Змест
Гэты артыкул — пра дакумент на выдатак, які працаўнік робіць ад імя кампаніі: чэк з кафэ, чэк за таксі, чэк за паркоўку, чэк за паліва, дакумент за пражыванне. Да бухгалтарскіх паняццяў мемарыяльны ордэр (mahsup fişi) ці цэнтр выдаткаў ён не мае дачынення — у выніках пошуку гэтыя тры рэчы пастаянна блытаюцца, а тут ідзе гаворка выключна пра дакумент на выдатак працаўніка.
Ніжэй вы спачатку знойдзеце, у якім выпадку дзейсны чэк, а ў якім — рахунак-фактура, потым — чаму дакумент адхіляюць, і нарэшце — шлях, які чэк праходзіць да бухгалтарскай праводкі.
Што такое выдатковы чэк?
Выдатковы чэк — гэта дакумент, які пацвярджае выдатак, зроблены працаўніком з уласнай кішэні або карпаратыўнай картай. Для кампаніі ён адначасова робіць тры справы:
- Даказвае, што выдатак насамрэч быў зроблены — на гэтым трымаюцца і кампенсацыя, і зверка па карце.
- Фіксуе суму і дату — гэтым карыстаюцца бюджэт і закрыццё перыяду.
- Утварае падставу для бухгалтарскай праводкі — выдатак без дакумента нельга залічыць у затраты.
Трэці пункт выпускаюць з-пад увагі найчасцей. Для працаўніка чэк — гэта «квітанцыя на кампенсацыю», а для бухгалтэрыі — той падмацавальны дакумент, якога вымагае падатковае законадаўства. Адна і тая ж паперка мусіць прайсці два розныя выпрабаванні: палітыку выдаткаў кампаніі і законадаўства. Пра базавыя паняцці чытайце ў артыкуле што такое выдаткі, а каб пабудаваць увесь працэс — у даведніку па ўліку выдаткаў.
Чэк ці рахунак-фактура? Які дакумент і калі дзейсны
У паўсядзённай мове кожны дакумент называюць «чэкам», але з пункту гледжання бухгалтарскага ўліку гэта розныя віды дакументаў, і наступствы ў іх розныя.
| Дакумент | Калі яго атрымліваюць | Што ён значыць для кампаніі |
|---|---|---|
| Чэк рознічнага продажу / чэк касавага апарата | Пры дробных паўсядзённых пакупках у рознічным гандлі | Пацвярджае выдатак, але для вылічэння ПДВ (KDV — падатак на дададзеную вартасць) і залічэння ў затраты гэта абмежаваны дакумент |
| Рахунак-фактура | Пры кожным выдатку, які вы хочаце аформіць на назву кампаніі | Самы надзейны дакумент — менавіта яму аддаюць перавагу і для затрат, і для ПДВ |
| e-Архіў / e-Фактура (e-Arşiv / e-Fatura) | Электронная форма рахунка-фактуры | Мае тую ж сілу, што і рахунак-фактура; перавага — няма патрэбы зберагаць паперу |
| Выдатковая квітанцыя (gider pusulası) | За тавар ці паслугу, атрыманыя ад асобы, якая не з'яўляецца падаткаплатнікам | Дакумент афармляе пакупнік; узнікае асобны абавязак |
| Квітанцыя самастойнай прафесійнай дзейнасці (serbest meslek makbuzu) | Ад адвакатаў, лекараў, кансультантаў і іншых прадстаўнікоў самастойных прафесій | Дакумент, які замяняе рахунак-фактуру |
Практычнае правіла: дайце працаўніку адказ на пытанне «ці досыць чэка, ці прасіць рахунак-фактуру?» заранёў. Той, хто не ведае гэтага ў момант выдатку, возьме найпрасцейшае — чэк; а ў канцы месяца бухгалтэрыя папросіць рахунак-фактуру, і дакумент ужо немагчыма атрымаць.
Тое, які дакумент абавязковы для якой пазіцыі выдаткаў, сумавыя парогі і вылічэнне ПДВ вызначае законадаўства, і яно змяняецца з году ў год. Зафіксуйце спіс для сваёй кампаніі разам са сваім падатковым кансультантам і запішыце яго ў палітыку выдаткаў; гэты артыкул такога спісу не замяняе.
