Пандемия кезеңіндегі шығыстарды басқару

Пандемиямен бірге корпоративтік қаржы бөлімдерінің ең өзекті тақырыптарының біріне айналған шығыстарды басқару мәселесі бүгінде де маңыздылығын жоғалтқан жоқ. 2019 жылдың соңында басталып, 2020 жылы бүкіл әлемді қамтыған COVID-19 пандемиясы компаниялардың жұмыс істеу тәсілін түбегейлі өзгертті. Қашықтан жұмысқа көшу, цифрлық трансформацияға деген қажеттілік және белгісіз экономикалық жағдайлар шығындарды бақылауды бұрын-соңды болмағандай маңызды етті. Бұл мақалада пандемия кезеңінде алынған шығыстарды басқару сабақтарын және осы сабақтарды бүгінгі күні қалай қолдануға болатынын қарастырамыз.

Пандемия компаниялардың шығыс құрылымын қалай өзгертті?

COVID-19-ға дейін көптеген компаниялардың шығыстарды басқару процестері негізінен қағазға негізделген және физикалық бекіту тетіктеріне сүйенетін. Қызметкерлер іссапардан оралғанда чектерін жинап, шығыс формаларын қолмен толтырып, басшыларынан қолмен қол қойдыратын. Дегенмен, пандемия бұл процесті бір түнде мүмкін емес етті.

Кеңселердің жабылуы және қашықтан жұмысқа көшумен бірге дәстүрлі шығыстарды басқару процестері толығымен бұзылды. Чектерді физикалық түрде тапсыру, бекіту процестерінің бетпе-бет өтуі және бухгалтерия бөлімдерінің құжаттарды қолмен өңдеуі енді мүмкін болмады. Бұл жағдай компанияларды екі негізгі мәселемен бетпе-бет қалдырды: қолданыстағы шығыстарды бақылау және жаңадан пайда болған шығын баптарын басқару.

Пандемия кезеңінде компаниялардың шығыс құрылымы түбегейлі өзгеріске ұшырады. Іссапар шығыстары нөлге жақындаса, технологияға инвестициялар мен қашықтан жұмыс инфрақұрылымының шығындары жылдам өсті. Бейнеконференция бағдарламалары, бұлттық сақтау шешімдері, киберқауіпсіздік құралдары және қызметкерлердің үй кеңсесіне қажеттіліктері бюджеттерге жаңа шығын баптары ретінде қосылды.

Қашықтан жұмыс шығыстарын қалай басқару керек?

Қашықтан жұмыс шығыстары пандемиямен бірге пайда болған ең маңызды шығын санаттарының біріне айналды. Қызметкерлердің үйден тиімді жұмыс істей алуы үшін компаниялар қаржыландыруы тиіс шығындар мыналар болды:

• Технологиялық жабдық: ноутбук, монитор, пернетақта, тінтуір және құлаққап сияқты жабдық қажеттіліктері
• Интернет пен байланыс: жоғары жылдамдықты интернет байланысын қолдау және мобильді байланыс шығындары
• Бағдарламалық жасақтама лицензиялары: бейнеконференция, жоба басқару және ынтымақтастық құралдарына жазылымдар
• Эргономикалық жиһаз: жұмыс үстелі, кеңсе орындығы және жарықтандыру жабдығы
• Киберқауіпсіздік: VPN қызметтері, антивирус бағдарламалары және деректерді қорғау шешімдері

Бұл шығындарды тиімді басқару үшін компанияларға нақты саясаттар қалыптастыру қажет болды. Қандай шығындарды компания өтейтінін, шығыс лимиттерін және бекіту процестерін нақты белгілеу үлкен маңызға ие болды. Дәл осы кезде цифрлық шығыстарды басқару шешімдері іске қосылып, қашықтан жұмыс істейтін топтарға шығындарын оңай есеп беруге, ал басшыларға бұл шығындарды нақты уақыт режимінде бақылауға мүмкіндік берді.

Дағдарыс кезінде шығындарды бақылау неге осыншама маңызды?

