Ausgabenmanagement in der Corona-Zeit

Das Ausgabenmanagement in der Corona-Zeit wurde mit der Pandemie zu einem der kritischsten Themen für Unternehmensfinanzabteilungen, und die Lektionen aus dieser Zeit sind bis heute gültig. Die Ende 2019 begonnene und 2020 die gesamte Welt erfassende COVID-19-Pandemie veränderte die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, von Grund auf. Der Übergang zum Remote-Arbeitsmodell, der Bedarf an digitaler Transformation und unsichere wirtschaftliche Rahmenbedingungen machten die Ausgabenkontrolle wichtiger denn je. In diesem Beitrag befassen wir uns mit den während der Pandemie gelernten Lektionen zum Ausgabenmanagement und damit, wie diese Lektionen heute angewendet werden können.

Wie hat die Pandemie die Ausgabenstruktur von Unternehmen verändert?

Vor COVID-19 basierten die Ausgabenmanagementprozesse vieler Unternehmen größtenteils auf Papier und physischen Freigabemechanismen. Mitarbeiter sammelten nach Geschäftsreisen ihre Belege, füllten Spesenformulare von Hand aus und holten sich die physische Unterschrift ihrer Vorgesetzten ein. Die Pandemie machte diesen Prozess jedoch über Nacht unmöglich.

Mit der Schließung der Büros und dem Übergang zum Remote-Arbeitsmodell gerieten die traditionellen Ausgabenmanagementprozesse vollständig ins Stocken. Die physische Abgabe von Belegen, persönliche Freigabeprozesse und die manuelle Bearbeitung von Dokumenten durch die Buchhaltungsabteilungen waren nicht mehr möglich. Dies stellte Unternehmen vor zwei zentrale Probleme: die Nachverfolgung bestehender Ausgaben und die Verwaltung neu entstandener Ausgabenposten.

Während der Pandemie durchlief die Ausgabenstruktur der Unternehmen einen tiefgreifenden Wandel. Während die Kosten für Geschäftsreisen nahezu auf null sanken, stiegen die Investitionen in Technologie und die Infrastrukturkosten für Remote-Arbeit rasant an. Videokonferenz-Software, Cloud-Speicherlösungen, Cybersicherheitstools und die Homeoffice-Bedürfnisse der Mitarbeiter wurden als neue Ausgabenposten in die Budgets aufgenommen.

Wie sollten die Kosten für Remote-Arbeit verwaltet werden?

Die Kosten für Remote-Arbeit wurden mit der Pandemie zu einer der wichtigsten neu entstandenen Ausgabenkategorien. Damit Mitarbeiter effizient von zu Hause aus arbeiten konnten, mussten Unternehmen folgende Kosten übernehmen:

• Technische Ausstattung: Hardwarebedarf wie Laptop, Monitor, Tastatur, Maus und Headset
• Internet und Kommunikation: Unterstützung für schnelle Internetverbindungen und mobile Kommunikationskosten
• Softwarelizenzen: Abonnements für Videokonferenz-, Projektmanagement- und Kollaborationstools
• Ergonomisches Mobiliar: Schreibtisch, Bürostuhl und Beleuchtungsausrüstung
• Cybersicherheit: VPN-Dienste, Antivirensoftware und Datenschutzlösungen

Um diese Ausgaben effektiv zu verwalten, mussten Unternehmen klare Richtlinien aufstellen. Es war von großer Bedeutung, eindeutig festzulegen, welche Ausgaben vom Unternehmen übernommen werden, welche Ausgabenlimits gelten und wie die Freigabeprozesse ablaufen. Digitale Ausgabenmanagement-Lösungen kamen hier ins Spiel und ermöglichten es Remote-Teams, ihre Ausgaben unkompliziert zu erfassen, während Führungskräfte diese Ausgaben in Echtzeit nachverfolgen konnten.

Warum war die Kostenkontrolle in der Krisenzeit so wichtig?

