Sommario
Nella maggior parte delle aziende il file delle spese che arriva all'amministrazione a fine mese è un foglio Excel: gli scontrini vengono inseriti riga per riga, si calcolano i totali e si scorpora l'IVA. Se il foglio è tenuto con cura, l'amministrazione lo lavora in pochi minuti; se è tenuto male, lo stesso scontrino viene registrato due volte, il totale IVA non torna e parte una catena di e-mail per i dati mancanti. Questo articolo spiega quali colonne deve avere una lista spese, come tenerla in Excel e cosa controllare prima di inviarla all'amministrazione. I tipi di documento, il codice fiscale (VKN) e le regole IVA descritti sono quelli turchi, quindi adattate le colonne ai requisiti del vostro Paese.
Che cos'è una lista spese e in cosa si differenzia da un modulo spese?
Una lista spese è una tabella in cui ogni scontrino e ogni fattura di un periodo occupa una riga; un modulo spese descrive invece una singola spesa o una singola richiesta di rimborso.
Il modulo spese viene di solito compilato da un dipendente per una spesa o una trasferta. Viene approvato, firmato e inviato all'amministrazione insieme al giustificativo. La lista spese è invece un riepilogo periodico: tutti gli scontrini accumulati in un mese, un progetto o una trasferta confluiscono nella stessa tabella. Per questo viene spesso chiamata anche «elenco scontrini» o «distinta dei giustificativi».
Lo scopo della lista è fornire all'amministrazione un riepilogo pronto per la registrazione. Ogni riga deve corrispondere a un documento e i totali devono poter essere verificati per categoria e per aliquota IVA. Anche lo scontrino stesso deve riportare alcuni dati, come la ragione sociale e il codice fiscale del venditore, la data e l'importo dell'IVA.
Quali colonne deve avere una lista spese?
Una lista spese deve avere almeno le colonne data, dati del documento, venditore e codice fiscale, categoria, centro di costo, scorporo IVA, importo totale e modalità di pagamento.
| Colonna | Cosa si inserisce | Perché serve |
|---|---|---|
| Data | La data riportata sul documento | Determina il periodo e la data della spesa |
| Tipo di documento | Fattura, e-Fatura, fattura e-Arşiv (fattura elettronica d'archivio turca), scontrino, gider pusulası (ricevuta di spesa turca emessa dall'acquirente) | Indica su quale documento si basa la registrazione |
| N. documento | Serie e numero progressivo del documento | Chiave principale per individuare i duplicati |
| Venditore / VKN | Ragione sociale del venditore e codice fiscale (VKN) | Verifica della fattura e abbinamento al fornitore |
| Descrizione | Breve descrizione della spesa | Aiuta il contabile a capire la spesa |
| Categoria | Trasporti, alloggio, pasti, cancelleria e simili | Collegamento al piano dei conti |
| Centro di costo | Reparto o unità | Ripartizione dei costi e controllo del budget |
| Aliquota IVA | L'aliquota riportata sul documento | Verifica dell'IVA per aliquota |
| Importo IVA | L'IVA del documento | Separazione dell'IVA detraibile |
| Imponibile | Importo al netto dell'IVA | Registrazione del costo |
| Totale | Importo IVA inclusa | Confronto con il totale del documento |
| Modalità di pagamento | Carta aziendale, carta personale, contanti, anticipo | Rimborso e riconciliazione con l'estratto conto della carta |
| Progetto | Codice progetto, se presente | Monitoraggio dei costi per progetto |
Non tutte le aziende hanno bisogno di tutte le colonne; la colonna progetto può restare vuota in un'azienda che non lavora per progetti. Non rinunciate però alle colonne numero documento e codice fiscale, perché la maggior parte dei controlli della sezione successiva si basa su di esse. La deducibilità di un documento come costo e la detraibilità dell'IVA dipendono dalla legge turca n. 213 sulla procedura tributaria (Vergi Usul Kanunu) e dalla normativa IVA; verificate il trattamento per la vostra azienda con il vostro consulente fiscale (mali müşavir).
Come si tiene una lista spese in Excel?
In Excel la lista spese si tiene con una riga per documento, colonne fisse, categorie in elenchi a discesa e un foglio per ogni mese; i totali si ottengono con una tabella pivot.
