Mazmuny
Aýyň ahyrynda buhgalteriýa iberilýän çykdajy faýly köp kompaniýada Excel tablisasydyr: çekler setirme-setir ýazylýar, jemler çykarylýar, KDW aýrylýar. Tablisa tertipli ýöredilende buhgalteriýanyň işi birnäçe minut alýar; tertipsiz ýöredilende bir çek iki gezek hasaba alynýar, KDW jemi gabat gelmeýär we ýetmeýän maglumatlar üçin e-poçta ýazyşmalary başlaýar. Bu makala çykdajy sanawynyň haýsy sütünlerden durmalydygyny, Excel-de nädip ýöredilmelidigini we buhgalteriýa iberilmezden öň nämäniň barlanmalydygyny düşündirýär. Bu ýerde beýan edilýän resminama görnüşleri, salgyt belgisi (VKN) we KDW düzgünleri Türkiýäniň düzgünleridir.
Çykdajy sanawy näme we çykdajy formasyndan tapawudy näme?
Çykdajy sanawy belli bir döwürde ýygnalan çekleriň we hasap-fakturalaryň her biri bir setir bolup ýazylýan tablisadyr; çykdajy formasy bolsa diňe bir çykdajyny ýa-da bir hasabaty beýan edýär.
Çykdajy formasy adatça işgäriň bir çykdajy ýa-da bir iş sapary üçin dolduryan resminamasydyr. Ol tassyklanýar, gol çekilýär we esas resminama bilen bilelikde buhgalteriýa gidýär. Çykdajy sanawy bolsa döwürleýin ýygyndydyr: bir aýda, bir taslamada ýa-da bir iş saparynda ýygnanan ähli çekler bir tablisada jemlenýär. Şonuň üçin oňa köplenç "çek sanawy" ýa-da "çekleriň ýygyndysy" hem diýilýär.
Sanawyň maksady buhgalteriýa hasaba almak üçin taýýar jemleme bermekdir. Setirler resminama bilen birme-bir gabat gelmeli, jemler bolsa kategoriýa we KDW göterimi boýunça barlanyp bilinmelidir. Çegiň özüniň haýsy maglumatlary saklamalydygy aýratyn mowzukdyr we sanawdan öň ony hem anyklamak peýdalydyr.
Çykdajy sanawynda haýsy sütünler bolmaly?
Çykdajy sanawynda iň bolmanda sene, resminama maglumaty, satyjy we salgyt belgisi, kategoriýa, çykdajy merkezi, KDW bölünişi, jemi mukdar we töleg usuly sütünleri bolmalydyr.
| Sütün | Näme ýazylýar | Näme üçin gerek |
|---|---|---|
| Sene | Resminamadaky sene | Döwri we çykdajy senesini kesgitlemek |
| Resminama görnüşi | Hasap-faktura, e-Fatura, e-Arşiw faktura, çek, gider pusulası | Ýazgynyň haýsy resminama esaslanýandygyny görkezýär |
| Resminama belgisi | Resminamanyň seriýasy we tertip belgisi | Gaýtalanýan ýazgyny tapmagyň esasy açary |
| Satyjy / salgyt belgisi | Satyjynyň ady we salgyt belgisi | Hasap-fakturany barlamak we kontragent bilen gabatlaşdyrmak |
| Düşündiriş | Çykdajynyň gysga beýany | Buhgalteriň çykdajyny düşünmegi |
| Kategoriýa | Ulag, ýaşaýyş jaýy, nahar, kanselýariýa ýaly | Hasaplar meýilnamasyna gabatlaşdyrmak |
| Çykdajy merkezi | Bölüm ýa-da birlik | Çykdajylary paýlamak we býujet gözegçiligi |
| KDW göterimi | Resminamadaky göterim | KDW jemini göterim boýunça barlamak |
| KDW mukdary | Resminamadaky KDW | Hasaba goşulýan KDW-ni aýyrmak |
| KDW-siz mukdar | Salgyt binýady | Çykdajyny hasaba almak |
| Jemi | KDW bilen mukdar | Resminamanyň jemi bilen deňeşdirmek |
| Töleg usuly | Korporatiw kart, şahsy kart, nagt, awans | Öweziniň dolunmagy we kart göçürmesi bilen gabatlaşdyrmak |
| Taslama | Bar bolsa taslama kody | Taslama boýunça çykdajy gözegçiligi |
Bu sütünleriň hemmesi her kompaniýa üçin hökmany däl; taslama boýunça işlemeýän kompaniýada taslama sütüni boş galyp biler. Emma resminama belgisi we salgyt belgisi sütünlerinden ýüz öwürmek bolmaz, sebäbi indiki bölümdäki barlaglaryň köpüsi şu iki sütüne daýanýar. Türkiýede resminamalaryň çykdajy hökmünde kabul edilmegi we KDW-niň hasaba goşulmagy 213 belgili Salgyt Tertibi Kanuny (Vergi Usul Kanunu) we KDW kanunçylygy bilen düzgünleşdirilýär; kompaniýaňyza degişli ulanylyşy salgyt maslahatçyňyz bilen tassyklaň.
Çykdajy sanawy Excel-de nädip ýöredilýär?
Excel-de çykdajy sanawy her resminama üçin bir setir, hemişelik sütünler, açylýan sanawly kategoriýa we aýlyk sahypalar bilen ýöredilýär; jemler pivot tablisasy bilen çykarylýar.