Die Ausgabenkontrolle während der Pandemie war für das Überleben der Unternehmen von entscheidender Bedeutung. In einem Umfeld, in dem Einnahmequellen unsicher wurden, Lieferketten ins Stocken gerieten und sich die Marktbedingungen ständig änderten, musste jeder einzelne Ausgabenposten hinterfragt und optimiert werden.

Die wichtigsten Strategien, die Unternehmen zur Kostenkontrolle in der Krisenzeit umsetzten, waren:

1. Neupriorisierung der Ausgaben: Notwendige und nicht notwendige Ausgaben wurden klar voneinander getrennt. Während für die Geschäftskontinuität kritische Technologieinvestitionen priorisiert wurden, wurden Repräsentationskosten und Luxusausgaben minimiert.

2. Erhöhung der Budgetflexibilität: Anstelle starrer Budgetpläne wurden dynamische Budgetmodelle eingeführt, die sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen konnten. Monatliche oder wöchentliche Budgetüberprüfungen wurden zum Standard.

3. Neugestaltung der Lieferantenbeziehungen: Bestehende Verträge wurden überprüft, unnötige Abonnements gekündigt und mit Lieferanten neue Zahlungsbedingungen ausgehandelt.

4. Stärkung des Cashflow-Managements: Der Erhalt der liquiden Mittel wurde zur wichtigsten Priorität. Während unnötige Ausgaben gestoppt wurden, wurden strenge Kontrollmechanismen eingerichtet, um die pünktliche Zahlung notwendiger Verpflichtungen sicherzustellen.

Welche Rolle spielten digitale Ausgabenmanagement-Lösungen während der Pandemie?

Digitales Ausgabenmanagement etablierte sich als eine der Lösungen, die Unternehmen während der Pandemie am dringendsten benötigten. Die Notwendigkeit, physische Prozesse zu digitalisieren, beschleunigte die Einführung von Ausgabenmanagement-Software in vielen Unternehmen.

Die Vorteile digitaler Lösungen waren:

• Mobiles Belegscannen: Mitarbeiter konnten ihre Ausgabenbelege mit der Kamera ihres Telefons scannen und sofort ins System hochladen. Diese Funktion machte die physische Belegabgabe vollständig überflüssig.
• Automatisierte Freigabe-Workflows: Ausgabenanträge wurden digital an Führungskräfte weitergeleitet, und die Freigabeprozesse konnten standortunabhängig durchgeführt werden.
• Echtzeit-Reporting: Finanzteams konnten Ausgaben in Echtzeit überwachen und Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen.
• Richtlinienkonformität: Das System markierte automatisch Anträge, die gegen die Unternehmensausgabenrichtlinien verstießen, und verhinderte so nicht konforme Ausgaben.
• Integrationsfähigkeiten: Durch die Integration mit Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen wurden Dateneingabefehler und doppelte Vorgänge minimiert.

Die Pandemie machte die digitale Transformation von einer Option zu einer Notwendigkeit. Unternehmen, die in dieser Zeit frühzeitig digitale Ausgabenmanagement-Tools einführten, konnten sowohl ihre operative Kontinuität wahren als auch bedeutende Vorteile bei der Kostenoptimierung erzielen.

Wie haben sich Unternehmen an den Pandemieverlauf angepasst?

Die gemeinsamen Merkmale der während der Pandemie erfolgreichen Unternehmen waren ihre Fähigkeit, sich schnell an Veränderungen anzupassen, und der effektive Einsatz von Technologie. Der Anpassungsprozess verlief in der Regel in drei Phasen:

Erste Phase — Krisenmanagement (erste 1-3 Monate): In dieser Zeit konzentrierten sich Unternehmen hauptsächlich darauf, die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Remote-Arbeitsinfrastrukturen wurden schnell eingerichtet, Kommunikationskanäle neu strukturiert und Notfall-Ausgabenrichtlinien festgelegt. Die größte Herausforderung beim Ausgabenmanagement bestand darin, bestehende Prozesse zu digitalisieren und die Mitarbeiter an neue Systeme zu gewöhnen.

