Hantering av affärsresor

Utöver utläggsgodkännandet inhämtar reseformuläret även tillstånd att resa. Medarbetaren har alltså fått godkännande via formuläret innan resan påbörjas. Formuläret kan öppnas med eller utan förskott. Fälten täcker den information som den som gör bokningen behöver. Ert företags avtalshotell finns färdiga som en lista i formuläret.

Policykontrollen gäller även i reseformuläret. Regler som dagliga gränser för måltider eller transport definieras per formulär och tillämpas utifrån resans längd.

När reseformuläret har godkänts skickas ett automatiskt e-postmeddelande till rätt avdelning på er avtalade resebyrå, enligt de kriterier ni väljer. Resebyrån bokar biljetter och hotell. Ni behöver inte skriva och skicka ett e-postmeddelande till resebyrån för varje resa.

Utgifter för logi, transport och måltider under resan blir en utläggspost när kvittot fotograferas. Det godkända reseformuläret kopplas till utläggsformulären. I utläggsrapporten syns under vilken resa varje utlägg gjordes. Den som godkänner ser i samma vy att utlägget hör till en resa som redan har godkänts.

När resan är slut får medarbetaren en påminnelse med en fråga om resan är avslutad. På så sätt skjuts öppna resor inte upp till månadsskiftet.

Vem som godkände vilken resa för vem för sex månader sedan finns kvar i posterna. Vid revision eller budgetgenomgång behöver ni inte söka igenom e-postarkiv.

Följ upp bud- och fraktförsändelser. Låt avståndsbaserade utgifter, till exempel kilometerersättningen för resor med privat bil, beräknas automatiskt.