Што мусіць быць у дзейсным выдатковым чэку?
Каб дакумент прайшоў і ўнутранае зацвярджэнне, і праверку, у ім мусіць быць:
- Чытэльная дата. Выцвілая або абрэзаная дата робіць дакумент непрыдатным для суаднясення з перыядам.
- Даныя прадаўца — назва і падатковыя звесткі.
- Сума з асобна пазначаным ПДВ. У складзе агульнай сумы ПДВ мусіць быць бачны паасобку.
- Прызначэнне выдатку. Дакумент, на якім напісана «Усяго: 1.240 TL», але не паказана, што было прададзена, псуе справаздачу, бо яму нельга прысвоіць катэгорыю.
- Назва кампаніі — абавязковая, калі патрэбны рахунак-фактура; на чэку яе не бывае.
- Сувязь з дзелавой мэтай. На самім дакументе гэтага не напісана — яе дадае працаўнік у сваім паясненні. Нататка «Абед з кліентам X, 3 асобы» робіць той самы чэк прыдатным для праверкі.
Апошні пункт прапускаюць часцей за ўсё. Дзейсным дакумент робіць часта не сама паперка, а кантэкст, запісаны побач з ёй.
Чаму выдатковы чэк адхіляюць?
Дакументы, якія найчасцей вяртаюцца ў працэсе зацвярджэння, і сапраўдныя прычыны гэтага:
- Дакумент згублены або не чытаецца. Тэрмачэк, які два тыдні праляжаў у кішэні, выцвітае — гэта фізічная ўласцівасць папяровага чэка, а не нядбайнасць працаўніка.
- Змяшаліся асабістыя выдаткі. Сямейныя пакупкі і дзелавы абед на адным чэку. Дакумент, які нельга падзяліць, адхіляюць цалкам.
- Дата — за межамі перыяду. Дакумент за ўжо закрыты месяц зданы з запазненнем.
- Перавышаны ліміт палітыкі. Дакумент дзейсны, а выдатак — не па правілах: гэта не праблема дакумента, а праблема палітыкі выдаткаў.
- Узяты чэк там, дзе патрэбны быў рахунак-фактура. Назад гэтага не адыграць: выдатак або не прымаюць, або праводзяць як выдатак, які не прымаецца для падаткаабкладання (KKEG). Пра падатковы бок гэтага падзелу чытайце ў артыкуле пра KKEG.
- Той самы дакумент пададзены двойчы. У працэсах, якія ідуць уручную, дубляваныя заяўкі ўзнікаюць і незаўважна.
- Валюта або курс не вызначаныя. Калі для закардоннага выдатку не запісана, які курс ужываецца, сума робіцца спрэчнай.
Першыя тры пункты гэтага спісу — праблема захаванасці дакумента, і вырашаецца яна ў момант выдатку; апошнія чатыры — праблема правілаў, і вырашаецца яна пры напісанні палітыкі. Кампаніі, якія блытаюць адно з другім, спрабуюць вырашыць праблему правілаў новымі лістамі-напамінамі і не атрымліваюць выніку.
Шлях чэка да бухгалтэрыі
Ад моменту выдатку да бухгалтарскай праводкі дакумент праходзіць шэсць прыпынкаў. Каб убачыць, дзе працэс затыкаецца, яго трэба разбіць на прыпынкі:
| Крок | Хто робіць | Тыповая прычына затрымкі |
|---|---|---|
| 1. Выдатак і атрыманне дакумента | Працаўнік | Невядома, чэк гэта ці рахунак-фактура |
| 2. Занясенне дакумента ў сістэму | Працаўнік | Накопліваецца да канца месяца |
| 3. Праверка палітыкі | Сістэма або кіраўнік | Калі робіцца ўручную — прапускаецца |
| 4. Зацвярджэнне | Кіраўнік | Той, хто зацвярджае, у адпачынку, намеснік не вызначаны |
| 5. Правядзенне ў бухгалтарскім уліку | Бухгалтэрыя | Катэгорыі неаднастайныя, праводка правіцца ўручную |
| 6. Выплата або зверка па карце | Фінансавы аддзел | Выпіска не сыходзіцца з праводкай |
Пры выдатках карпаратыўнай картай шосты крок ператвараецца ў асобную працу: выдатак ужо адбыўся, і застаецца толькі знайсці дакумент і суаднесці яго з радком у выпісцы. Чаму гэтае суаднясенне ўсё яшчэ робяць уручную, мы разабралі асобна ў артыкуле пра зверку карпаратыўных картак.
