Recuperación del IVA en gastos multidivisa

Para las organizaciones con operaciones internacionales, la recuperación del IVA y el GST representa una oportunidad importante para recuperar gastos que a menudo quedan sin reclamar. Según estimaciones del sector, las empresas dejan cada año miles de millones de dólares de IVA recuperable sobre la mesa; las principales causas son procesos de captura de gastos insuficientes, documentación incompleta y falta de visibilidad sobre las transacciones multidivisa.

Esta guía examina cómo la tecnología moderna de gestión de gastos puede ayudar a las organizaciones a maximizar su potencial de recuperación del IVA en múltiples divisas y jurisdicciones, transformando un proceso antes complejo y manual en un flujo de trabajo automatizado y optimizado.

Fundamentos del IVA y el GST: lo que necesita saber

Antes de pasar a las estrategias de optimización, es importante comprender los fundamentos del IVA (impuesto sobre el valor añadido) y el GST (impuesto sobre bienes y servicios) en relación con los gastos empresariales.

¿Qué es el IVA?

El IVA es un impuesto al consumo que se aplica en cada etapa de la cadena de suministro en la que se añade valor. A diferencia del impuesto sobre las ventas (que se aplica solo en el punto de venta final), el IVA se recauda de forma gradual en cada etapa de la producción y la distribución. Las empresas registradas a efectos del IVA pueden recuperar el IVA pagado en sus compras relacionadas con el negocio, creando así un sistema en el que solo el consumidor final soporta la carga fiscal completa. Para conocer los detalles del cálculo del IVA y la automatización del proceso de cálculo, consulte nuestra guía sobre cómo se calcula el IVA.

¿Qué es el GST?

El GST funciona de manera similar al IVA, pero se utiliza en países como Australia, India, Canadá, Singapur y Nueva Zelanda. Aunque el mecanismo es similar, cada país tiene sus propios tipos, exenciones y requisitos de declaración. Algunos países utilizan un sistema híbrido con componentes de GST tanto a nivel central como estatal.

¿Por qué es importante la recuperación del IVA/GST para los gastos empresariales?

Cuando los empleados viajan internacionalmente o realizan compras en países extranjeros, el IVA o GST pagado en esos gastos a menudo puede ser recuperado por el empleador. El potencial de recuperación es considerable:

• Tipos de IVA europeos: entre el 17 % (Luxemburgo) y el 27 % (Hungría), con la mayoría de los países en el rango del 19-25 %
• IVA del Reino Unido: tipo general del 20 %
• GST de Australia: 10 %
• GST de la India: entre el 5 % y el 28 % según la categoría
• Impuesto al consumo de Japón: 10 %
• GST/HST de Canadá: 5-15 % según la provincia

Para una empresa que gasta 5 millones de dólares al año en viajes internacionales y aprovisionamiento, el IVA/GST recuperable puede superar fácilmente los 500.000 a 1 millón de dólares anuales.

Extracción automática del IVA: la base de la optimización de la recuperación

El primer paso, y el más crítico, en la optimización de la recuperación del IVA es la extracción precisa de la información del IVA de los recibos de gastos y las facturas. Aquí es donde la mayoría de las organizaciones tienen dificultades, especialmente con los gastos internacionales, donde los recibos pueden estar en idiomas y formatos extranjeros.

¿Cómo funciona el proceso de extracción de IVA con IA de Masraff?

Masraff extrae automáticamente la información del IVA utilizando reconocimiento óptico de caracteres (OCR) avanzado combinado con modelos de aprendizaje automático entrenados con millones de recibos internacionales:

1. Captura del recibo: el empleado fotografía o sube el recibo a través de la aplicación móvil de Masraff o la interfaz web.
2. Detección de idioma: el sistema identifica automáticamente el idioma y el país de origen basándose en el formato del recibo, la divisa y los patrones de texto.
3. Identificación del IVA: el modelo de IA localiza las líneas de IVA/GST en el recibo, incluso cuando están etiquetadas de forma diferente según el país (TVA en Francia, MwSt en Alemania, IVA en España e Italia, BTW en los Países Bajos).
4. Validación del tipo: el tipo de IVA extraído se contrasta con el tipo aplicable para ese país y categoría de gasto para confirmar su exactitud.
5. Verificación del importe: el sistema verifica que el importe del IVA sea matemáticamente coherente con el importe neto y el tipo aplicable.
6. Evaluación de la elegibilidad para la recuperación: basándose en la categoría de gasto, el país y la normativa aplicable, el sistema determina si el IVA es elegible para la recuperación.

