Съдържание
- Защо е трудно да се проследяват разходите по фирмена кредитна карта?
- Как се проследяват разходите по фирмена кредитна карта?
- Какво да проверявате на всеки ред от извлечението?
- Какви правила са нужни за използването на картите?
- Има ли програми, които автоматично проследяват разходите по фирмена кредитна карта?
- Заключение: не отлагайте проследяването до края на месеца
Разходите по фирмена кредитна карта се проследяват, като три неща се съберат в един списък: кой е използвал картата, документът за всяка покупка и извлечението в края на месеца. Проблемът е, че в повечето компании тези три източника на информация са на три различни места. В статията ще намерите практична рутина за проследяване на разходите с карта, без да чакате края на месеца, контролен списък за всеки ред от извлечението, основни правила за политика за картите и критерии за избор на софтуер. Когато става дума за документи и данъци, описаните правила са турските.
Защо е трудно да се проследяват разходите по фирмена кредитна карта?
Разходите по фирмена кредитна карта се проследяват трудно, защото картодържателят, касовата бележка и извлечението възникват на различни места и в различно време.
Един типичен месец изглежда така:
- Картодържателят плаща; бележката остава в портфейла, в имейла или в жабката на колата.
- Извлечението пристига в края на месеца; редовете му обикновено съдържат само търговеца, датата и сумата.
- Счетоводството отваря извлечението и за всеки ред пита: „Какво е това, къде е документът, към кой разходен център да се отнесе?“
Тъй като между покупката и извлечението минават няколко седмици, картодържателят вече не помни подробностите, бележките се губят и месечното приключване се бави. Когато една карта се ползва от няколко души, понякога дори не е ясно кой е платил. Причината рядко е злонамереност – по-често информацията идва късно и разпокъсано.
Как се проследяват разходите по фирмена кредитна карта?
Разходите по фирмена кредитна карта се проследяват с постоянна рутина: документът се събира в момента на покупката, а в края на месеца се сравнява с извлечението. Петте стъпки по-долу са приложими за повечето компании.
- Свържете всяка карта с потребител. Запишете на кого принадлежи всяка карта, а при общите карти – кой отговаря за тях. За карта без известен притежател няма кого да питате.
- Събирайте документа в момента на покупката. Картодържателят снима бележката още в деня на покупката и я записва с кратко описание и служебна цел. Мобилно приложение за разходи улеснява тази стъпка.
- Сравнявайте месечното извлечение със записаните разходи. Срещу всеки ред от извлечението трябва да има запис на разход и документ. Съпоставяйте по карта, дата и сума.
- Следете несъпоставените редове. Съберете редовете без съответствие в един списък, попитайте отговорника и ги закрийте до датата на приключване. Броят на отворените редове месец по месец показва рано проблемите в процеса.
- Задайте категория и разходен център. Дайте на всеки разход категория и разходен център, за да попадат разходите с карта на правилното място в бюджетните отчети.
За събирането на документи и въвеждането на разходи вижте управление на разходи.
Какво да проверявате на всеки ред от извлечението?
На всеки ред от извлечението проверявайте картодържателя, съответния разход, документа, служебната цел, счетоводното осчетоводяване и спазването на политиката.
| Проверка | Въпрос | Какво да направите, ако липсва |
|---|---|---|
| Картодържател | Кой използва тази карта? | Актуализирайте връзката карта–потребител |
| Запис на разход | Има ли записан разход срещу този ред? | Поискайте от картодържателя да го запише |
| Сума и дата | Съвпадат ли сумата и датата с извлечението? | Попитайте за причината (валута, разделено плащане, възстановяване) |
| Документ | Приложена ли е касова бележка или фактура? | Изискайте документа; ако е изгубен, приложете вътрешната процедура |
| Служебна цел | Посочена ли е служебната причина? | Поискайте обяснение от картодържателя |
| Категория и разходен център | Избрани ли са правилната категория и разходен център? | Счетоводството коригира или пита одобряващия |
| Политика | Съответства ли покупката на правилата за картата? | Маркирайте като изключение и изпратете на одобряващия |
Забележка: в повечето случаи редът от извлечението не замества фактура или касова бележка. Кой документ е достатъчен за признаване на разхода според турския Данъчно-процесуален закон (213 sayılı Vergi Usul Kanunu), уточнете с вашия mali müşavir (дипломиран счетоводител-консултант в Турция).
Какви правила са нужни за използването на картите?
За използването на картите са нужни писмени правила кой получава карта, за какво може да се харчи, какви са лимитите, какъв е срокът за документите и как се одобряват изключенията.
Кратката и приложима политика за картите обхваща следното:
- Притежание на карта: Кой получава карта, допускат ли се общи карти, как се закрива картата при напускане на служител?
- Разрешени разходи: Кои категории могат да се плащат с карта и кои (например лични покупки) са забранени?
- Лимити: Горни граници на служител, категория или операция.
- Срок за документите: До колко дни след покупката трябва да бъде въведена бележката.
- Лични разходи: Как лична покупка, направена по грешка, се възстановява на компанията.
- Изключения: Кой одобрява покупка извън правилата и с каква обосновка.
Ако политиката съществува само като PDF файл, контролът пак се прави на ръка. За да свържете правилата с въвеждането на разходите, разгледайте управление на политики за разходи.
Има ли програми, които автоматично проследяват разходите по фирмена кредитна карта?
Да, има програми за управление на разходите, които до голяма степен автоматизират проследяването, като съпоставят извлечението по фирмената карта със записаните разходи.
Колко „автоматична“ е една такава програма зависи от това как данните от картата влизат в системата. Когато оценявате решение, обърнете внимание на следните критерии:
- Настройка на картите: Могат ли картите да се дефинират за компанията и да се свържат с потребители?
- Импорт на извлечението: По какъв начин извлечението влиза в системата и могат ли да се използват файловите формати на различни банки?
- Съпоставяне: Сравняват ли се редовете от извлечението със записаните разходи и виждат ли се несъпоставените редове?
- Мобилно въвеждане на документи: Може ли картодържателят да запише бележката с телефона в момента на покупката?
- Политика и одобрение: Минават ли разходите с карта през същите проверки на политиката и същия процес на одобрение като останалите разходи?
- Прехвърляне към счетоводството: Могат ли категориите, разходните центрове и документите да се предадат към вашата счетоводна система?
В Masraff тази задача се изпълнява от модула за извлечения (Ekstre Modülü). Картите се дефинират за компанията и се свързват с потребители. Извлечението по картата се качва като Excel файл, а колоните му се съпоставят с полетата в системата. След качването редовете по свързаните карти се сравняват с разходите; за редовете без съответстващ разход автоматично се създават нови разходи. Така счетоводството може да се съсредоточи върху липсващите документи и обяснения, вместо да търси липсващи редове един по един. Подробности ще намерите в равнение на фирмени карти.
Заключение: не отлагайте проследяването до края на месеца
Същността на проследяването на разходите по фирмена кредитна карта е информацията да се събира в момента на покупката, а извлечението да служи като контролна точка. Когато връзката карта–потребител, документът веднага след покупката, месечното сравнение, списъкът с отворени редове и правилното осчетоводяване работят заедно, приключването се скъсява, а изненадите в края на месеца намаляват. За да съпоставяте извлечения и разходи на едно място, разгледайте равнението на фирмени карти с Masraff.