Пераход ад папяровага чэка да электроннага дакумента
У папяровага чэка тры структурныя праблемы: ён выцвітае, губляецца, і з таго месца, дзе ён ляжыць, немагчыма зрабіць справаздачу. Пераход у лічбавы выгляд пераносіць усе тры ў момант выдатку.
Што змяняецца:
- Дакумент фатаграфуюць у момант выдатку — рызыка выцвітання і страты знікае адразу.
- Дату, суму і даныя прадаўца счытваюць з дакумента, працаўнік не ўводзіць іх уручную: памылкі ўводу і дубляваныя заяўкі выяўляюцца на гэтым кроку.
- Праверка палітыкі працуе ў момант занясення — парушэнне відаць у той самы дзень, а не ў канцы месяца.
- Не застаецца стосу, які трэба збіраць у канцы месяца; закрыццё не чакае дакументаў.
Што не змяняецца: пераход у лічбавы выгляд не робіць правільным няправільны від дакумента. Калі чэк узялі там, дзе патрэбны быў рахунак-фактура, вынік той самы. Спачатку трэба запісаць правіла, а потым яго аўтаматызаваць.
Блок кіравання выдаткамі у Masraff вядзе гэты паток адной лініяй — ад фотаздымка чэка да бухгалтарскай праводкі; счытванне дакумента, праверка палітыкі і суаднясенне з выпіскай перастаюць быць асобнымі ручнымі задачамі.
Тэрмін зберагання
Закон аб парадку падаткаабкладання (Vergi Usul Kanunu) вымагае зберагаць кнігі і дакументы пяць гадоў, пачынаючы з года, наступнага за календарным годам, да якога яны адносяцца. Той самы тэрмін дзейсны і для дакументаў, якія трымаюцца ў электронным выглядзе; электроннае зберажэнне тэрміну не скарачае — яно толькі здымае цяжар фізічнага архіва. У вашай галіне могуць быць нормы, якія патрабуюць больш доўгага тэрміну; удакладніце гэта ў свайго падатковага кансультанта.
Частыя пытанні
Ці можна залічыць выдатак у затраты па чэку касавага апарата? Для некаторых відаў выдаткаў гэта магчыма, але агульнае і бяспечнае правіла — прасіць рахунак-фактуру, аформленую на назву кампаніі. Для якіх пазіцый чэка будзе досыць, залежыць ад законадаўства і ад сумы; зафіксуйце спіс разам са сваім падатковым кансультантам.
Я згубіў чэк — што рабіць? Папрасіце ў прадаўца копію дакумента. Калі выдатак быў зроблены картай, радок у выпісцы паказвае, што выдатак адбыўся, але сам па сабе ён не замяняе выдатковы дакумент. Большасць кампаній вызначае для такога выпадку крок «заява пра згублены дакумент» — калі ў вас яго няма, запішыце яго ў палітыку, замест таго каб кожны раз кіраваць паўторным выключэннем.
Ці досыць фотаздымка чэка, ці трэба зберагаць арыгінал? Умовы зберагання дакумента ў электронным выглядзе вызначаны законадаўствам і залежаць ад віду дакумента. Не вырашайце, ці можна знішчыць папяровы арыгінал, не спытаўшыся ў свайго падатковага кансультанта.
Ці выдатковы чэк і форма выдаткаў — гэта адно і тое ж? Не. Чэк — гэта дакумент на адзін выдатак, а форма выдаткаў — гэта спіс, які збірае выдаткі за перыяд і падае іх на зацвярджэнне. Пра тое, як запаўняць форму, і пра гатовы шаблон чытайце ў артыкуле з прыкладам формы выдаткаў.
Які курс ужываецца для закардоннага выдатку? Гэта вызначае палітыка вашай кампаніі: курс на дату выдатку, курс, які карта адлюстравала ў выпісцы, або курс на канец перыяду. Тры варыянты дадуць тры розныя вынікі. Запішыце ў палітыку, які з іх вы ўжываеце; калі гэта не запісана, у кожнай заяўцы пытанне будзе абмяркоўвацца зноўку.