Precisión y casos especiales

La extracción de IVA de Masraff alcanza una precisión superior al 95 % en los países admitidos. El sistema gestiona los casos especiales comunes:

• Tipos de IVA divididos: recibos que contienen varios artículos gravados a tipos diferentes (por ejemplo, alimentos al tipo reducido y alcohol al tipo general)
• Artículos a tipo cero: artículos técnicamente sujetos al IVA pero al tipo del 0 %, que aun así deben registrarse
• Artículos exentos: compras exentas de IVA que no deben incluirse en los cálculos de recuperación
• Mecanismos de inversión del sujeto pasivo: transacciones B2B transfronterizas en las que el comprador, en lugar del vendedor, contabiliza el IVA
• Facturas simplificadas: recibos de bajo valor que pueden no incluir un desglose completo del IVA pero que siguen siendo elegibles para la recuperación

Gestión multidivisa: administrar más de 150 divisas

La gestión de gastos internacionales implica transacciones en múltiples divisas, y una gestión precisa de las divisas es esencial tanto para una recuperación correcta del IVA como para la información financiera.

El desafío multidivisa

Cuando un empleado realiza una compra en una divisa extranjera, se producen varios pasos de conversión:

1. Divisa de la transacción: la divisa en la que se realizó la compra (la que aparece en el recibo)
2. Divisa de liquidación de la tarjeta: la divisa en la que se liquida la transacción de la tarjeta de crédito (puede diferir de la divisa de la transacción)
3. Divisa de reembolso: la divisa en la que se reembolsa al empleado (generalmente la divisa local)
4. Divisa de reporting: la divisa utilizada para la información financiera y los asientos del libro mayor
5. Divisa de recuperación del IVA: la divisa requerida para la solicitud de recuperación del IVA en cada jurisdicción

Cada una de estas conversiones debe rastrearse, documentarse y conciliarse. Las diferencias de tipo de cambio en cada paso pueden crear inconsistencias que complican tanto la elaboración de informes de gastos como la recuperación del IVA.

¿Cómo gestiona Masraff los gastos multidivisa?

Masraff admite más de 150 divisas con integración de tipos de cambio en tiempo real:

• Detección automática de divisa: el sistema identifica la divisa de la transacción a partir del recibo y aplica el tipo de cambio adecuado.
• Tipos de cambio de múltiples fuentes: Masraff se integra con varios proveedores de tipos de cambio para garantizar tipos precisos y actualizados. Las organizaciones pueden configurar su fuente de tipos preferida (tipos del banco central, tipos interbancarios o tipos de tesorería corporativa).
• Bloqueo de tipos históricos: los tipos de cambio se bloquean en la fecha de la transacción, lo que garantiza la coherencia entre el gasto original y los pasos de procesamiento posteriores.
• Seguimiento de ganancias/pérdidas: el sistema calcula y registra automáticamente las ganancias o pérdidas cambiarias que se producen entre la fecha de la transacción y la fecha de pago o reembolso.
• IVA en la divisa original: a efectos de recuperación, los importes del IVA se conservan en la divisa original de la transacción, ya que la mayoría de las autoridades fiscales exigen que las solicitudes de recuperación se presenten en la divisa local del gasto.
• Reglas de redondeo configurables: cada país tiene reglas de redondeo diferentes para los cálculos fiscales. Masraff aplica las reglas de redondeo correctas para cada jurisdicción.

