Мазмуну
Көпчүлүк компанияларда ай аягында бухгалтерияга жөнөтүлүүчү чыгым файлы — бул Excel таблицасы: чектер сап-сабы менен жазылат, жыйынтыктар чыгарылат, КНС бөлүнүп көрсөтүлөт. Таблица тыкан жүргүзүлсө, бухгалтериянын иши бир нече мүнөткө созулат; тыкан эмес болсо, бир эле чек эки жолу эсепке алынат, КНС суммасы туура келбейт жана жетишпеген маалыматтар үчүн электрондук кат алышуу башталат. Бул макалада чыгымдар тизмеси кайсы мамычалардан турушу керектиги, Excelде кантип жүргүзүлөрү жана бухгалтерияга жөнөтүүдөн мурун эмнени текшерүү керектиги түшүндүрүлөт. Бул жерде сүрөттөлгөн документ түрлөрү, салык номери (VKN) жана КНС эрежелери — Түркиянын эрежелери.
Чыгымдар тизмеси деген эмне жана ал чыгым формасынан эмнеси менен айырмаланат?
Чыгымдар тизмеси — белгилүү мезгилде чогулган чектер жана эсеп-фактуралар ар бири бир сап болуп жазылган таблица; ал эми чыгым формасы бир гана чыгымды же бир отчетту сүрөттөйт.
Чыгым формасын адатта кызматкер бир чыгым же бир иш сапар үчүн толтурат. Ал бекитилет, кол коюлат жана негиздөөчү документ менен кошо бухгалтерияга тапшырылат. Чыгымдар тизмеси болсо мезгилдик жыйындысы: бир айда, бир долбоордо же бир сапарда топтолгон бардык чектер бир таблицага чогултулат. Ошондуктан аны көп учурда «чектер тизмеси» же «чектер реестри» деп да аташат.
Тизменин максаты — бухгалтерияга эсепке алууга даяр жыйынтык берүү. Ар бир сап бир документке туура келиши, ал эми жыйынтыктар категория жана КНС ставкасы боюнча текшерилгидей болушу керек. Чектин өзүндө кандай маалыматтар болушу керектиги — өзүнчө тема, аны тизмени түзүүдөн мурун тактап алган жакшы.
Чыгымдар тизмесинде кандай мамычалар болушу керек?
Чыгымдар тизмесинде жок дегенде күнү, документ маалыматтары, сатуучу жана анын салык номери, категория, чыгым борбору, КНС бөлүштүрүү, жалпы сумма жана төлөө ыкмасы мамычалары болушу керек.
| Мамыча | Эмне жазылат | Эмне үчүн керек |
|---|---|---|
| Күнү | Документтеги күн | Мезгилди жана чыгымдын күнүн аныктоо |
| Документтин түрү | Эсеп-фактура, e-Fatura, e-Arşiv фактурасы, чек, gider pusulası (чыгым ведомосту) | Жазуу кайсы документке негизделгенин көрсөтөт |
| Документтин номери | Документтин сериясы жана катар номери | Кайталанган жазууну табуунун негизги ачкычы |
| Сатуучу / салык номери | Сатуучунун аталышы жана салык номери | Эсеп-фактураны текшерүү жана контрагент менен салыштыруу |
| Сүрөттөмө | Чыгымдын кыскача сүрөттөмөсү | Бухгалтер чыгымды түшүнүшү үчүн |
| Категория | Жол, жатакана, тамак, кеңсе буюмдары ж.б. | Эсептер планына байлоо |
| Чыгым борбору | Бөлүм же бөлүмчө | Чыгымдарды бөлүштүрүү жана бюджетти көзөмөлдөө |
| КНС ставкасы | Документтеги ставка | КНС суммасын ставка боюнча текшерүү |
| КНС суммасы | Документтеги КНС | Эсепке алынуучу КНСти бөлүү |
| КНСсиз сумма | Салык базасы | Чыгымды эсепке алуу |
| Бардыгы | КНС кошулган сумма | Документтин жалпы суммасы менен салыштыруу |
| Төлөө ыкмасы | Корпоративдик карта, жеке карта, накталай, аванс | Ордун толтуруу жана карта көчүрмөсү менен салыштыруу |
| Долбоор | Болсо, долбоордун коду | Долбоорлор боюнча чыгымдарды көзөмөлдөө |
Бул мамычалардын баары ар бир компания үчүн милдеттүү эмес; долбоор менен иштебеген компанияда долбоор мамычасы бош калышы мүмкүн. Бирок документтин номери жана салык номери мамычаларынан баш тартууга болбойт, анткени кийинки бөлүмдөгү текшерүүлөрдүн көбү ушул эки мамычага таянат. Түркияда документтерди чыгым катары таануу жана КНСти эсепке алуу 213-номерлүү Салык жол-жобосу жөнүндө мыйзам (Vergi Usul Kanunu) жана КНС мыйзамдары менен жөнгө салынат; компанияңызга тиешелүү практиканы салык кеңешчиңиз менен тактаңыз.
Excelде чыгымдар тизмеси кантип жүргүзүлөт?
Excelде чыгымдар тизмеси ар бир документке бир сап, туруктуу мамычалар, ачылма тизмедеги категориялар жана айлык барактар менен жүргүзүлөт; жыйынтыктар pivot таблицасы аркылуу чыгарылат.
