Innehållsförteckning
I de flesta företag är utläggsfilen som går till ekonomiavdelningen i slutet av månaden ett Excelark: kvitton förs in rad för rad, summor räknas ihop och momsen bryts ut. Förs arket noggrant tar det ekonomi några minuter att hantera; förs det slarvigt registreras samma kvitto två gånger, momssumman stämmer inte och en mejlväxling om saknade uppgifter börjar. Den här artikeln går igenom vilka kolumner en utgiftslista behöver, hur den förs i Excel och vad som ska kontrolleras innan den skickas till ekonomi. De dokumenttyper, det skatte-ID (VKN) och de momsregler som beskrivs är turkiska, så anpassa kolumnerna efter kraven i ditt land.
Vad är en utgiftslista och hur skiljer den sig från en utläggsblankett?
En utgiftslista är en tabell där varje kvitto och varje faktura under en period får en egen rad; en utläggsblankett beskriver i stället ett enskilt utlägg eller en enskild ersättningsbegäran.
Utläggsblanketten fylls oftast i av en medarbetare för ett utlägg eller en resa. Den attesteras, signeras och skickas till ekonomi tillsammans med underlaget. Utgiftslistan är däremot en periodisk sammanställning: alla kvitton som samlats under en månad, ett projekt eller en resa förs in i samma tabell. Därför kallas den ofta också ”kvittolista” eller ”kvittosammanställning”.
Syftet med listan är att ge ekonomi en sammanställning som är klar att bokföra. Varje rad ska motsvara exakt ett underlag, och summorna ska gå att kontrollera per kategori och momssats. Själva kvittot behöver också innehålla vissa uppgifter, till exempel säljarens namn och skatte-ID, datum och momsbelopp.
Vilka kolumner ska en utgiftslista ha?
En utgiftslista bör minst ha kolumner för datum, dokumentuppgifter, säljare och skatte-ID, kategori, kostnadsställe, momsuppdelning, totalbelopp och betalningssätt.
| Kolumn | Vad som fylls i | Varför den behövs |
|---|---|---|
| Datum | Datumet på underlaget | Avgör period och utgiftsdatum |
| Dokumenttyp | Faktura, e-Fatura, e-Arşiv-faktura (turkisk elektronisk arkivfaktura), kvitto, gider pusulası (turkiskt utgiftsverifikat som köparen upprättar) | Visar vilket underlag posten bygger på |
| Dokumentnummer | Underlagets serie- och löpnummer | Huvudnyckeln för att hitta dubbletter |
| Säljare / VKN | Säljarens namn och skatte-ID (VKN) | Kontroll av fakturan och matchning mot leverantör |
| Beskrivning | Kort beskrivning av utgiften | Hjälper redovisningen att förstå utgiften |
| Kategori | Resor, logi, måltider, kontorsmaterial och liknande | Koppling till kontoplanen |
| Kostnadsställe | Avdelning eller enhet | Kostnadsfördelning och budgetuppföljning |
| Momssats | Satsen på underlaget | Kontroll av momsen per sats |
| Momsbelopp | Momsen på underlaget | Särredovisning av avdragsgill moms |
| Belopp exkl. moms | Beskattningsunderlag | Bokföring av kostnaden |
| Totalt | Belopp inkl. moms | Jämförelse med underlagets totalsumma |
| Betalningssätt | Företagskort, privat kort, kontant, förskott | Ersättning och avstämning mot kortutdrag |
| Projekt | Projektkod, om sådan finns | Kostnadsuppföljning per projekt |
Alla företag behöver inte alla kolumner; projektkolumnen kan vara tom i ett företag som inte arbetar projektbaserat. Men avstå inte från kolumnerna för dokumentnummer och skatte-ID, eftersom de flesta kontroller i nästa avsnitt bygger på dem. Om ett underlag godtas som kostnad och om momsen är avdragsgill styrs av Turkiets skatteförfarandelag nr 213 (Vergi Usul Kanunu) och momslagstiftningen; bekräfta hanteringen för ditt företag med din skatterådgivare (mali müşavir).
Hur för man en utgiftslista i Excel?