Estrategias de optimización de la recuperación del IVA

Más allá de una captura precisa y una buena gestión de divisas, existen varios enfoques estratégicos para maximizar la recuperación del IVA:

1. Identifique todas las categorías recuperables

Muchas organizaciones solo reclaman la recuperación del IVA en categorías evidentes como estancias en hoteles e inscripciones a conferencias. Sin embargo, el IVA a menudo es recuperable en una gama de gastos mucho más amplia:

• Transporte: tarifas de taxi, billetes de tren, compras de combustible (los tipos y la elegibilidad varían según el país)
• Comidas: comidas de negocios (algunos países aplican restricciones a los gastos de representación)
• Servicios profesionales: honorarios de consultoría, servicios jurídicos, servicios contables prestados en el extranjero
• Tecnología: suscripciones de software, compras de hardware, telecomunicaciones
• Gastos de oficina: suministros, impresión, costes de envío
• Gastos de vehículos: alquiler de coches, tarifas de aparcamiento, peajes

2. Garantice una documentación adecuada

La documentación insuficiente es la causa más común de rechazo de la recuperación del IVA. Los requisitos varían según el país, pero en general incluyen:

• Factura o recibo original: la mayoría de los países exigen el documento original (las copias digitales se aceptan cada vez más)
• Número de registro de IVA del proveedor: el número de identificación fiscal del proveedor debe figurar en la factura
• Desglose por partidas: la factura debe mostrar los artículos individuales, las cantidades y el tipo de IVA aplicable a cada uno
• Propósito empresarial: documentación de la justificación empresarial del gasto
• Entidad jurídica correcta: la factura debe estar dirigida a la entidad jurídica correcta que presenta la reclamación

3. Presente las solicitudes dentro de los plazos

Cada país tiene plazos específicos para las solicitudes de recuperación del IVA. No cumplir estos plazos significa renunciar permanentemente a la recuperación:

• Directiva de la UE 2008/9/CE: las empresas establecidas en la UE que reclamen devoluciones de otros países de la UE deben presentar la solicitud antes del 30 de septiembre del año siguiente
• 13.ª Directiva (fuera de la UE): las empresas de fuera de la UE que reclamen la devolución del IVA de la UE generalmente tienen como fecha límite el 30 de junio
• Plazos específicos por país: cada país puede establecer requisitos adicionales y plazos más cortos para determinados tipos de reclamaciones

Masraff realiza automáticamente el seguimiento de los plazos de recuperación de cada jurisdicción y avisa a los equipos financieros con antelación; así se evita que el IVA recuperable caduque por plazos incumplidos.

4. Utilice la tecnología para el cumplimiento

Las normativas del IVA cambian con frecuencia, y mantenerse al día con los requisitos de varios países es un desafío importante. Masraff lo aborda de la siguiente manera:

• Proporciona una base de datos continuamente actualizada de tipos y reglas de IVA para todos los países admitidos
• Aplica automáticamente los tipos y reglas correctos según la fecha del gasto y el país
• Señala los gastos que pueden requerir documentación adicional para una recuperación exitosa
• Genera paquetes de recuperación específicos por país con toda la documentación y el formato requeridos

5. Consolide y agrupe las reclamaciones

En lugar de presentar solicitudes de recuperación individuales, las organizaciones pueden maximizar la eficiencia y las tasas de éxito:

• Consolidando las reclamaciones por país y período para alcanzar los umbrales mínimos
• Agrupando las reclamaciones para reducir la carga administrativa y las tarifas de procesamiento
• Priorizando las reclamaciones de alto valor y los países con mayores tasas de aprobación
• Realizando el seguimiento del estado de las reclamaciones y dando seguimiento inmediato a las pendientes o rechazadas

Reglas y consideraciones específicas por país

Las reglas de recuperación del IVA varían considerablemente según el país. Un resumen de las consideraciones clave para las jurisdicciones de recuperación más comunes:

Unión Europea

La UE ha armonizado algunos aspectos de la recuperación del IVA mediante directivas, pero persisten diferencias importantes entre los Estados miembros:

• Alemania (tipo general del 19 %): el IVA de las estancias en hoteles es recuperable al tipo reducido del 7 %. Existen restricciones en los gastos de comidas. La declaración electrónica a través del portal BZSt es obligatoria.
• Francia (tipo general del 20 %): el IVA hotelero es totalmente recuperable. Las comidas en restaurantes son recuperables con la documentación adecuada. Francia exige las facturas originales para las reclamaciones que superen ciertos umbrales.
• Reino Unido (tipo general del 20 %): tras el Brexit, la recuperación del IVA británico para las empresas de la UE sigue el proceso de la 13.ª Directiva. Las empresas británicas que reclaman el IVA de la UE utilizan el portal de devoluciones de la UE con un proceso específico para el Reino Unido.
• España (tipo general del 21 %): requisitos de formato específicos para las facturas. El IVA de alojamiento y comidas es generalmente recuperable con la documentación adecuada.
• Italia (tipo general del 22 %): requisitos de facturación detallados. La recuperabilidad de algunas categorías de gastos es limitada. La facturación electrónica es cada vez más obligatoria.

