Управление расходами в период коронавируса

Управление расходами в период коронакризиса стало одной из самых острых тем для финансовых департаментов вместе с началом пандемии, и уроки того периода актуальны и сегодня. Вспышка COVID-19, начавшаяся в конце 2019 года и охватившая весь мир в 2020-м, коренным образом изменила то, как компании ведут бизнес. Переход на удалённую работу, необходимость цифровой трансформации и неопределённые экономические условия сделали контроль над расходами важнее, чем когда-либо. В этой статье мы рассмотрим уроки управления расходами, извлечённые в период пандемии, и то, как их можно применить сегодня.

Как пандемия изменила структуру расходов компаний?

До COVID-19 процессы управления расходами во многих компаниях в значительной степени опирались на бумагу и физические механизмы согласования. Сотрудники, вернувшись из командировок, собирали чеки, заполняли расходные формы от руки и получали физическую подпись руководителя. Пандемия сделала этот процесс невозможным буквально за одну ночь.

С закрытием офисов и переходом на удалённую работу традиционные процессы управления расходами полностью нарушились. Физическая передача чеков, очное согласование и ручная обработка документов бухгалтерией стали попросту невозможны. Компании столкнулись с двумя ключевыми проблемами: отслеживание уже существующих расходов и управление новыми, возникшими статьями затрат.

В период пандемии структура расходов компаний претерпела кардинальные изменения. Расходы на командировки практически обнулились, тогда как инвестиции в технологии и затраты на инфраструктуру для удалённой работы стремительно выросли. Программы для видеоконференций, облачные хранилища, инструменты кибербезопасности и потребности сотрудников в оборудовании для домашнего офиса стали новыми статьями в бюджетах.

Как следует управлять расходами на удалённую работу?

Расходы на удалённую работу стали одной из важнейших категорий затрат, возникших вместе с пандемией. Чтобы сотрудники могли эффективно работать из дома, компаниям приходилось покрывать следующие затраты:

• Технологическое оборудование: ноутбуки, мониторы, клавиатуры, мыши, гарнитуры и прочее оборудование
• Интернет и связь: поддержка высокоскоростного интернет-соединения и расходы на мобильную связь
• Лицензии на ПО: подписки на инструменты для видеоконференций, управления проектами и совместной работы
• Эргономичная мебель: рабочий стол, офисное кресло, осветительное оборудование
• Кибербезопасность: VPN-сервисы, антивирусное ПО и решения для защиты данных

Для эффективного управления этими расходами компаниям нужно было сформировать чёткие политики. Было крайне важно однозначно определить, какие расходы покрывает компания, каковы лимиты трат и как устроен процесс согласования. Именно здесь на помощь пришли цифровые решения для управления расходами, позволившие удалённым командам легко отчитываться о тратах, а руководителям — отслеживать эти расходы в режиме реального времени.

Почему контроль затрат так важен в период кризиса?

Контроль расходов во время пандемии имел жизненно важное значение для выживания компаний. В условиях, когда денежные потоки становились непредсказуемыми, цепочки поставок нарушались, а рыночная конъюнктура постоянно менялась, каждую статью расходов нужно было подвергать проверке и оптимизации.

Основные стратегии контроля затрат, применявшиеся компаниями в период кризиса, были следующими:

1. Пересмотр приоритетов расходов: обязательные и необязательные расходы были чётко разделены. Технологические инвестиции, критичные для непрерывности бизнеса, получили приоритет, тогда как представительские и излишние траты были сведены к минимуму.

2. Повышение гибкости бюджета: вместо фиксированных бюджетных планов были приняты динамические бюджетные модели, способные быстро адаптироваться к меняющимся условиям. Ежемесячный или еженедельный пересмотр бюджета стал стандартной практикой.

3. Пересмотр отношений с поставщиками: существующие договоры были пересмотрены, ненужные подписки отменены, а с поставщиками были согласованы новые условия оплаты.

4. Усиление управления денежными потоками: сохранение денежных резервов стало важнейшим приоритетом. Ненужные траты приостанавливались, а для своевременного выполнения обязательных платежей выстраивались строгие механизмы контроля.

