Управление командировками

Помимо согласования расходов, форма командировки также служит для получения разрешения на саму поездку. Сотрудник получает согласование через эту форму ещё до поездки. Форму можно открыть с авансом или без него. Поля формы охватывают сведения, которые нужны тому, кто будет выполнять бронирование. Договорные отели вашей компании уже доступны в форме в виде списка.

Контроль политик работает и в форме командировки. Такие правила, как дневные лимиты на питание или транспорт, задаются для каждой формы и применяются с учётом продолжительности поездки.

После согласования формы командировки по выбранным вами критериям в соответствующий отдел вашего договорного турагентства автоматически отправляется электронное письмо. Билеты и отель бронирует ваше агентство. Вам не нужно готовить и отправлять письмо в агентство для каждой поездки.

Расходы на проживание, транспорт и питание во время поездки превращаются в записи о расходах, как только чек сфотографирован. Одобренная форма командировки связывается с формами расходов. В авансовом отчёте видно, во время какой командировки был понесён каждый расход. Согласующий видит на том же экране, что расход относится к ранее согласованной поездке.

После завершения поездки сотрудник получает напоминание с вопросом, завершена ли командировка. Так открытые командировки не затягиваются до конца месяца.

Кто, кому и для какой командировки дал согласование полгода назад, остаётся в записи. При аудите или проверке бюджета вам не нужно просматривать архивы электронной почты.

Отслеживайте курьерские и грузовые отправления. Рассчитывайте автоматически расходы, зависящие от расстояния, например компенсацию за пробег при поездке на личном автомобиле.