من المهم توضيح ما نعنيه بـ"الفاتورة الإلكترونية"، نظرًا لتعدد تعريفات هذا المصطلح.
وفقًا لتعريفنا، الفاتورة الإلكترونية الحقيقية هي فاتورة يتم إصدارها واستلامها ومعالجتها إلكترونيًا. فهي رقمية منذ لحظة إنشائها في النظام المالي للمُصدر، وحتى استلامها ومعالجتها من قِبل المستلم. بمعنى آخر، الفوترة الإلكترونية الحقيقية تظل إلكترونية طوال دورة حياتها. بعض الشركات ترسل نسخًا من الفواتير بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني، غير أن هذه النسخ يمكن طباعتها أو مسحها ضوئيًا وتسجيلها لاحقًا في دفاتر الحسابات.
ما هي فوائد استخدام الفاتورة الإلكترونية؟
للفوترة الإلكترونية فوائد عديدة تعود على كل من المورد والمشتري، أبرزها: خفض التكاليف، وتقصير دورات الدفع، وتعزيز العلاقات مع الموردين والعملاء.
- دفعات أسرع
باستخدام الفاتورة الإلكترونية، يتمكن الموردون من تجاوز خطوات التعامل مع الفواتير الورقية أو فواتير PDF. فهذه العملية مستهلِكة للوقت، فضلًا عن خطر ضياع الفواتير. في المقابل، تكون الفواتير الإلكترونية سهلة الوصول من أنظمة المشترين، مما يعني إمكانية توجيهها ومعالجتها بشكل أسرع.
- تكاليف أقل
يستطيع الموردون، من خلال استخدام الفوترة الإلكترونية بدلًا من الفوترة الورقية التقليدية، تقليص الوقت والمال المنفق على الطباعة والتخزين والمعالجة.
- نزاعات أقل
كثيرًا ما تتسبب الفواتير الورقية في نزاعات وردود رفض، مما قد يُفضي إلى تكاليف باهظة. أما مع الفوترة الإلكترونية، فيمكن نقل المعلومات والبيانات من نظام المورد مباشرةً إلى نظام المحاسبة الخاص بالعميل.
هل تريد تقليل استخدام الورق والتخلص من أكوام الفواتير؟ يمكنك استكشاف تطبيقنا الذي سينقل عملية إدارة المصروفات بالكامل إلى الفضاء الرقمي، مع تجربة مجانية لمدة 7 أيام.