Zweite Phase — Stabilisierung (3-6 Monate): Nach dem ersten Schock begannen die Unternehmen, nachhaltigere Lösungen zu entwickeln. Remote-Arbeitsrichtlinien wurden formalisiert, Ausgabenlimits aktualisiert und digitale Tools umfassender integriert. In dieser Phase begannen sich die Strategien für das Ausgabenmanagement während COVID zu festigen.

Dritte Phase — Neue Normalität (ab 6 Monaten): Unternehmen erkannten an, dass die pandemiebedingten Bedingungen dauerhaft sein könnten, und entwickelten langfristige Strategien. Hybride Arbeitsmodelle wurden eingeführt, digitale Ausgabenmanagement-Lösungen dauerhaft implementiert und die Budgetplanungsprozesse an die neuen Gegebenheiten angepasst.

Was hat sich im Ausgabenmanagement in der Zeit nach der Pandemie verändert?

Auch wenn die Pandemie vorüber ist, sind ihre Auswirkungen auf das Ausgabenmanagement dauerhaft geblieben. Hier sind die neuen Ansätze, die Unternehmen in der Zeit nach der Pandemie übernommen haben:

Die Beständigkeit des hybriden Arbeitsmodells: Viele Unternehmen haben statt einer vollständigen Rückkehr ins Büro das hybride Modell übernommen. Dies erfordert, dass sowohl Büro- als auch Remote-Arbeitskosten gleichzeitig verwaltet werden. Die Kosten für Remote-Arbeit werden inzwischen als dauerhafter Budgetposten geplant.

Der digital-first Ansatz: Statt zur papierbasierten Prozessführung zurückzukehren, sind digitale Ausgabenmanagement-Lösungen zum Standard geworden. Ausgabenerfassung über mobile Apps, digitale Freigabeprozesse und automatisierte Berichterstattung gelten inzwischen als Norm.

Datengetriebene Entscheidungsfindung: Die während der Pandemie gesammelten Daten ermöglichten es Unternehmen, ihre Ausgabenmuster besser zu verstehen. Diese Daten bilden eine wertvolle Grundlage für zukünftige Budgetplanung und Kostenoptimierung.

Flexibilität und Resilienz: Unternehmen tendieren dazu, flexible Budgetstrukturen und Notfallfonds aufzubauen, um besser auf unerwartete Krisen vorbereitet zu sein. Die Ausgabenmanagementprozesse werden so gestaltet, dass sie sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen können.

Welche Lektionen zum Ausgabenmanagement wurden aus der Pandemiezeit gezogen?

Die Corona-Zeit hat Unternehmen unschätzbare Lektionen im Bereich des Ausgabenmanagements gelehrt. Die wichtigsten dieser Lektionen sind:

1. Die digitale Transformation kann nicht aufgeschoben werden: Unternehmen, die von physischen Prozessen abhängig blieben, hatten in der Krise die größten Schwierigkeiten. Investitionen in eine digitale Ausgabenmanagement-Infrastruktur sind längst kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit.

2. Flexibilität ist von entscheidender Bedeutung: Starre Budgetstrukturen und unveränderliche Ausgabenrichtlinien machen Unternehmen in Krisenzeiten anfällig. Flexible und anpassungsfähige Systeme müssen etabliert werden.

3. Echtzeit-Transparenz ist unerlässlich: Ausgaben mit Verzögerung nachzuverfolgen, ist in Krisenzeiten inakzeptabel. Echtzeit-Reporting und Frühwarnmechanismen sollten zum Standard gehören.

4. Die Mitarbeitererfahrung muss berücksichtigt werden: Ausgabenmanagementprozesse müssen für Mitarbeiter einfach und zugänglich sein. Komplizierte und zeitaufwendige Prozesse akzeptiert niemand.

