Кіраванне выдаткамі ў перыяд каранавіруса

Кіраванне выдаткамі ў перыяд каранавіруса стала адной з найбольш крытычных тэм для карпаратыўных фінансавых аддзелаў з пачаткам пандэміі, і ўрокі гэтага перыяду захоўваюць актуальнасць і сёння. Эпідэмія COVID-19, якая пачалася ў канцы 2019 года і ахапіла ўвесь свет у 2020-м, карэнным чынам змяніла спосабы вядзення бізнесу кампаніямі. Пераход на дыстанцыйны фармат працы, неабходнасць лічбавай трансфармацыі і няпэўныя эканамічныя ўмовы зрабілі кантроль выдаткаў больш важным, чым калі-небудзь. У гэтым артыкуле мы разгледзім урокі кіравання выдаткамі, засвоеныя ў перыяд пандэміі, і тое, як гэтыя ўрокі можна прымяняць сёння.

Як пандэмія змяніла структуру выдаткаў кампаній?

Да COVID-19 працэсы кіравання выдаткамі ў многіх кампаніях у значнай ступені грунтаваліся на папяровым дакументазвароце і фізічных механізмах зацвярджэння. Супрацоўнікі, вяртаючыся з дзелавых паездак, збіралі чэкі, запаўнялі формы выдаткаў уручную і атрымлівалі фізічны подпіс кіраўніка. Аднак пандэмія зрабіла гэты працэс немагчымым літаральна за адну ноч.

З закрыццём офісаў і пераходам на дыстанцыйны фармат працы традыцыйныя працэсы кіравання выдаткамі поўнасцю парушыліся. Фізічная перадача чэкаў, асабістае правядзенне працэсаў зацвярджэння і ручная апрацоўка дакументаў бухгалтэрскімі аддзеламі сталі немагчымыя. Гэта паставіла кампаніі перад дзвюма асноўнымі праблемамі: адсочваннем існуючых выдаткаў і кіраваннем новымі статьямі выдаткаў, якія ўзніклі.

У перыяд пандэміі структура выдаткаў кампаній зазнала карэнную трансфармацыю. У той час як выдаткі на дзелавыя паездкі скараціліся амаль да нуля, тэхналагічныя інвестыцыі і выдаткі на інфраструктуру дыстанцыйнай працы хутка ўзраслі. Праграмнае забеспячэнне для відэаканферэнцый, воблачныя рашэнні для захоўвання даных, інструменты кіберабароны і патрэбы супрацоўнікаў у дамашнім офісе сталі новымі статьямі, унесенымі ў бюджэты.

Як трэба кіраваць выдаткамі на дыстанцыйную працу?

Выдаткі на дыстанцыйную працу сталі адной з найважнейшых катэгорый выдаткаў, якая ўзнікла разам з пандэміяй. Каб супрацоўнікі маглі эфектыўна працаваць з дому, кампаніям неабходна было пакрываць наступныя выдаткі:

• Тэхналагічнае абсталяванне: патрэбы ў тэхніцы, такой як ноўтбукі, манітор, клавіятура, мыш і навушнікі
• Інтэрнэт і сувязь: падтрымка хуткаснага інтэрнэт-злучэння і выдаткі на мабільную сувязь
• Ліцэнзіі на праграмнае забеспячэнне: падпіскі на інструменты для відэаканферэнцый, кіравання праектамі і супрацоўніцтва
• Эрганамічная мэбля: працоўны стол, офіснае крэсла і абсталяванне для асвятлення
• Кіберабарона: VPN-паслугі, антывіруснае праграмнае забеспячэнне і рашэнні для абароны даных

Для эфектыўнага кіравання гэтымі выдаткамі кампаніям было неабходна распрацаваць дакладную палітыку. Вялікае значэнне мела дакладнае вызначэнне таго, якія выдаткі пакрывае кампанія, лімітаў выдаткаў і працэсаў зацвярджэння. Менавіта тут у гульню ўступалі лічбавыя рашэнні для кіравання выдаткамі, якія давалі магчымасць дыстанцыйным каманд лёгка справаздачваць пра свае выдаткі, а кіраўнікам — адсочваць гэтыя выдаткі ў рэжыме рэальнага часу.

Чаму кантроль выдаткаў у крызісны перыяд быў настолькі важны?

