Gestion des voyages d'affaires

Indépendamment de l'approbation des dépenses, le formulaire de voyage recueille aussi l'autorisation de partir en déplacement. Le collaborateur obtient ainsi l'approbation via ce formulaire avant de voyager. Le formulaire peut être ouvert avec ou sans avance. Ses champs couvrent les informations dont la personne chargée de la réservation a besoin. Les hôtels conventionnés de votre entreprise sont proposés sous forme de liste dans le formulaire.

Le contrôle des politiques s'applique aussi au formulaire de voyage. Des règles comme les plafonds journaliers de repas ou de transport sont définies par formulaire et appliquées selon la durée du voyage.

Lorsqu'un formulaire de voyage est approuvé, un e-mail automatique est envoyé au service concerné de votre agence de voyages conventionnée, selon les critères que vous choisissez. Votre agence se charge de la réservation des billets et de l'hôtel. Vous n'avez plus à préparer et envoyer un e-mail à l'agence pour chaque voyage.

Les dépenses d'hébergement, de transport et de repas engagées pendant le voyage deviennent des dépenses enregistrées dès que le justificatif est photographié. Le formulaire de voyage approuvé est rattaché aux formulaires de dépenses. La note de frais indique pendant quel voyage chaque dépense a été engagée. L'approbateur voit sur le même écran que la dépense se rapporte à un voyage déjà approuvé.

Une fois le voyage terminé, le collaborateur reçoit un rappel lui demandant si le voyage est clôturé. Ainsi, les voyages restés ouverts ne traînent pas jusqu'à la fin du mois.

Qui a donné quelle approbation, à qui et pour quel voyage il y a six mois reste enregistré. Lors d'un audit ou d'une revue budgétaire, vous n'avez pas à fouiller dans les archives d'e-mails.

Suivez les envois par coursier et par transporteur. Faites calculer automatiquement les dépenses liées à la distance, par exemple les indemnités kilométriques d'un trajet effectué avec un véhicule personnel.