¿Por qué su empresa necesita una aplicación móvil?

En una época en la que los teléfonos inteligentes ocupan el centro de la vida laboral, la respuesta a la pregunta "¿nuestra empresa necesita una aplicación móvil?" ya es clara para la mayoría de las compañías. Pero la verdadera pregunta ha cambiado: ¿qué aplicaciones móviles debería usar su empresa no para sus clientes, sino para sus propios empleados? Los equipos de ventas, los técnicos de servicio, los gestores de proyectos y los directivos que viajan constantemente pasan la mayor parte del día en el terreno, no en un escritorio. Y los lugares donde estos equipos gastan tampoco son la oficina: son la gasolinera, el restaurante, el aparcamiento, el hotel. Precisamente por eso, el ámbito más concreto y de retorno más rápido de la necesidad de una aplicación móvil es la gestión de gastos.

La verdadera necesidad en las aplicaciones de negocio: los equipos que trabajan en el terreno

Lo primero que debe mirar una empresa al evaluar una inversión en una aplicación móvil es el flujo de trabajo diario de sus empleados. Para un miembro del equipo que trabaja en el terreno, un sistema atado al escritorio contradice la naturaleza del trabajo: el gasto se hace en el terreno, el recibo va al bolsillo y el registro se pospone hasta "cuando vuelva a la oficina". A fin de mes aparecen recibos arrugados, importes reconstruidos de memoria y tablas rellenadas a mano.

Este ciclo tiene tres costes concretos para la empresa:

• Pérdida de tiempo: el empleado dedica a recopilar recibos y a la entrada manual de datos horas que deberían ir a su verdadero trabajo. Analizamos en detalle este coste invisible en nuestro artículo sobre el coste oculto en tiempo que el registro de gastos supone para la empresa.
• Calidad de los datos: con registros tardíos y manuales, los recibos perdidos, los importes erróneos y las descripciones incompletas son inevitables. El equipo financiero se dedica a depurar estos errores en el cierre mensual.
• Falta de visibilidad: la dirección ve el gasto no en el momento en que se produce, sino semanas después. Cuando se detecta la desviación presupuestaria, ya es demasiado tarde.

Una aplicación móvil de gastos resuelve estos tres problemas en el origen: donde se produce el gasto, allí mismo se registra.

Registro instantáneo de gastos con la foto del recibo

La piedra angular de la gestión móvil de gastos es que basta con hacer una foto al recibo. En el momento del pago, el empleado saca su teléfono y fotografía el recibo; la tecnología de reconocimiento de recibos impulsada por inteligencia artificial extrae automáticamente el importe, la fecha, el comercio y los datos fiscales y los convierte en un registro. Desaparecen la entrada manual de datos, los errores de importe y el riesgo de perder recibos.

Así se traduce este enfoque en el terreno:

• El comercial registra el recibo de la comida con el cliente al salir del restaurante.
• El técnico de servicio introduce el recibo de combustible en la gasolinera, antes de subir al vehículo.
• El directivo de viaje añade la factura del alojamiento al sistema al salir del hotel.

Ya no existe la "jornada de recibos" de fin de mes; el informe de gastos se va acumulando solo a lo largo del mes. Para conocer otras formas de reducir las pérdidas de tiempo derivadas de la entrada manual, consulte nuestro artículo evite la pérdida de tiempo en su lugar de trabajo.

Aprobación móvil: reducir el proceso de días a minutos

El segundo cuello de botella del proceso de gastos es la aprobación. En el flujo clásico, el empleado envía su informe y la solicitud espera hasta que el responsable vuelve a su mesa; cuanto más se alarga la cadena de aprobación, más se retrasa el reembolso y más crece la insatisfacción del empleado.

La aprobación móvil acorta esta cadena. El responsable ve la solicitud de gasto que le corresponde mediante una notificación instantánea; revisa desde su teléfono la imagen del recibo, la partida de gasto y el resultado del control de política, y aprueba con un solo toque o rechaza indicando el motivo. En el aeropuerto, entre reuniones, en el terreno: la aprobación ya no espera a la oficina.

El efecto sobre la operación financiera es directo:

1. El plazo de reembolso se acorta: el empleado recupera su dinero en mucho menos tiempo, no en días.
2. El cierre mensual se acelera: contabilidad deja de lidiar a fin de período con una pila de solicitudes pendientes de aprobación.
3. La auditoría se simplifica: quién aprobó qué y cuándo: todo queda registrado.

La política de gastos en el bolsillo: detectar las infracciones en el origen

El aspecto menos conocido pero más valioso de una aplicación móvil de gastos es que lleva las reglas de gasto de la empresa al bolsillo del empleado. El exceso de límite, la partida de gasto fuera de política o el justificante que falta se marcan automáticamente en el momento del registro; el problema se corrige en el origen, antes de llegar al equipo financiero. Explicamos cómo diseñar estas reglas en nuestra guía de política de gastos.

Ese mismo registro en tiempo real también transforma el seguimiento presupuestario: como los datos de gasto fluyen en tiempo real, la dirección ve al instante el estado del presupuesto por departamento y por proyecto. Para más detalles sobre este tema, consulte nuestro artículo de gestión presupuestaria.

Gestión móvil de gastos con Masraff

La aplicación móvil de Masraff reúne bajo un mismo techo todo el flujo descrito arriba:

• Lectura de recibos por foto: fotografíe el recibo y deje que los campos se rellenen automáticamente; sin entrada manual.
• Registro instantáneo de gastos: registre el gasto donde se produce, en segundos.
• Flujos de aprobación móviles: los responsables revisan y resuelven las solicitudes estén donde estén.
• Control de política: las reglas de la empresa se verifican automáticamente en el momento del registro y las infracciones se marcan al instante.
• Informes en tiempo real: supervise en directo el estado de gastos y presupuesto y acelere el cierre del período.

La aplicación está disponible en iOS y Android; desde el equipo de campo hasta el responsable financiero, todos trabajan sobre los mismos datos. Para ver el proceso completo, visite nuestra página de producto de gestión de gastos.

Preguntas frecuentes

¿Las pequeñas empresas también necesitan una aplicación móvil de gastos?

Sí. En los equipos pequeños, el proceso de gastos suele recaer en una sola persona y se lleva manualmente, lo que multiplica los errores y las pérdidas de tiempo. Una solución móvil lista para usar aporta también a las pequeñas empresas un proceso de gastos de nivel corporativo sin necesidad de invertir en desarrollo de aplicaciones.

¿Aplicación móvil o sitio web adaptado a móviles?

Se complementan. En el caso concreto de la gestión de gastos, la aplicación móvil va claramente por delante, porque ofrece capacidades críticas en el terreno: captura de recibos con la cámara, aprobación mediante notificaciones instantáneas y registro sin conexión.

¿En qué plataformas funciona la aplicación móvil de Masraff?

Masraff está disponible tanto en iOS como en Android; también es posible acceder a través del navegador web. Así, el equipo de campo gestiona el proceso desde su teléfono y el equipo financiero desde su ordenador.

¿Es segura la gestión móvil de gastos?

En Masraff, los datos se transmiten y almacenan cifrados; gracias al control de acceso basado en roles, cada usuario ve únicamente los datos para los que está autorizado.

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La respuesta más clara a la pregunta de la aplicación móvil para su empresa está en el proceso de gastos que sus empleados viven cada día: un equipo que registra los recibos con una foto, introduce el gasto al instante y completa las aprobaciones desde el bolsillo ahorra tiempo y dinero a la vez. Si está listo para llevar su gestión de gastos al móvil, contacte con nosotros y pruebe Masraff con su equipo.