Бир документ — бир сап. Чекте бир нече КНС ставкасы болсо да, аларды бир сапка чогултуунун ордуна ар бир ставкага өзүнчө сап ачуу КНС текшерүүсүн жеңилдетет. Бир нече документти бир сапка бириктирбеңиз — документтин номери мамычасы маанисин жоготот.
Ачылма тизмелер. Категория, чыгым борбору, документтин түрү жана төлөө ыкмасы мамычаларын Маалыматтарды текшерүү (Data Validation) аркылуу ачылма тизмеге байлаңыз. Эркин текст жазылганда «Тамак», «тамак» жана «Тамак чыгымы» үч башка категориядай көрүнөт да, жыйынтыктар бузулат.
Формулалуу мамычалар. КНСсиз сумманы жана КНС суммасын кол менен жазуунун ордуна аларды жалпы сумма жана КНС ставкасынан формула менен эсептеңиз, же тескерисинче, документтеги маанилерди киргизип, жалпы сумманы формула менен текшериңиз. Кайсы ыкманы тандасаңыз да, таблицадагы сан документтеги сан менен бирдей болушу керек.
Айлык барактар. Ар бир айга өзүнчө барак ачып, бардык барактарда бирдей мамыча түзүмүн сактаңыз. Ошондо жыл аягында барактарды бириктирүү оңой болот.
Pivot менен жыйынтык. Өзүнчө жыйынтык барагында pivot таблицасын түзүп, категория, чыгым борбору жана КНС ставкасы боюнча жыйынтыктарды чыгарыңыз. Бухгалтерия ушул жыйынтыкты карап жазууну тез текшере алат.
Даяр баштапкы чекит керек болсо, Masraff куралдарын карап, шаблонду тизменин мамычаларына ылайык кеңейте аласыз.
Бухгалтерияга жөнөтүүдөн мурун эмнелерди текшерүү керек?
Чыгымдар тизмеси бухгалтерияга жөнөтүлө электе кайталанган документ номерлери, жок салык номерлери жана КНС суммасынын шайкештиги боюнча текшерилиши керек.
- Кайталанган документ номери: Бир эле сатуучу жана бир эле документ номери эки сапта кездешсе, балким, бир чек эки жолу киргизилген. Excelдеги Шарттуу форматтоо кайталанган маанилерди тез белгилейт.
- Жок салык номери: Эсеп-фактурасы бар чыгымдарда салык номери бош болсо, документти текшерүү мүмкүн эмес. Бул саптарды чыпкалап, документтин сүрөтүнөн толтуруңуз.
- КНС суммасы: КНСсиз сумма менен КНС суммасынын жыйындысы «Бардыгы» мамычасына барабар болушу керек. Айырманы көрсөткөн текшерүү мамычасын кошуп, нөлгө барабар эмес саптарды карап чыгыңыз.
- Күн аралыгы: Тизменин мезгилине кирбеген документтер болсо, аларды өзүнчө белгилеңиз.
- Документтердин шайкештиги: Саптардын саны тиркелген документтердин санына туура келеби, ар бир саптын сүрөтү барбы?
Бул текшерүүлөрдү ар ай бирдей тартипте жүргүзүү бухгалтериядан кайтып келген суроолорду байкаларлык азайтат.
Excelдеги чыгымдар тизмеси качан жетишсиз болуп калат?
Документтердин саны көбөйгөндө, бир файлга бир нече адам маалымат киргизгенде жана бекитүү баскычы керек болгондо Excelдеги чыгымдар тизмеси жетишсиз боло баштайт.
Бир нече кызматкердин айына бир нече ондогон чегин Excelде оңой башкарса болот. Көйгөйлөр көлөм өскөндө башталат: ар бир кызматкер өз файлын жөнөтөт, мамыча түзүмдөрү ар башка болуп калат, чектердин сүрөттөрү электрондук каттарга чачырап кетет жана ким эмнени бекиткени файлда көрүнбөйт. Кайталанууларды текшерүү да эми бир баракта эмес, ондогон файлдардын ортосунда аткарылуучу ишке айланат.
Ушул учурда чекти чыгым жасалган учурда чогулткан жана текшерүүлөрдү киргизүү учурунда жүргүзгөн системага өтүү туура болот. Мисалы, Masraff мүмкүн болгон кайталанган чыгымдарды күнү, суммасы жана валютасы боюнча текшерет; кааласаңыз, категория, сатуучу, чек номери жана салык номери да бул текшерүүгө кошулушу мүмкүн. Мүмкүн болгон кайталанган чыгым табылганда отчетту жөнөтүү бөгөттөлүшү мүмкүн. Ошентип, Excelде ай аягында кол менен жасалуучу текшерүүнүн олуттуу бөлүгү чыгым киргизилип жатканда эле аткарылат.
Жыйынтык
Жакшы чыгымдар тизмеси ар бир документке бир саптан, туруктуу мамыча түзүмүнөн жана ар ай бирдей тартипте жүргүзүлгөн текшерүүлөрдөн турат. Чакан көлөмдө Excel бул ишти аткарат; документтер жана адамдар көбөйгөн сайын чектерди бир жерге чогултуу жана текшерүүлөрдү автоматташтыруу зарыл болот. Чектерди чогултуу үчүн чектерди башкаруу чечимин, ал эми бүтүндөй процесс үчүн чыгымдарды башкаруу баракчасын караңыз.