Кантроль выдаткаў у перыяд пандэміі меў жыццёва важнае значэнне для выжывання кампаній. У асяроддзі з няпэўнымі патокамі даходаў, парушанымі ланцужкамі паставак і пастаянна зменлівымі рынкавымі ўмовамі кожная стацця выдаткаў патрабавала пераасэнсавання і аптымізацыі.

Асноўныя стратэгіі, якія кампаніі прымянялі для кантролю выдаткаў у перыяд крызісу, былі наступнымі:

1. Пераразмеркаванне прыярытэтаў выдаткаў: абавязковыя і неабавязковыя выдаткі былі дакладна раздзелены. Тэхналагічныя інвестыцыі, крытычна важныя для бесперабойнасці бізнесу, атрымалі прыярытэт, а прадстаўнічыя і люксавыя выдаткі былі мінімізаваны.

2. Павышэнне гнуткасці бюджэту: замест фіксаваных бюджэтных планаў былі ўведзены дынамічныя мадэлі бюджэту, здольныя хутка адаптавацца да зменлівых умоў. Штомесячны або штотыднёвы перагляд бюджэту стаў стандартнай практыкай.

3. Перабудова адносін з пастаўшчыкамі: існуючыя дагаворы былі перагледжаны, непатрэбныя падпіскі скасаваны, а з пастаўшчыкамі былі абмеркаваны новыя ўмовы аплаты.

4. Узмацненне кіравання грашовымі патокамі: захаванне грашовых рэзерваў стала найвышэйшым прыярытэтам. Пры прыпыненні непатрэбных выдаткаў былі створаны строгія механізмы кантролю для своечасовай аплаты абавязковых плацяжоў.

Якую ролю лічбавыя рашэнні для кіравання выдаткамі адыгралі ў перыяд пандэміі?

Лічбавае кіраванне выдаткамі стала адным з рашэнняў, якія кампаніям былі найбольш патрэбныя ў перыяд пандэміі. Неабходнасць перанясення фізічных працэсаў у лічбавы фармат паскорыла прыняцце многімі кампаніямі праграмнага забеспячэння для кіравання выдаткамі.

Пераваг, якія давалі лічбавыя рашэнні, было некалькі:

• Мабільнае сканіраванне чэкаў: супрацоўнікі маглі сканіраваць чэкі камерай тэлефона і імгненна загружаць іх у сістэму. Гэтая функцыя поўнасцю ліквідавала неабходнасць у фізічнай перадачы чэкаў.
• Аўтаматызаваныя працоўныя працэсы зацвярджэння: заявы на выдаткі перадаваліся кіраўнікам у лічбавым выглядзе, а працэсы зацвярджэння маглі ажыццяўляцца незалежна ад месцазнаходжання.
• Справаздачнасць у рэжыме рэальнага часу: фінансавыя каманды маглі адсочваць выдаткі імгненна і своечасова выяўляць перавышэнні бюджэту.
• Адпаведнасць палітыцы: сістэма аўтаматычна памячала заявы, якія парушаюць палітыку выдаткаў кампаніі, прадухіляючы неадпаведныя выдаткі.
• Магчымасці інтэграцыі: дзякуючы інтэграцыі з бухгалтэрскім праграмным забеспячэннем і ERP-сістэмамі памылкі пры ўводзе даных і паўторныя аперацыі былі зведзены да мінімуму.

Пандэмія ператварыла лічбавую трансфармацыю з выбару ў неабходнасць. Кампаніі, якія рана ўкаранілі інструменты лічбавага кіравання выдаткамі, змаглі як захаваць бесперабойнасць аперацый, так і атрымаць значныя перавагі ў аптымізацыі выдаткаў.

Як кампаніі адаптаваліся да перыяду пандэміі?

Агульнай рысай кампаній, якія паспяхова прайшлі перыяд пандэміі, была здольнасць хутка адаптавацца да змен і эфектыўна выкарыстоўваць тэхналогіі. Працэс адаптацыі, як правіла, праходзіў у тры этапы:

Першы этап — антыкрызіснае кіраванне (першыя 1–3 месяцы): у гэты перыяд кампаніі засяроджваліся на забеспячэнні бесперабойнасці бізнесу. Хутка была створана інфраструктура для дыстанцыйнай працы, перабудаваны каналы сувязі і вызначаны экстранныя палітыкі выдаткаў. З пункту гледжання кіравання выдаткамі найбольшым выклікам стаў перанос існуючых працэсаў у лічбавы фармат і адаптацыя супрацоўнікаў да новых сістэм.