Пандемия кезіндегі шығындарды бақылау компаниялардың аман қалуы үшін өмірлік маңызды болды. Кіріс ағындарының белгісіздігі, жеткізу тізбектерінің бұзылуы және нарық жағдайларының үздіксіз өзгеруі жағдайында әрбір шығын бабын сұрақ көлеміне алып, оңтайландыру қажет болды.

Дағдарыс кезеңінде шығындарды бақылау үшін компаниялар қолданған негізгі стратегиялар мыналар болды:

1. Шығыс басымдықтарын қайта анықтау: міндетті және міндетті емес шығындар нақты бөлінді. Бизнестің үздіксіздігі үшін маңызды технологиялық инвестициялар басым бағытталды, ал өкілдік шығындары мен сән-салтанат шығындары азайтылды.

2. Бюджет икемділігін арттыру: тұрақты бюджет жоспарларының орнына, өзгеретін жағдайларға тез бейімделе алатын динамикалық бюджет модельдері қабылданды. Ай сайынғы немесе апта сайынғы бюджеттік қайта қарау стандартқа айналды.

3. Жеткізушілермен қарым-қатынасты қайта құрылымдау: қолданыстағы келісімшарттар қайта қаралды, қажетсіз жазылымдар тоқтатылды және жеткізушілермен жаңа төлем шарттары келісілді.

4. Ақша ағынын басқаруды күшейту: ақшалай резервтерді сақтау ең маңызды басымдыққа айналды. Қажетсіз шығындар тоқтатылып, міндетті төлемдердің уақытылы жасалуы үшін қатаң бақылау тетіктері орнатылды.

Цифрлық шығыстарды басқару шешімдері пандемияда қандай рөл атқарды?

Цифрлық шығыстарды басқару пандемия кезеңінде компаниялардың ең көп қажет еткен шешімдерінің бірі болып шықты. Физикалық процестерді цифрлық форматқа көшіру қажеттілігі көптеген компаниялардың шығыстарды басқару бағдарламалық жасақтамасын қабылдауын жеделдетті.

Цифрлық шешімдердің берген артықшылықтары мыналар болды:

• Мобильді чек оқу: қызметкерлер шығыс чектерін телефондарының камерасымен сканерлеп, дереу жүйеге жүктей алды. Бұл мүмкіндік чекті физикалық түрде тапсыру қажеттілігін толығымен жойды.
• Автоматты бекіту жұмыс ағындары: шығыс өтінімдері цифрлық ортада басшыларға жіберілді және бекіту процестері орналасқан жеріне тәуелсіз жүргізілді.
• Нақты уақыттағы есептілік: қаржы топтары шығындарды нақты уақыт режимінде бақылап, бюджеттен асып кетуді ерте анықтай алды.
• Саясатқа сәйкестік: жүйе компанияның шығыс саясатына қайшы келетін өтінімдерді автоматты түрде белгілеп, сәйкессіз шығындардың алдын алды.
• Интеграция мүмкіндіктері: бухгалтерлік бағдарламалармен және ERP жүйелерімен интеграция арқасында деректерді енгізу қателері мен қайталанатын операциялар азайтылды.

Пандемия цифрлық трансформацияны таңдаудан міндеттілікке айналдырды. Осы процесте цифрлық шығыстарды басқару құралдарын ерте қабылдаған компаниялар операциялық үздіксіздігін сақтап қана қоймай, шығындарды оңтайландыруда маңызды артықшылықтарға ие болды.

Компаниялар пандемия процесіне қалай бейімделді?

Пандемия кезеңінде табысты болған компаниялардың ортақ ерекшелігі — өзгеріске тез бейімделе алуы және технологияны тиімді пайдалана білуі болды. Бейімделу процесі әдетте үш кезеңде өтті:

Бірінші кезең — дағдарысты басқару (алғашқы 1-3 ай): бұл кезеңде компаниялар негізінен бизнестің үздіксіздігін қамтамасыз етуге бағытталды. Қашықтан жұмыс инфрақұрылымдары жедел орнатылды, байланыс арналары қайта құрылымдалды және шұғыл шығыс саясаттары белгіленді. Шығыстарды басқару тұрғысынан ең үлкен қиындық — қолданыстағы процестерді цифрлық форматқа көшіру және қызметкерлерді жаңа жүйелерге бейімдеу болды.

