Внедряване на ИИ в компаниите: уроци от лидерите

Изкуственият интелект за компаниите престана да бъде технологично любопитство и се превърна в тема на пряко управление. Докато висшите технологични ръководители на компании, работещи в глобален мащаб, водят тази трансформация, най-ценната част от натрупания опит всъщност засяга финансовите екипи: организациите, които внедряват ИИ, усещат тази сила най-осезаемо в процесите на разходи, харчене и финанси.

В тази статия обобщаваме накратко уроците, извлечени от опита на водещите лидери, поставили ИИ в центъра на корпоративните си стратегии, а след това разглеждаме стъпка по стъпка как да ги пренесете във финансовата функция.

Защо внедряването на ИИ е тема на лидерство?

Използването на корпоративен ИИ бързо се разпространи през последните години; глобалните проучвания показват, че мнозинството от големите компании използват ИИ поне в една бизнес функция. Разглеждането на ИИ обаче само като технологичен проект остава недостатъчно. Общото за успешните внедрявания е ангажираността на висшето ръководство и обвързването на технологията с конкретни бизнес резултати.

В това уравнение ролята на финансовите ръководители нараства все повече, защото:

• Данните са в ръцете на финансите: данните за разходи, бюджет и парични потоци са една от областите, в които ИИ работи най-ефективно.
• Резултатът е измерим: подобрението в процесите на разходи може да се отчете директно като спестяване на време и разходи.
• Нуждата от контрол расте: с нарастване на обема на разходите ръчното улавяне на операции, нарушаващи правилата, става невъзможно.

Кратки уроци от водещите компании

Опитът на пет големи организации от различни сектори дава насока как да се управлява внедряването на ИИ. Държим примерите кратки и за всеки открояваме урока, който финансовите екипи могат да извлекат.

Netflix — персонализация: системата за препоръки на компанията анализира навиците на гледане и предлага на всеки потребител персонализирано изживяване. Урок за финансите: ИИ създава най-голямо въздействие, когато е разположен в самия център на процеса, а не на заден план; същият принцип важи и в управлението на разходите.

JPMorgan Chase — анализ на договори и операции: банката до голяма степен автоматизира прегледа на кредитните договори и откриването на съмнителни операции. Урок за финансите: в силно регулираните процеси ИИ трябва да се изгражда заедно със стабилна рамка за риск и контрол.

Amazon — верига на доставки: в прогнозирането на търсенето и складовите процеси машинното обучение се превърна в носител на оперативната ефективност. Урок за финансите: инвестициите, започващи от вътрешна ефективност, с времето се превръщат в стойност, насочена навън; първо оправете собствения си процес на разходи.

Siemens — индустриални приложения: предиктивната поддръжка и симулацията на производствените процеси във виртуална среда намаляват непланираните престои. Урок за финансите: без тясно сътрудничество между технологичните и оперативните екипи внедряването не се мащабира; финансовият екип също трябва да е на тази маса.

Unilever — човешки ресурси и маркетинг: подпомогнатата от ИИ оценка в процесите на подбор и маркетинг ускори дейностите с голям обем. Урок за финансите: при прехода от пилотен етап към мащабиране е задължително да се определят ясни критерии за успех.

Общите стратегии на тези лидери

Пътна карта за внедряване във финансовата функция

За да пренесете тези уроци в собствената си организация, не са нужни огромни бюджети. Финансовите процеси и процесите на разходи са една от най-подходящите области за започване на внедряване на ИИ, защото данните вече са в ръцете ви, а резултатът се измерва бързо. Предлаганата от нас пътна карта се състои от пет стъпки:

1. Съберете данните си за разходите на едно място. Докато касовите бележки, фактурите, разходите с карти и авансите стоят разпръснати по различни канали, никоя интелигентна система не може да работи нормално. Първата стъпка е да съберете всички данни за разходите в един поток. Невидимата цена на разпръснатия и ръчен процес разгледахме подробно в статията ни скритата времева цена на въвеждането на разходи за компанията.

