Мазмұны
Көптеген компанияда «шығыс нысаны» деп бір ғана құжатты түсінеді. Шын мәнінде шығыс процесінде екі бөлек нысан бар және олар әртүрлі сұраққа жауап береді: шығыс өтінімі «осы шығынды жасай аламын ба?» деген сұраққа, ал шығыс есебі «не жұмсадым және құжаты қайда?» деген сұраққа жауап береді. Бұл мақала екі нысанның айырмашылығын, оларда қандай өрістер болуы керегін және бір-бірімен қалай байланысатынын түсіндіреді. Мұнда аталған салық және құжат ережелері (213 нөмірлі Салық рәсімі туралы заң, mali müşavir кеңесшісі) Түркия ережелері екенін ескеріңіз; өз еліңіздегі тәртіпті бөлек тексеріңіз. Шығыс нысанының жалпы құрылымы туралы түрік тілінде бөлек нұсқаулығымыз да бар.
Шығыс өтінімі мен шығыс есебі нысанының айырмашылығы неде?
Шығыс өтінімі шығын жасалмас бұрын мақұлдау алу үшін, ал шығыс есебі шығыннан кейін нақты соманы құжатпен хабарлау үшін толтырылады.
Өтінім нысаны — рұқсат құжаты. Қызметкер не сатып алғысы немесе не істегісі келетінін, болжамды соманы, негіздемені және шығын қай бюджетке немесе шығын орталығына жазылатынын көрсетеді. Басшы немесе бюджет иесі осы мәліметтерге қарап шығынға рұқсат береді немесе бас тартады. Бұл кезеңде чек те, шот-фактура да жоқ; тек ниет пен болжам бар.
Есеп нысаны — есеп беру құжаты. Шығын жасалды, чек немесе шот-фактура алынды, қызметкер нақты соманы осы құжатпен бірге хабарлайды. Бухгалтерия есепті құжатпен салыстырады, сәйкес болса есепке алады және қажет болса қызметкерге өтейді. Қысқасы, өтінім шығынды бастайды, есеп оны жабады.
Екі нысан қатар қалай салыстырылады?
Төмендегі кесте екі нысанның негізгі айырмашылықтарын бір қарағанда көрсетеді.
| Сипаты | Шығыс өтінімі | Шығыс есебі |
|---|---|---|
| Уақыты | Шығынға дейін | Шығыннан кейін |
| Кім толтырады | Шығын жасайтын қызметкер | Шығын жасаған қызметкер |
| Кім мақұлдайды | Басшы немесе бюджет иесі | Басшы, содан кейін бухгалтерия |
| Қосымша құжат | Әдетте жоқ; ұсыныс немесе баға туралы мәлімет қосуға болады | Чек, шот-фактура немесе e-Fatura міндетті |
| Сома | Болжамды | Нақты |
| Нәтиже | Шығынға рұқсат | Есепке алу және өтеу |
Кестедегі ең маңызды жол — «қосымша құжат» жолы. Өтінім кезеңінде құжат күтілмейді, өйткені шығын әлі жасалған жоқ. Ал есеп кезеңінде құжатсыз есепке алу мүмкін емес; Түркияда 213 нөмірлі Салық рәсімі туралы заң шығынды құжатқа байланыстырады. Қай құжат шығыс ретінде қабылданатынын салық кеңесшіңізбен нақтылауды ұсынамыз.
Компанияға екі нысан да қашан қажет болады?
Сомасы үлкен, алдын ала жоспарланатын немесе бюджетті байлайтын шығындарда компанияға өтінім де, есеп те қажет болады.
Ұсақ әрі күнделікті шығындарда өтінім нысаны көбіне артық қадам. Қызметкердің клиентке барғанда төлеген тұрақ ақысы үшін алдын ала мақұлдау сұрау процесті баяулатады; мұндай шығындарды тікелей есеп арқылы басқаруға болады. Шығыс саясаты бұл шекараны анық белгілеуі керек.
Екі нысан бірге қолданылатын әдеттегі жағдайлар:
- Іссапарлар: ұшу, қонақүй және іссапар шығындарына дейін бюджет мақұлдауы қажет.
- Оқу, конференция және көрмеге қатысу: тіркеу жарнасы алдын ала белгілі және бюджеттен шегерілуі керек.
- Жабдық пен бағдарламалық қамтамасыз ету сатып алу: сома үлкен, шығын орталығы нақтылануы керек.
- Аванс қажет ететін шығындар: қызметкерге ақша берілмес бұрын мақсат мақұлдануы керек.
Ортақ белгі — шығын бюджетті алдын ала байлайды. Өтінімсіз бұл шығындар тек жасалғаннан кейін көрінеді, бюджетті бақылау кешігеді.
Әр нысанда қандай өрістер болуы керек?
Өтінім шығынның не, қанша, неге және қай бюджеттен жасалатынын, ал есеп нақты соманы және негіз құжатты көрсетуі керек.
