Тъй като терминът „електронна фактура“ се дефинира по различни начини, важно е да уточним какво имаме предвид под „е-фактура“.
Според нашето определение истинската електронна фактура е фактура, която се издава, получава и обработва изцяло по електронен път. От момента на създаването ѝ във финансовата система на издателя до получаването и обработката ѝ от получателя, тя остава дигитална. С други думи, истинското е-фактуриране е електронно през целия си жизнен цикъл. Някои компании изпращат PDF копия на фактури по имейл — те могат да бъдат разпечатани или сканирани на хартия и впоследствие вписани в счетоводните книги, но това не е истинско е-фактуриране.
Какви са ползите от използването на електронна фактура?
Електронното фактуриране носи предимства както за доставчиците, така и за купувачите. Сред тях са: намалени разходи, по-кратки цикли на плащане и по-добри отношения с доставчиците и клиентите.
- По-бързи плащания
С електронната фактура доставчиците могат да пропуснат стъпките, необходими за хартиени или PDF фактури. Този процес е известен като бавен, а винаги съществува и риск фактурите да се загубят. За разлика от това, електронните фактури могат лесно да бъдат достъпени от системата на купувача, което означава, че могат да бъдат насочени и обработени много по-бързо.
- По-ниски разходи
Използвайки електронно фактуриране вместо традиционното хартиено, доставчиците могат да намалят времето и парите, изразходвани за печат, съхранение и обработка.
- По-малко спорове
Хартиените фактури често водят до спорове и отхвърляния, което може значително да повиши разходите. При е-фактурирането информацията и данните от системата на доставчика могат да преминат директно в счетоводната система на клиента.
Искате ли да намалите използването на хартия и да спрете да се давите в купчини разписки? Разгледайте нашето приложение — създадено, за да направи процеса на разходите изцяло дигитален — с нашия 7-дневен безплатен пробен период.