Gestión de gastos

Fotografíe sus recibos con lectura de recibos impulsada por IA y los datos se extraerán automáticamente. El importe, la fecha, el IVA y los datos del proveedor se convierten en una nota de gastos en cuestión de segundos.

Los gastos de sus tarjetas corporativas, sus extractos bancarios y sus facturas electrónicas se convierten automáticamente en notas de gastos. Ponga fin a la entrada manual de datos.

Reparta un mismo desembolso entre varios centros de coste, proyectos o departamentos. Genere informes de gastos detallados con un clic y envíelos para su aprobación.

Un desembolso es cualquier salida de dinero que realiza una empresa para mantener su actividad. La comida que paga un empleado en una visita a un cliente, el billete de avión comprado con la tarjeta de empresa, el material adquirido para la oficina: todos son desembolsos. El desembolso designa el momento en que el dinero sale de la caja o de la tarjeta; es un movimiento de dinero en bruto, aún sin clasificar.

La diferencia entre desembolso, nota de gastos y gasto contable

Estos tres conceptos se usan a menudo indistintamente en el lenguaje cotidiano; sin embargo, existen entre ellos diferencias sutiles pero importantes:

• El desembolso es la salida de dinero en sí. Nace en el momento en que se realiza el pago; todavía no se sabe si está relacionado con la actividad de la empresa.
• La nota de gastos es el desembolso realizado con fines profesionales que el empleado declara a la empresa. El empleado presenta su recibo, su responsable lo aprueba y la empresa reembolsa o compensa el importe. Es decir, la nota de gastos es el desembolso que ha entrado en el proceso corporativo.
• El gasto contable es el importe registrado en la contabilidad que reduce el beneficio del periodo. Cuando una nota de gastos aprobada se contabiliza, se convierte en gasto contable; el cálculo de impuestos también se basa en estos registros.

En resumen, el flujo es el siguiente: primero se realiza el desembolso; si es profesional, se declara como nota de gastos; y, una vez aprobado, se registra como gasto contable. Cuanto mejor gestione una empresa este flujo, más rápidos serán los reembolsos a los empleados y más limpios estarán los registros contables al cierre del periodo.