Дызайн працоўнага месца для максімальнай прадукцыйнасці

Пра дызайн працоўнага месца часта гавораць як пра пытанне эстэтыкі; аднак з пункту гледжання фінансавай каманды гэта сур'ёзны артыкул выдаткаў і інвестыцый. Кожнае дызайнерскае рашэнне — ад мэблі да асвятлення, ад рамонту да тэхналогій — закранае бюджэт. Сапраўднае пытанне для кампаній, якія хочуць пабудаваць прадуктыўнае працоўнае асяроддзе, павінна быць такім: якая з гэтых інвестыцый сапраўды акупляецца, якія выдаткі схільныя выходзіць з-пад кантролю і як празрыста адсочваць бюджэт на дызайн? У гэтым дапаможніку мы разглядаем дызайн працоўнага месца, спалучаючы прызму прадукцыйнасці і прызму кіравання выдаткамі.

У якіх катэгорыях збіраюцца выдаткі на працоўнае месца?

Скідваць усе звязаныя з офісам выдаткі ў адзін артыкул пад назвай «агульныя выдаткі» — самая частая памылка. Падзел выдаткаў на дызайн і на эксплуатацыю робіць бачнымі і планаванне бюджэту, і магчымасці эканоміі. Тыповыя катэгорыі такія:

• Мэбля і эрганоміка: сталы, крэслы, рэгуляваныя працоўныя станцыі. Хоць гэта і выглядае як аднаразовы выдатак, гэта паўтаральны артыкул праз цыкл абнаўлення і абслугоўвання.
• Асвятленне і энергія: інвестыцыя ў свяцільні робіцца адзін раз; рахунак за электрычнасць прыходзіць кожны месяц. Гэтыя два трэба адсочваць асобна.
• Рамонт і дэкор: праектныя выдаткі, ад фарбы і напольнага пакрыцця да акустычных панэляў і перагародак.
• Арэнда і выкарыстанне плошчы: сума, што плаціцца за квадратны метр, — гэта прамы фінансавы адпаведнік рашэнняў пра планіроўку офіса (адкрыты план, закрытыя кабінеты, агульныя зоны).
• Тэхналогіі і праграмнае забеспячэнне: абсталяванне для перагаворных, сеткавая інфраструктура і падпіскі на лічбавыя інструменты.
• Абслугоўванне і расходныя матэрыялы: прыбіранне, рамонт, догляд за раслінамі, канцтавары.

Вызначэнне асобнага бюджэту і асобнага правіла зацвярджэння для кожнай катэгорыі — гэта палітыка выдаткаў, прыкладзеная да выдаткаў на працоўнае месца: адказ на пытанне, хто, да якога ліміту і ў якой катэгорыі можа рабіць выдаткі, пішацца з самага пачатку.

Выдатак на эрганоміку — гэта выдатак ці інвестыцыя?

У неэрганамічным офісе боль у спіне, стома вачэй і праблемы з запясцем непазбежныя; іх рахунак кампаніі выстаўляецца ў выглядзе бальнічных і зніжэння якасці працы. Таму паляпшэнні, такія як рэгуляваныя сталы і крэслы, правільнае размяшчэнне манітора і падтрымкі для запясцяў, — не раскоша камфорту, а інвестыцыя з аддачай.

Крытычны момант з фінансавага боку ў тым, што гэтая інвестыцыя вымяральная: сабраць выдаткі на эрганоміку ў асобны артыкул, а потым паставіць іх побач з такімі паказчыкамі, як дні бальнічных і задаволенасць супрацоўнікаў, дае абгрунтаваны адказ на пытанне «ці акупілася гэта?». Замест сцвярджэнняў кшталту «прадукцыйнасць вырасла на столькі працэнтаў» без абапоры на лічбы заўсёды здаравей гаварыць уласнымі дадзенымі кампаніі.

Адкрыты офіс, закрыты офіс і кошт квадратнага метра

Спрэчка паміж адкрытым і закрытым офісам звычайна вядзецца праз прызму працоўнай культуры; аднак у рашэння ёсць і арэндны вымер. Адкрыты план зніжае кошт плошчы, бо змяшчае больш супрацоўнікаў на квадратны метр; затое праблемы з шумам і канцэнтрацыяй могуць забіраць ад прадукцыйнасці. Закрыты офіс дае цішыню і прыватнасць, але азначае больш плошчы для той жа каманды, а значыць, вышэйшую арэнду.

Гібрыдная мадэль, якой сёння аддаюць перавагу многія кампаніі, спрабуе знайсці гэты баланс: ціхія зоны факусоўкі, зоны супрацоўніцтва і кабіны для сустрэч суіснуюць у адным офісе. Правільны фінансавы падыход — ацэньваць гэтыя рашэнні па планіроўцы разам з дадзенымі пра выкарыстанне плошчы і не забываць, што пусты квадратны метр — таксама выдатак.

Як адсочваць бюджэт на дызайн і рамонт?