Una riga per documento. Se uno scontrino ha più aliquote IVA, aprire una riga per aliquota invece di raggruppare tutto in una sola facilita il controllo dell'IVA. Non unite mai più documenti in una riga: la colonna numero documento perde di significato.
Elenchi a discesa. Collegate le colonne categoria, centro di costo, tipo di documento e modalità di pagamento a elenchi a discesa con Convalida dati. Con il testo libero, «Pasti», «pasti» e «Spese pasti» sembrano tre categorie diverse e i totali non tornano.
Colonne con formule. Invece di scrivere a mano imponibile e IVA, calcolateli con una formula a partire dal totale e dall'aliquota, oppure al contrario: riportate i valori del documento e verificate il totale con una formula. Qualunque metodo scegliate, la cifra del documento e quella della tabella devono coincidere.
Fogli mensili. Create un foglio per ogni mese e mantenete lo stesso ordine di colonne in tutti. Così a fine anno sarà facile unirli.
Riepilogo con pivot. Su un foglio di riepilogo separato costruite una tabella pivot con i totali per categoria, centro di costo e aliquota IVA. L'amministrazione potrà verificare rapidamente le registrazioni partendo da questo riepilogo.
Se cercate un punto di partenza già pronto, trovate modelli e calcolatori tra gli strumenti gratuiti di Masraff, da ampliare con le colonne della lista.
Cosa controllare prima dell'invio all'amministrazione?
Prima dell'invio all'amministrazione, la lista spese va controllata per numeri di documento duplicati, codici fiscali mancanti e coerenza del totale IVA.
- Numero di documento duplicato: se lo stesso venditore e lo stesso numero di documento compaiono su due righe, molto probabilmente lo stesso scontrino è stato inserito due volte. La formattazione condizionale di Excel evidenzia rapidamente i valori duplicati.
- Codice fiscale mancante: se in una spesa con fattura il codice fiscale è vuoto, il documento non può essere verificato. Filtrate queste righe e completatele dall'immagine del documento.
- Totale IVA: imponibile più IVA deve essere uguale alla colonna Totale. Aggiungete una colonna di controllo con la differenza ed esaminate ogni riga in cui non è zero.
- Periodo: annotate a parte i documenti che cadono fuori dal periodo della lista.
- Corrispondenza dei documenti: il numero di righe coincide con il numero di documenti allegati e ogni riga ha la sua immagine?
Eseguire questi controlli ogni mese nello stesso ordine riduce sensibilmente le domande di ritorno dall'amministrazione.
Quando una lista spese in Excel non basta più?
Una lista spese in Excel comincia a non bastare quando aumenta il numero di documenti, quando più persone inseriscono dati nello stesso file e quando serve un passaggio di approvazione.
Qualche decina di scontrini al mese di pochi dipendenti si gestisce senza problemi in Excel. I problemi arrivano con i volumi: ogni dipendente invia il proprio file, l'ordine delle colonne diverge, le immagini degli scontrini si disperdono nelle e-mail e dal file non si capisce chi ha approvato cosa. Il controllo dei duplicati non si fa più su un solo foglio, ma diventa un lavoro distribuito su decine di file.
A quel punto ha senso passare a un sistema che acquisisce lo scontrino al momento della spesa ed esegue i controlli già in fase di inserimento. Ad esempio, Masraff controlla le possibili spese duplicate in base a data, importo e valuta; facoltativamente si possono aggiungere al controllo categoria, esercente, numero dello scontrino e codice fiscale. Quando viene individuato un probabile duplicato, l'invio del report può essere bloccato. Così buona parte del controllo manuale di fine mese in Excel è già fatta mentre la spesa viene inserita.
Conclusione
Una buona lista spese si basa su una riga per documento, un ordine di colonne fisso e controlli eseguiti ogni mese nello stesso ordine. Excel basta per piccoli volumi; quando crescono i documenti e le persone coinvolte, occorre raccogliere gli scontrini in un unico posto e automatizzare i controlli. Scoprite la soluzione di gestione degli scontrini per la raccolta dei giustificativi e la pagina gestione note spese per l'intero processo.