2. Запишете правилата си. ИИ научава кое е допустимо и кое нарушава правилата само от дефинирани правила. Лимитите за разходи, стъпките на одобрение и изключенията трябва да се съберат в ясна политика за разходи.

3. Започнете с пилот с тесен обхват. Общият урок на водещите компании важи и тук: не се опитвайте да преобразувате всичко наведнъж. Започнете с един процес — например автоматичното разчитане на данните от касови бележки и фактури от снимка или автоматичното класифициране на разходите — и измерете резултата.

4. Вградете контрола и одита в процеса. Операциите, нарушаващи правилата, дублиращите се записи и необичайните модели на разходи не могат да се уловят ръчно с нарастване на обема. Тук се намесва одитът, подпомогнат от ИИ; мащаба на този риск разгледахме в статията ни злоупотреба с разходи.

5. Измервайте, отчитайте, мащабирайте. Проследявайте резултатите от пилота чрез показатели като време за обработка, процент грешки и брой нарушения на политиката; свържете постигнатото с процесите си за управление на бюджета и разширете успешното приложение към другите видове разходи.

Как Masraff използва ИИ в управлението на разходите?

Masraff предоставя технологичната част от тази пътна карта в готов вид и преобразува корпоративния процес на разходи от край до край с ИИ:

• Интелигентно разчитане на касови бележки и фактури: достатъчно е да снимате документа; сумата, датата, данъкът и данните на доставчика се разпознават автоматично и се прехвърлят в системата.
• Автоматично класифициране: разходите се разпределят самостоятелно в правилните категории разходи.
• Откриване на операции, нарушаващи правилата: разходите, които не съответстват на политиката на компанията, или необичайните разходи се откриват и се съобщават на ръководителите.
• Интелигентно отчитане: тенденциите на разходите се анализират и възможностите за намаляване на разходите стават видими.

Така финансовият екип не се занимава с въвеждане на данни, а с анализ и вземане на решения. Разгледайте решението на Masraff за управление на разходите с ИИ или се свържете с нас.

Често задавани въпроси

Как ИИ променя ролята на финансовия ръководител?

С автоматизирането на ръчното въвеждане на данни и контролните задачи финансовите екипи се насочват към анализа, планирането и стратегическото вземане на решения. Финансовият ръководител, като собственик на данните за разходите, се превръща в естествен лидер в пътя на организацията към ИИ.

Кои са най-честите грешки в корпоративните проекти за ИИ?

Стартиране на проект без ясна стратегия, пренебрегване на качеството на данните, невъзможност за преход от пилот към мащабиране и прескачане на обучението на служителите са най-разпространените грешки. Успешните организации избягват тези капани, като обвързват инвестициите си с измерими бизнес резултати.

Как малките и средните предприятия могат да се възползват от ИИ?

Дори да нямате бюджетите на големите компании, можете да започнете с готови облачни решения. Платформи като Masraff правят управлението на разходите с ИИ достъпно без допълнителна инвестиция в инфраструктура; най-бързата възвръщаемост често идва от процесите на разходи.

Как се гарантира сигурността на данните по време на внедряването на ИИ?

Криптиране на данните, контрол на достъпа, редовни проверки на сигурността и съответствие с нормите за защита на данните (KVKK) трябва да се вградят в проектирането от самото начало на проекта. Masraff работи със стандарти за сигурност на данните от корпоративно ниво, за да гарантира сигурно управление на данните за разходите.

Наистина ли ИИ прави разлика в управлението на разходите?

Да. Той намалява грешките от ръчното въвеждане, ускорява процесите на одобрение, прави нарушенията на политиката веднага видими и предлага прогнози на база тенденциите на разходите. За да видите отдачата на тези ползи във вашата организация, препоръчваме да започнете с пилот с тесен обхват и да измерите резултатите със собствените си данни.