Asia-Pacífico

• Japón (impuesto al consumo del 10 %): el sistema de facturas cualificadas (en vigor desde octubre de 2023) exige formatos de factura específicos para las solicitudes de deducción fiscal. Masraff valida automáticamente las facturas japonesas conforme a estos requisitos.
• Australia (GST del 10 %): requisitos de declaración mediante el BAS (Business Activity Statement). Los créditos de GST están disponibles para la mayoría de los gastos empresariales con una factura fiscal válida.
• Singapur (GST del 9 %): requisitos específicos que distinguen el plan de devolución a turistas de la recuperación del GST empresarial. Declaración electrónica a través del portal IRAS.
• India (GST del 5-28 %): estructura compleja de varios niveles con CGST, SGST, IGST. La elegibilidad para el crédito fiscal soportado depende de la naturaleza del suministro y del estado de registro de ambas partes.

Oriente Medio

• EAU (IVA del 5 %): sistema de IVA relativamente nuevo (en vigor desde 2018). Las facturas fiscales deben cumplir requisitos específicos de la FTA. Existe un plan de devolución a turistas para las compras elegibles.
• Arabia Saudita (IVA del 15 %): requisitos de facturación electrónica (FATOORA). Requisitos específicos de documentación y declaración a través del portal ZATCA.
• Baréin (IVA del 10 %): el IVA entró en vigor en 2019. La recuperación del impuesto soportado está disponible para los suministros al tipo general utilizados en actividades empresariales.

Informes para la declaración fiscal

La elaboración de informes precisos es la última pieza del rompecabezas de la recuperación del IVA. Las organizaciones necesitan informes completos que satisfagan tanto los requisitos financieros internos como las expectativas de las autoridades fiscales externas.

Informes clave de IVA

• Resumen de IVA por país: una vista agregada de todo el IVA recuperable por país, que muestra el total de gastos elegibles, los importes de IVA y el estado de recuperación.
• Panel de estado de las recuperaciones: una vista en tiempo real de todas las reclamaciones de recuperación activas, su estado (presentada, en revisión, aprobada, rechazada, pagada) y los importes de recuperación esperados.
• Informe de excepciones: una lista de gastos en los que la extracción del IVA falló o cuya elegibilidad es incierta, que requieren revisión manual.
• Informe de conversión de divisas: un desglose detallado de los tipos de cambio aplicados a cada transacción, mostrando los importes originales y convertidos.
• Rastreador de plazos: una vista de calendario de los próximos plazos de recuperación por país, con alertas para las fechas de vencimiento cercanas.
• Análisis de la tasa de recuperación: análisis histórico de las tasas de éxito de las recuperaciones por país, categoría de gasto y proveedor, que ayuda a identificar áreas de mejora.

Integración con sistemas de declaración fiscal

Masraff se integra con los principales sistemas de declaración fiscal y ERP para agilizar el proceso de recuperación de principio a fin:

• Presentación directa: para las jurisdicciones admitidas, Masraff puede enviar las solicitudes de recuperación del IVA directamente a los portales de las autoridades fiscales.
• Integración con ERP: sincronización automática de los datos del IVA con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y otros grandes sistemas ERP.
• Exportación para asesores fiscales: formatos de exportación estándar que pueden compartirse con asesores fiscales externos o proveedores de servicios de recuperación.
• Paquetes de auditoría: paquetes de auditoría preformateados para cada jurisdicción, que incluyen toda la documentación de respaldo requerida.