Какую роль сыграли цифровые решения для управления расходами в период пандемии?

Цифровое управление расходами стало одним из решений, наиболее востребованных компаниями в период пандемии. Необходимость перевода физических процессов в цифровой формат ускорила внедрение программного обеспечения для управления расходами во многих компаниях.

Преимущества цифровых решений заключались в следующем:

• Мобильное сканирование чеков: сотрудники могли сфотографировать чек камерой телефона и мгновенно загрузить его в систему. Эта функция полностью устранила необходимость физической передачи чеков.
• Автоматизированные процессы согласования: запросы на расходы направлялись руководителям в цифровом виде, и процесс согласования мог выполняться независимо от местонахождения сторон.
• Отчётность в реальном времени: финансовые команды могли отслеживать расходы в режиме реального времени и заблаговременно выявлять превышение бюджета.
• Соответствие политикам: система автоматически помечала запросы, противоречащие корпоративной политике расходов, предотвращая несоответствующие траты.
• Возможности интеграции: благодаря интеграции с бухгалтерским ПО и ERP-системами были сведены к минимуму ошибки при вводе данных и дублирующие операции.

Пандемия превратила цифровую трансформацию из выбора в необходимость. Компании, которые рано внедрили инструменты цифрового управления расходами, смогли сохранить операционную непрерывность и получили значительные преимущества в оптимизации затрат.

Как компании адаптировались к процессу пандемии?

Общими чертами компаний, успешно преодолевших пандемию, были способность быстро адаптироваться к изменениям и эффективное использование технологий. Процесс адаптации, как правило, проходил в три этапа:

Первый этап — антикризисное управление (первые 1–3 месяца): в этот период компании были сосредоточены прежде всего на обеспечении непрерывности бизнеса. Инфраструктура для удалённой работы разворачивалась в срочном порядке, каналы коммуникации перестраивались, а экстренные политики расходов определялись на ходу. Главной трудностью в управлении расходами было перенесение существующих процессов в цифровой формат и адаптация сотрудников к новым системам.

Второй этап — стабилизация (3–6 месяцев): после того как первый шок миновал, компании начали вырабатывать более устойчивые решения. Политики удалённой работы были формализованы, лимиты расходов обновлены, а цифровые инструменты интегрированы более полноценно. В этот период стратегии управления расходами в условиях ковида начали обретать зрелость.

Третий этап — новая нормальность (6+ месяцев): признав, что условия пандемии могут стать долгосрочными, компании разработали стратегии на перспективу. Были приняты гибридные модели работы, цифровые решения для управления расходами закрепились как постоянная практика, а процессы бюджетного планирования были перестроены с учётом новых реалий.

Что изменилось в управлении расходами в постпандемийный период?

Хотя пандемия завершилась, её влияние на управление расходами оказалось долгосрочным. Вот новые подходы, принятые компаниями в постпандемийный период:

Устойчивость гибридной модели работы: многие компании выбрали гибридную модель вместо полного возврата в офис. Это требует одновременного управления как офисными, так и удалёнными расходами. Затраты на удалённую работу теперь планируются как постоянная статья бюджета.

Цифровой приоритет: вместо возврата к бумажным процессам стандартом стали цифровые решения для управления расходами. Ввод расходов через мобильное приложение, цифровые процессы согласования и автоматическая отчётность теперь считаются нормой.

Принятие решений на основе данных: данные, накопленные в период пандемии, помогли компаниям лучше понять свои модели расходования средств. Эти данные представляют ценный ресурс для планирования будущих бюджетов и оптимизации затрат.

Гибкость и устойчивость: компании стремятся создавать гибкие бюджетные структуры и резервные фонды на случай непредвиденных кризисов. Процессы управления расходами проектируются так, чтобы быстро адаптироваться к меняющимся условиям.

Какие уроки управления расходами были извлечены из периода пандемии?

