Gestión de anticipos

1. Solicitud: El empleado introduce en el formulario el importe, la moneda, el tipo de anticipo y la justificación.
2. Aprobación: El formulario entra en el flujo de aprobación definido para ese tipo de anticipo. Los responsables aprueban la solicitud desde el móvil.
3. Transferencia: El anticipo aprobado se transfiere a contabilidad y al ERP.
4. Liquidación: A medida que el empleado añade al formulario de gastos las compras realizadas con el anticipo, estas se descuentan del saldo del anticipo.
5. Cierre: Los saldos abiertos se ven por persona y por tipo de anticipo; contabilidad sigue desde una sola pantalla qué anticipos no se han cerrado.

Puede definir subtipos de anticipo con los nombres que utiliza su empresa, por ejemplo Nacional, Internacional y Anticipo de trabajo. Para cada subtipo se establecen una cuenta contable propia, un flujo de aprobación propio y una política de gastos propia. Los saldos también se controlan por separado para cada subtipo. Así, las reglas de aprobación de un anticipo para un viaje al extranjero se gestionan de forma independiente de las de un anticipo de trabajo nacional.

Un formulario de viaje puede abrirse con o sin anticipo. En un viaje con anticipo, el anticipo concedido para el viaje y los gastos registrados durante ese viaje se reúnen en el mismo registro. Así, cuando el viaje se cierra, queda claro cuánto del anticipo se ha gastado y cuánto sigue abierto.

Los registros de anticipos y liquidaciones se transfieren a su sistema contable mediante la integración con el ERP. Masraff se integra con más de 20 ERP, entre ellos SAP, Oracle, Logo, Mikro y Netsis. A final de mes, en lugar de cuadrar a mano las cuentas de anticipos, basta con revisar el saldo en el sistema.