Термин «электронный счёт-фактура» трактуется по-разному, поэтому важно уточнить, что именно мы имеем в виду.
По нашему определению, настоящий электронный счёт-фактура — это счёт, который выставляется, принимается и обрабатывается в электронном виде. Он остаётся цифровым с момента создания в финансовой системе поставщика до момента получения и обработки покупателем. Иными словами, полноценный электронный документооборот охватывает весь жизненный цикл счёта. Некоторые компании отправляют PDF-копии счетов по электронной почте — такие документы можно распечатать или отсканировать и занести в учётную систему вручную.
Каковы преимущества использования электронных счетов-фактур?
Электронное выставление счетов выгодно как для поставщиков, так и для покупателей. Среди ключевых преимуществ — снижение затрат, сокращение платёжного цикла и укрепление отношений с партнёрами.
- Ускоренные платежи
Переходя на электронные счета, поставщики избавляются от лишних шагов, связанных с бумажными или PDF-документами. Традиционный процесс занимает много времени, а счета нередко теряются. Электронные счета, напротив, мгновенно доступны в системе покупателя — это ускоряет их маршрутизацию и обработку.
- Снижение затрат
Отказавшись от бумажного документооборота в пользу электронного, поставщики экономят на печати, хранении и ручной обработке документов.
- Меньше споров
Бумажные счета часто становятся причиной разногласий и отказов, что влечёт за собой дополнительные расходы. При электронном выставлении счетов данные из системы поставщика передаются напрямую в учётную систему покупателя, исключая ошибки при переносе.
Хотите сократить бумажный документооборот и избавиться от стопок чеков? Оцените наше приложение, которое полностью переведёт управление расходами в цифровой формат, воспользовавшись бесплатным пробным периодом на 7 дней.