Праекты абнаўлення офіса адносяцца да тых відаў выдаткаў, дзе перавышэнне бюджэту здараецца часцей за ўсё: па меры прасоўвання праекта аб'ём расце, дробныя дадатковыя работы назапашваюцца, і рахунак перавышае першапачаткова зацверджаную суму. Спосаб гэтага пазбегнуць — дысцыплінаваць рамонт гэтак жа, як і іншыя карпаратыўныя выдаткі:

• Адкрыйце праектны бюджэт: аддзяліце выдаткі на рамонт ад агульных офісных выдаткаў; вызначце для кожнага праекта ўласны ліміт.
• Наладзьце ступені зацвярджэння: кожны артыкул звыш пэўнай сумы павінен праходзіць зацвярджэнне ўладальніка бюджэту, а не таго, хто заказвае работу.
• Рэгіструйце рахункі адразу: замест таго каб разбіраць зборныя рахункі ў канцы праекта, заносьце кожны выдатак у дзень яго ўзнікнення разам з катэгорыяй.
• Трымайце параўнанне «бюджэт — факт» жывым: рызыка перавышэння павінна быць бачная пры першым сігнале, а не пасля завяршэння праекта.

Агульныя рамкі гэтай дысцыпліны мы падрабязна апісалі ў нашым дапаможніку па кіраванні бюджэтам; інвестыцыі ў працоўнае месца — не выключэнне з тых жа правіл.

Безпаперавы офіс: выгада і ў плошчы, і ў коште

Адна з самых канкрэтных магчымасцей эканоміі ў дызайне працоўнага месца — ліквідацыя фізічных дакументаў. Шафы для дакументаў і архіўныя пакоі займаюць квадратныя метры, за якія кампанія кожны месяц плаціць арэнду; а горы чэкаў і рахункаў, што назапашваюцца на сталах, азначаюць і візуальны беспарадак, і рызыку страты дакументаў.

Перанос дакументаў у лічбавы фармат дае дзве выгады адразу:

• Выгада ў плошчы: аддзелы, адведзеныя пад архіў, ператвараюцца ў зоны працы, сустрэч ці адпачынку; месца для каманды, што расце, вызваляецца без дадатковай арэнды.
• Выгада ў працэсах: пошук дакумента займае секунды замест хвілін; такія работы, як збор чэкаў, іх прыклейванне і перадача зацвярджэнняў з рук у рукі, знікаюць. Колькі часу гэтыя работы каштуюць кампаніі, мы разглядалі ў артыкуле схаваны часавы кошт унясення выдаткаў.

Менавіта тут падключаецца модуль кіравання выдаткамі ад Masraff: супрацоўнік робіць фота чэка, выдатак аўтаматычна счытваецца і прызначаецца ў правільную катэгорыю, зацвярджэнне завяршаецца ў лічбавым асяроддзі, і ўсе дакументы захоўваюцца бяспечна. Пакуль на баку офіса змяншаюцца горы паперы і архіўныя шафы, на фінансавым баку катэгорыі выдаткаў на працоўнае месца — мэбля, рамонт, энергія, абслугоўванне — становяцца адсочвальнымі ў рэальным часе. Іншыя спосабы зменшыць страты часу ў офісе вы можаце знайсці ў артыкуле прадухіліце страту часу на вашым працоўным месцы.

Частыя пытанні

З якога бюджэту павінны пакрывацца выдаткі на дызайн працоўнага месца?

Самы здаровы падыход — аддзяляць аднаразовыя інвестыцыі (мэбля, рамонт, інфраструктура асвятлення) ад паўтаральных эксплуатацыйных выдаткаў (энергія, абслугоўванне, расходнікі). Так аддача ад інвестыцыі адсочваецца асобна, а штомесячны эксплуатацыйны кошт асобна, і абмеркаванні бюджэту абапіраюцца на канкрэтныя дадзеныя.

Як прадухіліць перавышэнне бюджэту ў праектах абнаўлення офіса?

Праектны бюджэт, ступені зацвярджэння, прывязаныя да парога сумы, і рэгістрацыя выдаткаў у дзень іх узнікнення — тры асноўныя меры. Калі параўнанне бюджэту з фактычнай сумай адсочваецца жыва на працягу ўсяго праекта, рызыка перавышэння бачная, пакуль не позна.

Ці сапраўды пераход на безпаперавы офіс дае эканомію?

Так; выгада двухбаковая. Плошча, якую займаюць архівы і шафы, выкарыстоўваецца для іншых мэтаў, зніжаецца рызыка страты дакументаў і дублявання запісаў, вяртаецца працоўны час, выдаткаваны на пошук дакументаў і працэсы зацвярджэння. Велічыня выгады залежыць ад папяровай насычанасці кампаніі; таму вымераць наяўную архіўную плошчу і час, які адводзіцца на папяровую работу, перад пераходам — правільны пачатак.

Як палепшыць працоўнае асяроддзе з невялікім бюджэтам?

Можна пачаць з крокаў, якія не патрабуюць вялікага рамонту: перанесці сталы ў зоны з натуральным святлом, дадаць някідкія ў доглядзе офісныя расліны і перавесці горы паперы ў лічбавы фармат — гэта паляпшае і асяроддзе, і структуру выдаткаў. Галоўнае — заносіць кожны выдатак разам з яго катэгорыяй і адсочваць яго ўплыў.

---

Пераўтвараючы сваё працоўнае асяроддзе, зрабіце бачнымі і выдаткі на працоўнае месца. З Masraff адсочвайце офісныя выдаткі катэгорыя за катэгорыяй, трымайце бюджэт на рамонт пад кантролем у рэальным часе і пазбаўцеся ад папяровага хаосу. Па пытаннях вы можаце звязацца з намі.