Her resminama bir setir. Bir çekde birnäçe KDW göterimi bar bolsa-da, olary bir setirde jemlemegiň ýerine her göterim üçin aýratyn setir açmak KDW barlagyny ýeňilleşdirýär. Birnäçe resminamany bir setirde birleşdirmäň; resminama belgisi sütüni manysyny ýitirýär.
Açylýan sanawlar. Kategoriýa, çykdajy merkezi, resminama görnüşi we töleg usuly sütünlerini Maglumatlary barlamak (Data Validation) arkaly açylýan sanawa baglaň. Erkin tekst ýazylanda "Nahar", "nahar" we "Nahar çykdajysy" üç dürli kategoriýa ýaly görünýär we jemler bozulýar.
Formulaly sütünler. KDW-siz mukdary we KDW mukdaryny el bilen ýazmagyň ýerine olary jemi we KDW göterimi boýunça formula bilen hasaplaň ýa-da tersine, resminamadaky bahalary ýazyp, jemi formula bilen barlaň. Haýsy usuly saýlasaňyz hem, resminamadaky san tablisadaky san bilen birmeňzeş bolmalydyr.
Aýlyk sahypalar. Her aý üçin aýratyn sahypa açyň we sahypalary birmeňzeş sütün gurluşynda saklaň. Şeýlelikde ýylyň ahyrynda ähli sahypalary birleşdirmek aňsatlaşýar.
Pivot bilen jemleme. Aýratyn jemleme sahypasynda pivot tablisasyny gurup, kategoriýa, çykdajy merkezi we KDW göterimi boýunça jemleri çykaryň. Buhgalteriýa bu jemlemä seredip ýazgyny çalt barlap biler.
Taýýar başlangyç nokady isleseňiz, Masraff gurallaryna seredip, şablony sanawyň sütünlerine görä giňeldip bilersiňiz.
Buhgalteriýa ibermezden öň nämeler barlanmaly?
Çykdajy sanawy buhgalteriýa gitmezden öň gaýtalanýan resminama belgisi, ýetmeýän salgyt belgisi we KDW jeminiň gabat gelşi boýunça barlanmalydyr.
- Gaýtalanýan resminama belgisi: Şol bir satyjy we şol bir resminama belgisi iki setirde bar bolsa, ähtimal bir çek iki gezek girizilendir. Excel-de Şertli formatlaşdyrma arkaly gaýtalanýan bahalary bellemek muny çalt görkezýär.
- Ýetmeýän salgyt belgisi: Hasap-fakturaly çykdajylarda salgyt belgisi boş bolsa, resminamany barlap bolmaýar. Bu setirleri süzüp, resminamanyň suratyndan dolduryň.
- KDW jemi: KDW-siz mukdar bilen KDW mukdarynyň jemi "Jemi" sütünine deň bolmalydyr. Tapawudy görkezýän barlag sütünini goşuň we nola deň bolmadyk setirleri derňäň.
- Sene aralygy: Sanawyň döwrüne girmeýän resminamalar bar bolsa, olary aýratyn belläň.
- Resminamalaryň gabat gelşi: Setirleriň sany goşulan resminamalaryň sany bilen gabat gelýärmi, her setiriň suraty barmy?
Bu barlaglary her aý şol bir tertipde geçirmek buhgalteriýadan gaýdyp gelýän soraglary ep-esli azaldýar.
Excel çykdajy sanawy haçan ýeterlik bolmaýar?
Resminamalaryň sany artanda, birnäçe adam bir faýla maglumat girizende we tassyklama ädimi gerek bolanda Excel çykdajy sanawy ýeterlik bolmazlyga başlaýar.
Birnäçe işgäriň aýda birnäçe onlarça çegi Excel-de aňsat dolandyrylýar. Kynçylyklar göwrüm ulalanda başlaýar: her işgär öz faýlyny iberýär, sütün gurluşlary biri-birinden tapawutlanýar, çekleriň suratlary e-poçtalara dargaýar we kimiň nämäni tassyklandygy faýlda görünmeýär. Gaýtalanmalary barlamak hem indi bir sahypada däl-de, onlarça faýlyň arasynda edilmeli işe öwrülýär.
Şu tapgyrda çegi çykdajy edilen pursatynda ýygnaýan we barlaglary hasaba alnanda geçirýän ulgama geçmek manyly bolýar. Mysal üçin, Masraff mümkin bolan gaýtalanýan çykdajylary sene, mukdar we pul birligi boýunça barlaýar; islege görä kategoriýa, satyjy, çek belgisi we salgyt belgisi hem bu barlaga goşulyp bilner. Mümkin bolan gaýtalanýan çykdajy tapylanda hasabatyň iberilmegi petiklenip bilner. Şeýlelikde, Excel-de aýyň ahyrynda el bilen geçirilýän barlagyň möhüm bölegi çykdajy girizilýän wagty edilen bolýar.
Netije
Gowy çykdajy sanawy her resminama üçin bir setirden, hemişelik sütün gurluşyndan we her aý şol bir tertipde geçirilýän barlaglardan ybaratdyr. Kiçi göwrümlerde Excel bu işi ýerine ýetirýär; resminamalaryň we adamlaryň sany artdygyça çekleri bir ýerde ýygnamak we barlaglary awtomatlaşdyrmak zerur bolýar. Çekleri ýygnamak üçin çek dolandyryş çözgüdine, çykdajy işiniň tutuşlygyna bolsa çykdajylary dolandyrmak sahypasyna seredip bilersiňiz.