Другі этап — стабілізацыя (3–6 месяцаў): пасля пераадолення першага шоку кампаніі пачалі распрацоўваць больш устойлівыя рашэнні. Палітыкі дыстанцыйнай працы былі афіцыйна замацаваны, лімiты выдаткаў абноўлены, а лічбавыя інструменты інтэграваны больш комплексна. У гэты перыяд стратэгіі кіравання выдаткамі ў сувязі з covid пачалі набываць сталасць.

Трэці этап — новая нармальнасць (больш за 6 месяцаў): прызнаўшы, што ўмовы пандэміі могуць захавацца надоўга, кампаніі распрацавалі доўгатэрміновыя стратэгіі. Былі ўведзены гібрыдныя мадэлі працы, лічбавыя рашэнні для кіравання выдаткамі сталі пастаяннымі, а працэсы бюджэтнага планавання перабудаваны з улікам новых рэалій.

Што змянілася ў кіраванні выдаткамі ў пасляпандэмічны перыяд?

Хоць пандэмія скончылася, яе ўплыў на кіраванне выдаткамі застаўся пастаянным. Вось новыя падыходы, прынятыя кампаніямі ў пасляпандэмічны перыяд:

Устойлівасць гібрыднай мадэлі працы: многія кампаніі, замест поўнага вяртання ў офіс, прынялі гібрыдную мадэль. Гэта патрабуе адначасовага кіравання выдаткамі як на офісную, так і на дыстанцыйную працу. Выдаткі на дыстанцыйную працу цяпер плануюцца як пастаянная стацця бюджэту.

Падыход з прыярытэтам лічбавізацыі: замест вяртання да папяровых працэсаў лічбавыя рашэнні для кіравання выдаткамі сталі стандартам. Увод выдаткаў праз мабільны дадатак, лічбавыя працэсы зацвярджэння і аўтаматычная справаздачнасць цяпер лічацца нормай.

Прыняцце рашэнняў на аснове даных: даныя, атрыманыя ў перыяд пандэміі, дазволілі кампаніям лепш зразумець свае мадэлі выдаткаў. Гэтыя даныя з'яўляюцца каштоўнай крыніцай для будучага бюджэтнага планавання і аптымізацыі выдаткаў.

Гнуткасць і ўстойлівасць: кампаніі імкнуцца стварыць гнуткія бюджэтныя структуры і фонды на выпадак надзвычайных сітуацый, каб быць лепш падрыхтаванымі да непрадбачаных крызісаў. Працэсы кіравання выдаткамі распрацоўваюцца такім чынам, каб хутка адаптавацца да зменлівых умоў.

Якія ўрокі кіравання выдаткамі можна вынесці з перыяду пандэміі?

Перыяд каранавіруса даў кампаніям неацэнныя ўрокі ў сферы кіравання выдаткамі. Найважнейшыя з іх наступныя:

1. Лічбавую трансфармацыю нельга адкладваць: кампаніі, якія заставаліся залежнымі ад фізічных працэсаў, апынуліся сярод найбольш пацярпелых у крызіс. Інвестыцыі ў інфраструктуру лічбавага кіравання выдаткамі больш не раскоша, а неабходнасць.

2. Гнуткасць мае жыццёва важнае значэнне: жорсткія бюджэтныя структуры і нязменныя палітыкі выдаткаў робяць кампаніі ўразлівымі ў крызісныя перыяды. Неабходна ствараць гнуткія і адаптыўныя сістэмы.

3. Бачнасць у рэжыме рэальнага часу абавязковая: адсочванне выдаткаў з затрымкай непрымальна ў крызісныя перыяды. Імгненная справаздачнасць і механізмы ранняга папярэджання павінны стаць стандартам.

4. Неабходна ўважлівасць да вопыту супрацоўнікаў: працэсы кіравання выдаткамі павінны быць простымі і зручнымі для супрацоўнікаў. Складаныя і затратныя па часе працэсы ніхто не прымае.

5. Неабходна планаванне сцэнарыяў: загадзя падрыхтаваныя планы кіравання выдаткамі для розных крызісных сцэнарыяў дазваляюць хутка дзейнічаць у непрадбачаных сітуацыях.

Часта задаваныя пытанні (ЧаПы)

Якія статьі выдаткаў найбольш узраслі ў перыяд каранавіруса?