Период коронавируса преподал компаниям бесценные уроки в области управления расходами. Наиболее важные из них таковы:

1. Цифровую трансформацию нельзя откладывать: компании, зависящие от физических процессов, оказались наименее готовыми к кризису. Инвестиции в инфраструктуру цифрового управления расходами — уже не роскошь, а необходимость.

2. Гибкость жизненно важна: жёсткие бюджетные структуры и неизменные политики расходов делают компании уязвимыми в кризисные периоды. Необходимо выстраивать гибкие и адаптивные системы.

3. Видимость в реальном времени обязательна: отслеживание расходов с задержкой недопустимо в кризисные периоды. Отчётность в реальном времени и механизмы раннего предупреждения должны стать стандартом.

4. Важен опыт сотрудников: процессы управления расходами должны быть простыми и доступными для сотрудников. Никто не хочет пользоваться сложными и трудоёмкими процессами.

5. Необходимо сценарное планирование: заранее подготовленные планы управления расходами для различных кризисных сценариев позволяют быстро реагировать в непредвиденных ситуациях.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие статьи расходов выросли больше всего в период коронавируса?

Наиболее заметный рост в период пандемии показали инвестиции в технологии. Закупки оборудования — ноутбуков, мониторов и периферийных устройств; подписки на программное обеспечение для видеоконференций, облачных хранилищ и кибербезопасности; поддержка интернета и связи, а также средства гигиены и охраны здоровья вошли в число наиболее выросших категорий расходов.

Должна ли компания покрывать расходы на удалённую работу?

Согласно действующему трудовому законодательству Турции, работодатели обязаны обеспечивать сотрудников необходимым оборудованием и инфраструктурой для работы. В какой мере расходы на интернет, электроэнергию и оборудование покрываются в период удалённой работы, должно определяться в соглашении об удалённой работе между работодателем и сотрудником. Многие компании определили для этого стандартные пакеты и лимиты расходов.

На что обратить внимание при выборе программного обеспечения для цифрового управления расходами?

При выборе решения для цифрового управления расходами следует обратить внимание на следующие критерии: поддержка мобильного приложения и функция сканирования чеков, автоматизированные процессы согласования и проверка соответствия политикам, возможность интеграции с существующими бухгалтерскими и ERP-системами, панели отчётности и аналитики в реальном времени, безопасность данных и соответствие требованиям защиты персональных данных, простота использования и быстрая адаптация. Комплексные решения, такие как Masraff, объединяют все эти возможности на единой платформе, позволяя компаниям полностью оцифровать процессы управления расходами от начала до конца.

Почему управление расходами в период пандемии важно для малого бизнеса?

Малые предприятия, обладая ограниченными денежными потоками и ресурсами, страдают от кризисов сильнее всего. Эффективный контроль расходов в период пандемии значительно повышает шансы малого бизнеса на выживание. Цифровые решения для управления расходами позволяют малым предприятиям вести профессиональный учёт затрат так же, как это делают крупные компании.

Каким было главное изменение в управлении расходами после пандемии?

Главным изменением после пандемии стало то, что цифровой приоритетный подход закрепился надолго. Компании больше не рассматривают возврат к бумажным процессам управления расходами. Вместо этого мобильный ввод расходов, автоматизированные механизмы согласования и анализ трат с помощью искусственного интеллекта стали стандартной практикой.

---

Будьте готовы к будущему управления расходами вместе с Masraff

Период пандемии ещё раз доказал, насколько важно эффективное управление расходами для компаний. Цифровая трансформация теперь не выбор, а базовый элемент непрерывности бизнеса. Masraff — это комплексная платформа, полностью оцифровывающая процессы управления расходами компаний и объединяющая в едином решении все уроки, извлечённые в период пандемии.

Благодаря мобильному сканированию чеков, автоматизированным процессам согласования, отчётности в реальном времени и продвинутым инструментам аналитики Masraff позволяет легко управлять расходами команд — как работающих в офисе, так и удалённо. В кризисные периоды или в обычных условиях, чтобы оптимизировать процессы расходов вашей компании и получить полный контроль, попробуйте Masraff бесплатно.