Masraff para el sector educativo

Puede definir un presupuesto independiente para cada departamento. El material fungible de laboratorio de la facultad de ingeniería, la partida de eventos de la facultad de ciencias sociales, la asignación para trabajo de campo de ciencias de la salud — todo en partidas separadas, con límites separados. El jefe de departamento ve desde su propia página el presupuesto que le queda y qué partida se está agotando; cuando llega una solicitud que excedería el presupuesto, el sistema avisa y la traslada al decanato junto con la justificación de "por qué se supera". Al cierre del año, el informe de quién gastó qué no se recopila a mano: está listo.

La participación del académico en congresos nacionales e internacionales, la investigación de campo, el viaje sabático y las visitas de ponentes invitados se definen en categorías distintas. Desde el principio se determina de qué fuente de financiación sale cada viaje: ayuda a un proyecto de investigación, asignación de desarrollo académico de la universidad, fondo de donaciones, ingresos del fondo rotatorio, presupuesto de la fundación. Cuando el académico solicita un anticipo, este se descuenta de esa misma fuente; a su regreso se cargan los tickets y el saldo restante se cierra automáticamente. Ya no hace falta revolver carpetas tres meses después para saber "con qué dinero se pagó este viaje".

El coste de un simposio o un taller se reúne en una sola partida: desde el billete de avión del ponente invitado hasta el presupuesto de catering, desde el alquiler de la sala hasta el trabajo de diseño e impresión. Se abre un código de evento y todos los gastos relacionados se imputan a ese código. Cuando el evento termina, la pregunta "¿cuánto ha costado?" se responde en cinco minutos y entra directamente en el informe anual de actividad académica. Si varios departamentos contribuyen al evento, los gastos centrales se reparten entre ellos según proporciones definidas de antemano.

El flujo de aprobación se construye según la estructura de la institución. Solicitud de material fungible de un ayudante de investigación: secretaría del departamento → jefe de departamento → vicedecano → asuntos económicos. Gasto de representación del decano: vicerrector → secretario general → asesor fiscal. En las universidades fundacionales, las partidas que requieren la aprobación del patronato pueden derivarse a un nivel aparte. Cada aprobador ve desde el móvil las solicitudes que tiene en cola y las aprueba — la cadena de aprobación no se atasca: las solicitudes se delegan automáticamente al compañero que está disponible cuando alguien está de permiso.

En cualquier momento del año tiene listo: cuánto se ha gastado de cada fuente de financiación, qué departamento tiene presupuesto restante y cuánto ha costado cada evento. Entregar al donante un informe de "su fondo de donaciones se ha destinado a estas partidas", preparar una presentación para la comisión del fondo rotatorio, extraer datos para una auditoría regulatoria — todo se obtiene del menú de informes con un solo clic. Cada movimiento cuenta con un registro de operación auditable: quién lo solicitó, quién lo aprobó, qué documento se cargó y cuándo llegó a contabilidad. Las universidades fundacionales ya no tienen que preparar un archivo aparte para el informe de auditoría anual.

Una demo de 30 minutos basta para presentar Masraff en su institución. Comparta su estructura de departamentos, sus fuentes de financiación y su jerarquía de aprobación, y configuraremos el sistema a la medida de su institución.