Екінші кезең — тұрақтандыру (3-6 ай): алғашқы соққыдан өткеннен кейін компаниялар неғұрлым тұрақты шешімдер жасай бастады. Қашықтан жұмыс саясаттары ресми түрде бекітілді, шығыс лимиттері жаңартылды және цифрлық құралдар неғұрлым кеңінен интеграцияланды. Осы кезеңде пандемия жағдайындағы шығыстарды басқару стратегиялары жетіле бастады.

Үшінші кезең — жаңа қалыпты жағдай (6+ ай): компаниялар пандемия жағдайларының тұрақты болуы мүмкін екенін мойындап, ұзақ мерзімді стратегиялар әзірледі. Гибридті жұмыс модельдері қабылданды, цифрлық шығыстарды басқару шешімдері тұрақты етіп енгізілді және бюджетті жоспарлау процестері жаңа шындықтарға сай қайта құрылды.

Пандемиядан кейінгі кезеңде шығыстарды басқаруда не өзгерді?

Пандемия аяқталса да, бұл кезеңнің шығыстарды басқаруға тигізген әсері тұрақты болып қалды. Пандемиядан кейінгі кезеңде компаниялар қабылдаған жаңа тәсілдер мыналар:

Гибридті жұмыс моделінің тұрақтылығы: көптеген компаниялар толық кеңсеге оралудың орнына гибридті модельді қабылдады. Бұл жағдай кеңседегі де, қашықтағы жұмыс шығыстарын да бір мезгілде басқаруды талап етеді. Қашықтан жұмыс шығындары енді тұрақты бюджет бабы ретінде жоспарланады.

Цифрлық басым тәсіл: қағазға негізделген процестерге қайта оралудың орнына, цифрлық шығыстарды басқару шешімдері стандартқа айналды. Мобильді қосымша арқылы шығыс енгізу, цифрлық бекіту процестері және автоматты есептілік енді норма ретінде қабылданады.

Деректерге негізделген шешім қабылдау: пандемия кезеңінде алынған деректер компанияларға шығыс үлгілерін жақсырақ түсінуге мүмкіндік берді. Бұл деректер болашақтағы бюджетті жоспарлау және шығындарды оңтайландыру үшін құнды ресурс болып табылады.

Икемділік пен төзімділік: компаниялар күтпеген дағдарыстарға қарсы неғұрлым дайын болу үшін икемді бюджет құрылымдары мен төтенше жағдай қорларын құруға бейім. Шығыстарды басқару процестері өзгеретін жағдайларға тез бейімделетіндей етіп жасалады.

Пандемия кезеңінен алынған шығыстарды басқару сабақтары қандай?

Пандемия кезеңі компанияларға шығыстарды басқару бойынша баға жетпес сабақтар берді. Осы сабақтардың ең маңыздылары мыналар:

1. Цифрлық трансформацияны кейінге қалдыруға болмайды: физикалық процестерге тәуелді болып қалған компаниялар дағдарыс кезінде ең көп қиналған компаниялар болды. Цифрлық шығыстарды басқару инфрақұрылымына инвестиция салу енді сән емес, міндеттілік.

2. Икемділік өмірлік маңызды: қатаң бюджет құрылымдары мен өзгермейтін шығыс саясаттары дағдарыс кезеңдерінде компанияларды осал етеді. Икемді және бейімделе алатын жүйелер құрылуы керек.

3. Нақты уақыттағы көрінімділік міндетті: шығындарды кешіктіріп бақылау дағдарыс кезеңдерінде қолайсыз. Нақты уақыттағы есептілік пен ерте ескерту тетіктері стандарт болуы керек.

4. Қызметкер тәжірибесіне мән беру керек: шығыстарды басқару процестері қызметкерлер үшін оңай және қолжетімді болуы керек. Күрделі және уақыт алатын процестерді ешкім қабылдамайды.

5. Сценарийлік жоспарлау жасалуы керек: түрлі дағдарыс сценарийлеріне алдын ала дайындалған шығыстарды басқару жоспарлары күтпеген жағдайларда жедел әрекет етуге мүмкіндік береді.

Жиі қойылатын сұрақтар (ЖҚС)

Пандемия кезінде қай шығын баптары ең көп өсті?

