Gestione viaggi d'affari

Oltre all'approvazione delle spese, il modulo di viaggio raccoglie anche l'autorizzazione a partire. Il dipendente ottiene così l'approvazione tramite questo modulo prima di mettersi in viaggio. Il modulo può essere aperto con o senza anticipo. I campi coprono le informazioni di cui ha bisogno chi effettua la prenotazione. Gli hotel convenzionati della Sua azienda sono già disponibili come elenco nel modulo.

Il controllo delle policy è attivo anche sul modulo di viaggio. Regole come i limiti giornalieri per pasti o trasporti vengono definite per modulo e applicate in base alla durata del viaggio.

Quando un modulo di viaggio viene approvato, parte un'e-mail automatica verso l'ufficio competente della Sua agenzia viaggi convenzionata, in base ai criteri da Lei scelti. La prenotazione di biglietti e hotel è a cura della Sua agenzia. Non deve più preparare e inviare un'e-mail all'agenzia per ogni viaggio.

Le spese di alloggio, trasporto e vitto sostenute durante il viaggio diventano registrazioni di spesa non appena si fotografa la ricevuta. Il modulo di viaggio approvato viene collegato ai moduli spese. Nella nota spese è visibile durante quale viaggio è stata sostenuta ciascuna spesa. Chi approva vede nella stessa schermata che la spesa appartiene a un viaggio già approvato.

Al termine del viaggio, il dipendente riceve un promemoria che gli chiede se il viaggio è stato completato. Così i viaggi rimasti aperti non slittano fino a fine mese.

Chi ha dato quale approvazione, a chi e per quale viaggio sei mesi fa resta registrato. In caso di audit o di revisione del budget, non deve scorrere gli archivi di posta elettronica.

Monitori le spedizioni tramite corriere e trasportatore. Faccia calcolare automaticamente le spese basate sulla distanza, come il rimborso chilometrico per un tragitto con veicolo privato.