Medición del rendimiento de la recuperación del IVA

Para optimizar continuamente su proceso de recuperación del IVA, realice el seguimiento de estos indicadores clave de rendimiento:

• Tasa de captura: el porcentaje del IVA recuperable total identificado y capturado con éxito en el sistema de gastos.
• Tasa de presentación: el porcentaje del IVA capturado incluido en las solicitudes de recuperación (frente al perdido por problemas de documentación).
• Tasa de aprobación: el porcentaje de reclamaciones presentadas aprobadas por las autoridades fiscales.
• Tiempo de recuperación: el tiempo medio desde que se produce el gasto hasta la recuperación del IVA, por país.
• Valor neto de recuperación: el total del IVA recuperado menos los costes de procesamiento y las tarifas.
• Tasa de fuga: el porcentaje estimado de IVA recuperable no capturado, que representa la oportunidad de mejora.

Errores comunes de recuperación del IVA que se deben evitar

1. Suponer que todo el IVA es recuperable: algunas categorías están excluidas o restringidas en determinados países. Verifique siempre la elegibilidad antes de incluir gastos en una solicitud de recuperación. Para el caso específico de Turquía, tratamos qué gastos no pueden deducirse de la base imponible en nuestro artículo sobre gastos legalmente no deducibles.
2. Utilizar recibos simplificados para reclamaciones de alto valor: muchos países exigen facturas fiscales completas (no recibos simplificados) para las reclamaciones que superen un determinado umbral.
3. Ignorar los requisitos de inversión del sujeto pasivo: en los servicios B2B transfronterizos puede aplicarse el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, lo que cambia la forma en que debe contabilizarse el IVA.
4. Presentar la solicitud en la divisa incorrecta: las solicitudes de recuperación generalmente deben presentarse en la divisa local del país donde se produjo el gasto.
5. Pasar por alto el requisito de la entidad jurídica: las facturas deben estar dirigidas a la entidad jurídica correcta. Las empresas de un mismo grupo generalmente no pueden realizar recuperaciones cruzadas de IVA.
6. Ignorar la exención parcial: si su organización realiza tanto suministros gravados como exentos, es posible que solo pueda recuperar una parte del IVA soportado.

Primeros pasos con la solución de recuperación del IVA de Masraff

Las capacidades integradas de recuperación del IVA de Masraff se ofrecen como parte de nuestra plataforma de gestión de gastos. Para comenzar:

1. Configure sus entidades jurídicas: establezca sus entidades jurídicas y los detalles de registro de IVA en cada jurisdicción relevante.
2. Active la extracción del IVA: active la extracción automática del IVA en su configuración de captura de gastos. El sistema comenzará de inmediato a identificar y capturar el IVA de los nuevos envíos de gastos.
3. Revise y ajuste: durante el primer mes, revise los resultados de la extracción del IVA y ajuste las asignaciones de categorías o las reglas de elegibilidad.
4. Establezca flujos de trabajo de recuperación: configure flujos de trabajo de recuperación específicos por país, incluidos los requisitos de aprobación y las preferencias de declaración.
5. Supervise y optimice: utilice el panel de recuperación del IVA para hacer seguimiento del rendimiento y optimizar continuamente sus tasas de captura y recuperación.

Conclusión

La optimización de la recuperación del IVA y el GST es una de las mejoras con mayor retorno de inversión que una organización puede aplicar a su proceso de gestión de gastos. Con la tecnología adecuada, los procesos correctos y atención a los requisitos específicos de cada país, las empresas pueden recuperar importes significativos de impuestos que de otro modo se perderían.

Los factores clave de éxito son: extracción automática y precisa del IVA de los recibos; una gestión multidivisa adecuada que conserve los importes del IVA en sus divisas originales; el cumplimiento de los requisitos de documentación y declaración específicos de cada país; y la supervisión y optimización continuas del rendimiento de la recuperación.

La plataforma de gestión de gastos con IA de Masraff aborda todos estos factores, admitiendo más de 150 divisas y manteniendo actualizadas las reglas del IVA para jurisdicciones de todo el mundo. Tanto si está comenzando su camino en la recuperación del IVA como si busca optimizar un proceso existente, Masraff le proporciona la base tecnológica que necesita.

¿Listo para maximizar su potencial de recuperación del IVA? Solicite una demo de Masraff para ver cómo nuestra captura de gastos multidivisa y la extracción automática del IVA pueden ayudarle a recuperar más impuestos, más rápido.