ist. Die genehmigende Person sieht auf demselben Bildschirm, dass die Ausgabe zu einer zuvor genehmigten Reise gehört.

Nach Abschluss der Reise erhält der Mitarbeiter eine Erinnerung und wird gefragt, ob die Reise abgeschlossen ist. So ziehen sich offene Reisen nicht bis zum Monatsende hin.

Wer vor sechs Monaten wem für welche Reise eine Genehmigung erteilt hat, bleibt dokumentiert. Bei einer Prüfung oder einer Budgetüberprüfung müssen Sie keine E-Mail-Archive durchsuchen.

Verfolgen Sie Kurier- und Frachtsendungen. Lassen Sie entfernungsabhängige Ausgaben, etwa die Kilometerpauschale für eine Fahrt mit dem Privatfahrzeug, automatisch berechnen.