Пандемия кезеңінде ең айқын өсім көрсеткен шығын баптары технологияға инвестициялар болды. Ноутбук, монитор және перифериялық құрылғылар сияқты жабдық сатып алулары; бейнеконференция, бұлттық сақтау және киберқауіпсіздік бағдарламаларына жазылымдар; интернет пен байланысты қолдау, сондай-ақ гигиена мен денсаулық материалдары ең көп өскен шығын санаттарының қатарында болды.

Қашықтан жұмыс шығыстарын компания өтеуі керек пе?

Қазақстандағы қолданыстағы еңбек заңнамасына сәйкес, жұмыс берушілер қызметкерлердің жұмыс үшін қажетті жабдық пен инфрақұрылымын қамтамасыз етуге міндетті. Қашықтан жұмыс кезеңінде интернет, электр энергиясы және жабдық сияқты шығындардың қандай көлемде өтелетіні жұмыс беруші мен қызметкер арасында жасалатын қашықтан жұмыс шартында белгіленуі керек. Көптеген компания бұл бойынша стандартты пакеттер мен шығыс лимиттерін анықтаған.

Цифрлық шығыстарды басқару бағдарламалық жасақтамасын таңдағанда неге назар аудару керек?

Цифрлық шығыстарды басқару шешімін таңдағанда мына критерийлерге назар аудару керек: мобильді қосымшаны қолдау және чек сканерлеу мүмкіндігі, автоматты бекіту жұмыс ағындары мен саясатқа сәйкестікті тексеру, қолданыстағы бухгалтерлік және ERP жүйелерімен интеграция мүмкіндігі, нақты уақыттағы есептілік пен талдау тақталары, деректер қауіпсіздігі және дербес деректерді қорғау заңнамасына сәйкестік, қолдануға оңай және тез бейімделу мүмкіндігі. Masraff сияқты жан-жақты шешімдер осы мүмкіндіктердің барлығын бір платформада ұсынып, компанияларға шығыстарды басқару процестерін толықтай цифрландыруға мүмкіндік береді.

Шағын бизнес үшін пандемия кезіндегі шығыстарды басқару неге маңызды?

Шағын бизнес шектеулі ақша ағыны мен ресурстарына байланысты дағдарыс кезеңдерінен ең көп зардап шегетін құрылымдар болып табылады. Тиімді пандемиялық шығыстарды бақылау шағын бизнестің аман қалу мүмкіндігін айтарлықтай арттырады. Цифрлық шығыстарды басқару шешімдері шағын бизнеске де ірі компаниялар сияқты кәсіби шығыс бақылауын жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

Пандемиядан кейін шығыстарды басқаруда ең үлкен өзгеріс не болды?

Пандемиядан кейінгі ең үлкен өзгеріс — цифрлық басым тәсілдердің тұрақты сипатқа ие болуы. Компаниялар енді қағазға негізделген шығыс процестеріне оралуды жоспарламайды. Оның орнына мобильді шығыс енгізу, автоматты бекіту тетіктері және жасанды интеллект қолдайтын шығыс талдауы сияқты технологиялар стандартты тәжірибеге айналды.

---

Masraff-пен шығыстарды басқарудың болашағына дайын болыңыз

Пандемия кезеңі тиімді шығыстарды басқарудың компаниялар үшін қаншалықты маңызды екенін тағы да дәлелдеді. Цифрлық трансформация енді таңдау емес, бизнестің үздіксіздігінің негізгі құрамдас бөлігі. Masraff компаниялардың шығыстарды басқару процестерін толығымен цифрландыратын жан-жақты платформа ретінде пандемия кезеңінің берген барлық сабақтарын бір шешімде біріктіреді.

Мобильді чек сканерлеу, автоматты бекіту жұмыс ағындары, нақты уақыттағы есептілік және жетілдірілген талдау мүмкіндіктерімен Masraff кеңседе де, қашықтан жұмыс істейтін топтарға да шығындарын оңай басқаруға мүмкіндік береді. Дағдарыс кезеңдерінде немесе қалыпты жағдайда компанияңыздың шығыс процестерін оңтайландыру және толық бақылауға ие болу үшін Masraff-ты тегін пайдаланып көріңіз.