I Excel förs utgiftslistan med en rad per underlag, fasta kolumner, rullgardinslistor för kategorier och en flik per månad; summorna tas fram med en pivottabell.
En rad per underlag. Har ett kvitto flera momssatser blir momskontrollen enklare om du lägger en rad per sats i stället för att slå ihop dem. Slå aldrig ihop flera underlag på en rad; då förlorar kolumnen för dokumentnummer sin mening.
Rullgardinslistor. Koppla kolumnerna för kategori, kostnadsställe, dokumenttyp och betalningssätt till rullgardinslistor med Dataverifiering. Med fritext ser ”Måltider”, ”måltider” och ”Måltidskostnad” ut som tre olika kategorier, och summorna blir fel.
Formelkolumner. I stället för att skriva in belopp exkl. moms och momsbelopp för hand kan du räkna fram dem med formel ur totalbeloppet och momssatsen – eller tvärtom: för in värdena från underlaget och kontrollera totalen med en formel. Oavsett metod ska beloppet på underlaget och beloppet i tabellen vara detsamma.
Månadsflikar. Skapa en flik per månad och håll samma kolumnordning i alla flikar. Då är det lätt att slå ihop dem vid årets slut.
Sammanställning med pivot. Bygg en pivottabell på en separat sammanställningsflik med summor per kategori, kostnadsställe och momssats. Ekonomi kan då snabbt kontrollera posterna utifrån sammanställningen.
Om du vill ha en färdig utgångspunkt finns mallar och kalkylatorer bland Masraffs kostnadsfria verktyg som du kan bygga ut med listans kolumner.
Vad ska kontrolleras innan listan skickas till ekonomi?
Innan utgiftslistan skickas till ekonomi bör den kontrolleras för dubblerade dokumentnummer, saknade skatte-ID och att momssumman stämmer.
- Dubblerat dokumentnummer: Förekommer samma säljare och samma dokumentnummer på två rader har samma kvitto sannolikt förts in två gånger. Villkorsstyrd formatering i Excel markerar dubbletter snabbt.
- Saknat skatte-ID: Saknas skatte-ID på en fakturerad utgift går underlaget inte att kontrollera. Filtrera fram raderna och komplettera dem utifrån bilden av underlaget.
- Momssumma: Belopp exkl. moms plus momsbelopp ska vara lika med kolumnen Totalt. Lägg till en kontrollkolumn som visar differensen och gå igenom alla rader där den inte är noll.
- Period: Notera separat underlag som ligger utanför listans period.
- Underlagsmatchning: Stämmer antalet rader med antalet bifogade underlag, och har varje rad en bild?
Görs kontrollerna i samma ordning varje månad minskar frågorna från ekonomi märkbart.
När räcker en utgiftslista i Excel inte längre?
En utgiftslista i Excel börjar bli otillräcklig när antalet underlag ökar, när flera personer för in data i samma fil och när ett attesteringssteg behövs.
Några dussin kvitton i månaden från ett fåtal medarbetare går bra att hantera i Excel. Problemen kommer när volymen växer: varje medarbetare skickar sin egen fil, kolumnordningen glider isär, kvittobilderna sprids i mejl och det syns inte i filen vem som attesterat vad. Dubblettkontrollen görs inte längre på ett ark utan blir ett arbete över dussintals filer.
Då är det rimligt att gå över till ett system som fångar kvittot när utgiften görs och kör kontrollerna redan vid registreringen. Masraff kontrollerar till exempel möjliga dubblerade utgifter utifrån datum, belopp och valuta; kategori, handlare, kvittonummer och skatte-ID kan valfritt läggas till i kontrollen. När en trolig dubblett hittas kan rapporten spärras från att skickas in. På så sätt är en stor del av den manuella månadsavstämningen i Excel redan gjord när utgiften registreras.
Slutsats
En bra utgiftslista bygger på en rad per underlag, en fast kolumnordning och kontroller som görs i samma ordning varje månad. Excel räcker vid små volymer; när antalet underlag och personer växer behöver kvittona samlas på ett ställe och kontrollerna automatiseras. Läs om lösningen för kvittohantering för att samla kvitton och om utläggshantering för hela processen.