У перыяд пандэміі найбольш прыкметна ўзраслі тэхналагічныя інвестыцыі. Сярод найбольш заўважных катэгорый выдаткаў — набыццё тэхнікі, такой як ноўтбукі, маніторы і перыферыйныя прылады; падпіскі на праграмнае забеспячэнне для відэаканферэнцый, воблачнага захоўвання і кіберабароны; падтрымка інтэрнэту і сувязі, а таксама сродкі гігіены і аховы здароўя.

Ці павінна кампанія пакрываць выдаткі на дыстанцыйную працу?

Згодна з чыннымі працоўнымі нормамі Турцыі, працадаўцы абавязаны забяспечваць супрацоўнікаў неабходным для працы абсталяваннем і інфраструктурай. У якой ступені будуць пакрывацца такія выдаткі, як інтэрнэт, электрычнасць і абсталяванне, у перыяд дыстанцыйнай працы, павінна вызначацца ў дагаворы аб дыстанцыйнай працы паміж працадаўцам і супрацоўнікам. Многія кампаніі вызначылі для гэтага стандартныя пакеты і лімiты выдаткаў.

На што трэба звяртаць увагу пры выбары праграмнага забеспячэння для лічбавага кіравання выдаткамі?

Пры выбары рашэння для лічбавага кіравання выдаткамі варта звярнуць увагу на наступныя крытэрыі: падтрымка мабільнага дадатку і функцыя сканіравання чэкаў, аўтаматызаваныя працоўныя працэсы зацвярджэння і кантроль адпаведнасці палітыцы, магчымасць інтэграцыі з існуючымі бухгалтэрскімі і ERP-сістэмамі, панэлі справаздачнасці і аналітыкі ў рэжыме рэальнага часу, бяспека даных і адпаведнасць заканадаўству аб абароне даных, а таксама прастата выкарыстання і хуткая адаптацыя. Комплексныя рашэнні, такія як Masraff, аб'ядноўваюць усе гэтыя функцыі на адной платформе, дазваляючы кампаніям поўнасцю лічбавізаваць свае працэсы кіравання выдаткамі ад пачатку да канца.

Чаму кіраванне выдаткамі ў перыяд пандэміі важнае для малога бізнесу?

Малыя прадпрыемствы, з-за абмежаваных грашовых патокаў і рэсурсаў, найбольш пацярпелыя ад крызісных перыядаў. Эфектыўны кантроль выдаткаў у перыяд пандэміі значна павышае шанцы малога бізнесу на выжыванне. Лічбавыя рашэнні для кіравання выдаткамі дазваляюць малым прадпрыемствам ажыццяўляць прафесійнае адсочванне выдаткаў гэтак жа, як і буйным кампаніям.

Якая была найбуйнейшая змена ў кіраванні выдаткамі пасля пандэміі?

Найбуйнейшай зменай пасляпандэмічнага перыяду стала замацаванне падыходаў з прыярытэтам лічбавізацыі. Кампаніі больш не разглядаюць вяртанне да папяровых працэсаў кіравання выдаткамі. Замест гэтага стандартнай практыкай сталі такія тэхналогіі, як мабільны ўвод выдаткаў, аўтаматызаваныя механізмы зацвярджэння і аналіз выдаткаў на аснове штучнага інтэлекту.

---

Падрыхтуйцеся да будучыні кіравання выдаткамі разам з Masraff

Перыяд пандэміі яшчэ раз даказаў, наколькі крытычна важным для кампаній з'яўляецца эфектыўнае кіраванне выдаткамі. Лічбавая трансфармацыя больш не выбар, а базавы кампанент бесперабойнасці бізнесу. Masraff — комплексная платформа, якая поўнасцю лічбавізуе працэсы кіравання выдаткамі кампаній, аб'ядноўваючы ва адным рашэнні ўсе ўрокі, засвоеныя ў перыяд пандэміі.

Дзякуючы мабільнаму сканіраванню чэкаў, аўтаматызаваным працоўным працэсам зацвярджэння, справаздачнасці ў рэжыме рэальнага часу і пашыраным аналітычным функцыям, Masraff дазваляе лёгка кіраваць выдаткамі як офісных, так і дыстанцыйных каманд. У крызісныя перыяды або ва ўмовах звычайнай дзейнасці паспрабуйце Masraff бясплатна, каб аптымізаваць працэсы выдаткаў вашай кампаніі і атрымаць поўны кантроль.