Masraff para el sector de la construcción

El jefe de obra, el encargado, el ingeniero de campo o el conductor hacen la foto del ticket desde el móvil. El sistema reconoce automáticamente el importe, la fecha y el IVA; lo único que debe hacer el usuario es seleccionar el proyecto y la categoría. La ubicación GPS queda marcada en el ticket, de modo que la respuesta a la pregunta «¿este ticket de combustible se compró realmente en esta obra?» se conoce en el mismo instante del registro. En obras remotas sin cobertura, el ticket espera en el móvil y se sube automáticamente cuando vuelve la señal; el trabajo no se detiene por la conexión.

A cada proyecto se le asigna un presupuesto y un centro de coste independientes. Partidas como combustible, materiales, alojamiento, transporte, alquiler de maquinaria o certificaciones de subcontratistas se controlan por separado para cada proyecto. El jefe de proyecto consulta cuando quiere el cuadro de presupuesto frente a real de su propia obra; cuando se acerca al umbral de sobrecoste o lo supera, salta una alerta automática. Los gastos centrales que dan servicio a varias obras (dirección general, administración, maquinaria compartida) se reparten entre los proyectos según porcentajes definidos de antemano: escenarios como repartir a partes iguales entre cuatro departamentos un gasto realizado por el responsable de TI se configuran una sola vez y se olvidan.

En una empresa de construcción con muchos subcontratistas, los periodos de certificación son críticos. Los gastos, facturas y anticipos de cada subcontratista se agrupan en un único proyecto; durante la certificación, el equipo financiero responde desde una sola pantalla a la pregunta «¿cuánto ha gastado este subcontratista este mes y en qué obra, y qué facturas aún no han llegado?». Las facturas electrónicas se convierten en gastos al escanear su código QR; los datos entran directamente en el sistema sin esperar al escaneo de la fotografía. Con el análisis de gasto por subcontratista se obtiene en un informe cuánto coste ha generado cada contratista en cada proyecto.

Cada acción —subir un ticket, aprobarlo, rechazarlo, modificarlo— se registra en el historial de auditoría con sello de tiempo, junto con quién lo hizo, cuándo y desde qué dispositivo. En una inspección fiscal, la prueba de «¿este gasto se declaró realmente en esa fecha?» está en el sistema. En las fases de recepción provisional y recepción definitiva, el informe de costes por proyecto, el desglose de certificaciones y el análisis de subcontratistas se exportan a Excel con un solo clic. Los gastos no deducibles fiscalmente (por ejemplo, una parte determinada de los gastos relacionados con vehículos o los gastos sin documento justificativo válido) se separan automáticamente; contabilidad no tiene que depurar esas partidas a mano.

Masraff se integra de forma directa con los principales programas de contabilidad locales. Para los grandes contratistas que trabajan con SAP, Oracle Fusion o NetSuite también existen conectores listos para usar. La infraestructura de facturación y archivo electrónicos está incorporada; el equipo de contabilidad traslada el gasto aprobado al ERP con un solo clic, junto con el desglose del IVA y el código de proyecto y centro de coste. La configuración de la integración se personaliza según el plan contable y la estructura de códigos de proyecto de la empresa, y la puesta en marcha suele completarse en pocas semanas.

El jefe de obra mira su móvil y ve los gastos pendientes de aprobación, el jefe de proyecto lee la desviación de presupuesto cada día en lugar de esperar al día 15, y el equipo financiero no pasa el periodo de certificación «buscando tickets». En la sesión de demostración, cuéntenos cómo es su flujo de obra, su estructura de subcontratistas y su ERP, y le mostraremos juntos cómo encaja Masraff en esa estructura.