5. Szenarioplanung muss betrieben werden: Im Voraus erstellte Ausgabenmanagementpläne für verschiedene Krisenszenarien ermöglichen schnelles Handeln in unerwarteten Situationen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Ausgabenposten sind während der Corona-Zeit am stärksten gestiegen?

Die während der Pandemie am deutlichsten gestiegenen Ausgabenposten waren Technologieinvestitionen. Hardwarekäufe wie Laptops, Monitore und Peripheriegeräte, Abonnements für Videokonferenz-, Cloud-Speicher- und Cybersicherheitssoftware, Internet- und Kommunikationsunterstützung sowie Hygiene- und Gesundheitsmaterialien gehörten zu den am stärksten gestiegenen Ausgabenkategorien.

Muss das Unternehmen die Kosten für Remote-Arbeit übernehmen?

Nach dem geltenden Arbeitsrecht in der Türkei sind Arbeitgeber verpflichtet, den Bedarf der Mitarbeiter an Ausrüstung und Infrastruktur für die Arbeit zu decken. In welchem Umfang Kosten wie Internet, Strom und Ausrüstung während der Remote-Arbeit übernommen werden, sollte im Remote-Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt werden. Viele Unternehmen haben hierfür Standardpakete und Ausgabenlimits definiert.

Worauf sollte man bei der Auswahl einer Software für digitales Ausgabenmanagement achten?

Bei der Auswahl einer Lösung für digitales Ausgabenmanagement sollten folgende Kriterien beachtet werden: Unterstützung für mobile Apps und Belegscanning, automatisierte Freigabe-Workflows und Kontrollen zur Richtlinienkonformität, Integrationsfähigkeit mit bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systemen, Echtzeit-Reporting- und Analyse-Dashboards, Datensicherheit und Datenschutzkonformität sowie einfache Bedienung und schnelle Einführung. Umfassende Lösungen wie Masraff bieten all diese Funktionen auf einer einzigen Plattform und ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgabenmanagementprozesse von Anfang bis Ende zu digitalisieren.

Warum ist das Ausgabenmanagement während der Pandemie für kleine Unternehmen so wichtig?

Kleine Unternehmen sind aufgrund ihres begrenzten Cashflows und ihrer begrenzten Ressourcen von Krisenzeiten am stärksten betroffen. Eine effektive Ausgabenkontrolle während der Pandemie erhöht die Überlebenschancen kleiner Unternehmen erheblich. Digitale Ausgabenmanagement-Lösungen ermöglichen es auch kleinen Unternehmen, eine professionelle Ausgabenverfolgung wie große Unternehmen durchzuführen.

Was hat sich nach der Pandemie im Ausgabenmanagement am meisten verändert?

Die größte Veränderung nach der Pandemie ist, dass digital-first Ansätze dauerhaft geworden sind. Unternehmen denken heute nicht mehr daran, zu papierbasierten Ausgabenprozessen zurückzukehren. Stattdessen sind Technologien wie mobile Ausgabenerfassung, automatisierte Freigabemechanismen und KI-gestützte Ausgabenanalyse zur Standardpraxis geworden.

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Die Pandemiezeit hat einmal mehr bewiesen, wie entscheidend ein effektives Ausgabenmanagement für Unternehmen ist. Die digitale Transformation ist heute keine Option mehr, sondern ein grundlegender Bestandteil der Geschäftskontinuität. Masraff ist eine umfassende Plattform, die die Ausgabenmanagementprozesse von Unternehmen vollständig digitalisiert und alle Lektionen der Pandemiezeit in einer einzigen Lösung vereint.

Mit mobilem Belegscanning, automatisierten Freigabe-Workflows, Echtzeit-Reporting und fortschrittlichen Analysefunktionen ermöglicht Masraff es sowohl im Büro als auch remote arbeitenden Teams, ihre Ausgaben mühelos zu verwalten. Ob in Krisenzeiten oder unter normalen Bedingungen — testen Sie Masraff kostenlos, um die Ausgabenprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren und die volle Kontrolle zu erlangen.