Шығыс өтінімі нысанындағы өрістер:
- Өтінім нөмірі мен күні
- Өтінім берген қызметкер және оның бөлімі
- Шығынның тақырыбы мен сипаттамасы
- Болжамды сома және валюта
- Негіздеме
- Бюджет бабы немесе шығын орталығы, бар болса жоба
- Жоспарланған шығын күні
- Мақұлдаған тұлға, мақұлдау күні және ескертпе
Шығыс есебі нысанындағы өрістер:
- Есеп күні және есеп берген қызметкер
- Тиісті өтінім нөмірі (өтінімге байланысты шығындарда)
- Құжат күні, түрі және нөмірі
- Сатушының атауы және салық сәйкестендіру нөмірі
- Шығын санаты
- ҚҚС мөлшерлемесі, ҚҚС сомасы және жалпы сома
- Төлем тәсілі: компания картасы, жеке карта, қолма-қол немесе аванс
- Чектің немесе шот-фактураның суреті немесе түпнұсқасы
Дайын үлгіден бастағыңыз келсе, Masraff құралдарымен танысып, оларды өз өрістеріңізге бейімдей аласыз.
Өтінім мен есеп қалай сәйкестендіріледі?
Өтінім мен есеп есеп нысанына жазылған өтінім нөмірі арқылы сәйкестендіріледі; бухгалтерия әр есепті осы нөмірмен мақұлданған өтінімге байланыстырады.
Сәйкестендірудің логикасы қарапайым. Мақұлданған әр өтінімге бірегей нөмір беріледі. Қызметкер шығынды жасағаннан кейін есеп нысанын толтырғанда осы нөмірді жазады. Бухгалтерия есепті тексергенде өтінімді ашып, үш нәрсені тексереді: шығын мақұлданған тақырыпқа сәйкес пе, нақты сома мақұлданған сома шегінде ме, шығын орталығы өтінімдегімен бірдей ме?
Бір өтінімге бірнеше есеп байланысуы мүмкін. Мысалы, үш күндік іссапар өтінімі әуе билеті, қонақүй шот-фактурасы және тамақ чектері үшін бөлек есептермен жабылуы мүмкін. Бұл жағдайда өтінімді жабу үшін барлық есептердің жиынтығына қаралады. Керісінше, өтінім нөмірі жоқ есептер бөлек тексеру тізіміне алынуы керек: олар не саясат бойынша өтінімді қажет етпейтін ұсақ шығындар, не өткізіп алынған мақұлдау қадамы.
Мақұлдау ретін және сома шектерін алдын ала белгілеу сәйкестендіруді жеңілдетеді. Кім қай сомаға дейін мақұлдайтынын алдын ала сызып қою пайдалы.
Өтінім мен есеп процесінде қандай мәселелер жиі кездеседі?
Ең жиі кездесетін мәселелер — өтінімсіз шығын, өтінім мен есеп арасындағы сома айырмасы және есепке тіркелмеген құжат.
Өтінім жоқ, бірақ шығын бар. Қызметкер алдын ала мақұлдау алуы тиіс шығынды тікелей жасап, кейін есеп береді. Шығын орынды болса да, бюджет иесі бұл туралы кеш біледі. Шешім — саясатта қай шығындар өтінімді қажет ететінін нақтылау және өтінімсіз есептерді қайтармай, негіздеме сұралатын бөлек мақұлдаудан өткізу.
Сома айырмасы. Мақұлданған сома мен нақты сома әртүрлі. Шағын ауытқулар қалыпты; компания қолайлы шекті белгілеуі, одан асатын айырмалар қайта мақұлдауға жіберілуі керек. Әйтпесе өтінім нысаны жай ғана формальдылыққа айналады.
Жетіспейтін құжат. Есеп нысаны толтырылған, бірақ чек немесе шот-фактура тіркелмеген не құжат оқылмайды. Құжатсыз есеп есепке алынбайды. Құжатты шығын кезінде суретке түсіру және есепті ай соңына қалдырмау бұл мәселені едәуір азайтады.
Жабылмаған өтінімдер. Мақұлданған, бірақ ешқашан есеппен жабылмаған өтінімдер бюджетте қажетсіз орын алады. Ашық өтінімдерді мезгіл-мезгіл қарап шығу бас тартылған шығындардың бюджетке қайтуына мүмкіндік береді.
Қорытынды
Шығыс өтінімі мен шығыс есебі — бір процестің екі ұшы: бірі шығынды алдын ала мақұлдайды, екіншісі нақты шығынды құжатпен жабады. Оларды өтінім нөмірі арқылы байланыстыру бюджетті бақылауды және бухгалтерлік тексеруді жеңілдетеді. Excel-де жүргізілетін процестерде бұл байланыс көбіне қолмен орнатылады және үзіліп қалады. Masraff-та өтінім және мақұлдау қадамдары цифрлық түрде бақыланады; толығырақ шығыс өтінімдерін басқару бетінен біле аласыз.