Da der Begriff „E-Rechnung" unterschiedlich definiert wird, ist es wichtig zu klären, was wir darunter verstehen.
Nach unserer Definition ist eine echte E-Rechnung eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt, empfangen und verarbeitet wird. Sie ist von der Erstellung im Finanzsystem des Ausstellers bis zum Empfang und zur Verarbeitung durch den Empfänger durchgehend digital. Mit anderen Worten: Echte E-Rechnungen sind über den gesamten Lebenszyklus hinweg elektronisch. Manche Unternehmen versenden PDF-Kopien von Rechnungen per E-Mail. Diese können ausgedruckt oder eingescannt und anschließend verbucht werden.
Welche Vorteile bietet die Nutzung von E-Rechnungen?
Die elektronische Rechnungsstellung bietet sowohl für Lieferanten als auch für Käufer Vorteile. Dazu gehören unter anderem reduzierte Kosten, verkürzte Zahlungszyklen sowie verbesserte Lieferanten- und Kundenbeziehungen.
- Schnellere Zahlungen
Durch die Nutzung elektronischer Rechnungen können Lieferanten auf die zeitaufwändigen Schritte bei der Verarbeitung von Papier- oder PDF-Rechnungen verzichten. Dieser Prozess ist bekannt dafür, Zeit in Anspruch zu nehmen, zudem besteht das Risiko, dass Rechnungen verloren gehen. Im Gegensatz dazu ist die E-Rechnung im System des Empfängers leicht zugänglich, was eine schnellere Weiterleitung und Verarbeitung ermöglicht.
- Geringere Kosten
Lieferanten können durch den Einsatz elektronischer Rechnungsstellung anstelle herkömmlicher Papierrechnungen Zeit und Geld für Druck, Lagerung und Verarbeitung einsparen.
- Weniger Streitigkeiten
Papierrechnungen führen häufig zu Unstimmigkeiten und Ablehnungen, was erhebliche Kosten verursachen kann. Durch E-Rechnungen können Daten und Informationen aus dem System des Lieferanten direkt in das Buchhaltungssystem des Kunden übertragen werden.
Möchten auch Sie den Papierverbrauch reduzieren und sich von Belegstapeln befreien? Testen Sie unsere App, die Ihren gesamten Ausgabenprozess vollständig digitalisiert, mit der 7-tägigen kostenlosen Testversion.