Eftersom begreppet e-faktura definieras på olika sätt är det viktigt att klargöra vad vi menar med "e-faktura".
Enligt vår definition är en äkta e-faktura en faktura som utfärdas, tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas i utfärdarens ekonomisystem till dess att den tas emot och behandlas av mottagaren. Med andra ord är äkta e-fakturering elektronisk genom hela livscykeln. Vissa företag skickar PDF-kopior av fakturor via e-post. Dessa kan skannas eller skrivas ut och sedan bokföras.
Vilka är fördelarna med att använda e-faktura?
Elektronisk fakturering har fördelar för både leverantörer och köpare. Några av dessa är minskade kostnader, kortare betalningscykler och förbättrade leverantörs- och kundrelationer.
- Snabbare betalningar
Med elektronisk fakturering kan leverantörer hoppa över de steg som ingår i hanteringen av pappers- eller PDF-fakturor. Den processen är känd för att ta tid och medför dessutom risk för att fakturor försvinner. E-fakturor är däremot lättillgängliga i mottagarens system, vilket innebär att de kan vidarebefordras och behandlas snabbare.
- Lägre kostnader
Genom att använda elektronisk fakturering i stället för traditionell pappersfakturering kan leverantörer minska den tid och de pengar som läggs på utskrift, lagring och hantering.
- Färre tvister
Pappersfakturor leder ofta till tvister och avvisanden, vilket kan medföra betydande kostnader. Med e-fakturering kan information och data från leverantörens system överföras direkt till kundens bokföringssystem.
Vill du också minska pappersanvändningen och slippa högar av kvitton? Prova vår app som digitaliserar hela din utgiftsprocess – testa gratis i 7 dagar.