Tabla de Contenidos
En la mayoría de las empresas, el archivo de gastos que llega a contabilidad a fin de mes es una hoja de Excel: los tiques se introducen fila a fila, se suman los totales y se separa el IVA. Bien llevada, contabilidad la procesa en minutos; mal llevada, el mismo tique aparece dos veces, el total del IVA no cuadra y empieza una cadena de correos por datos que faltan. Este artículo explica qué columnas necesita una lista de gastos, cómo llevarla en Excel y qué revisar antes de enviarla a contabilidad. Los tipos de documento, el número de identificación fiscal (VKN) y las reglas del IVA que se describen son turcos, así que adapte las columnas a los requisitos de su país.
¿Qué es una lista de gastos y en qué se diferencia de un formulario de gastos?
Una lista de gastos es una tabla en la que cada tique y cada factura de un periodo ocupa una fila; un formulario de gastos, en cambio, describe un solo gasto o una sola solicitud de reembolso.
El formulario de gastos suele rellenarlo un empleado para un gasto o un viaje. Se aprueba, se firma y se envía a contabilidad junto con el justificante. La lista de gastos, en cambio, es una relación periódica: todos los tiques acumulados durante un mes, un proyecto o un viaje se reúnen en la misma tabla. Por eso también se la llama «relación de tiques» o «registro de justificantes».
Su objetivo es ofrecer a contabilidad un resumen listo para contabilizar. Cada fila debe corresponder a un documento y los totales deben poder comprobarse por categoría y por tipo de IVA. El propio tique también debe incluir ciertos datos, como el nombre y el número fiscal del vendedor, la fecha y el importe del IVA.
¿Qué columnas debe tener una lista de gastos?
Una lista de gastos debe tener como mínimo columnas de fecha, datos del documento, vendedor y número fiscal, categoría, centro de coste, desglose del IVA, importe total y forma de pago.
| Columna | Qué se anota | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Fecha | La fecha que figura en el documento | Determina el periodo y la fecha del gasto |
| Tipo de documento | Factura, e-Fatura, factura e-Arşiv (factura electrónica de archivo turca), tique, gider pusulası (justificante de gasto turco emitido por el comprador) | Indica en qué documento se basa el asiento |
| N.º de documento | Serie y número correlativo del documento | Clave principal para detectar duplicados |
| Vendedor / VKN | Razón social del vendedor y número fiscal (VKN) | Verificación de la factura y conciliación con el proveedor |
| Descripción | Breve descripción del gasto | Ayuda al contable a entender el gasto |
| Categoría | Desplazamientos, alojamiento, comidas, material de oficina, etc. | Correspondencia con el plan de cuentas |
| Centro de coste | Departamento o unidad | Imputación de costes y control presupuestario |
| Tipo de IVA | El tipo que figura en el documento | Comprobación del IVA por tipo |
| Cuota de IVA | El IVA del documento | Separación del IVA deducible |
| Base imponible | Importe sin IVA | Registro del gasto |
| Total | Importe con IVA | Comparación con el total del documento |
| Forma de pago | Tarjeta de empresa, tarjeta personal, efectivo, anticipo | Reembolso y conciliación con el extracto de la tarjeta |
| Proyecto | Código de proyecto, si lo hay | Seguimiento de costes por proyecto |
No todas las empresas necesitan todas las columnas; la de proyecto puede quedar vacía si la empresa no trabaja por proyectos. Pero no renuncie a las columnas de número de documento y número fiscal, porque la mayoría de los controles de la sección siguiente se basan en ellas. Que un documento se admita como gasto y que su IVA sea deducible depende de la Ley de Procedimiento Tributario n.º 213 de Turquía (Vergi Usul Kanunu) y de la normativa del IVA; confirme el tratamiento para su empresa con su asesor fiscal (mali müşavir).
¿Cómo se lleva una lista de gastos en Excel?
En Excel, la lista de gastos se lleva con una fila por documento, columnas fijas, categorías en listas desplegables y pestañas mensuales; los totales se obtienen con una tabla dinámica.
Una fila por documento. Si un tique tiene más de un tipo de IVA, abrir una fila por tipo en lugar de agruparlos en una sola facilita el control del IVA. Nunca junte varios documentos en una fila: la columna de número de documento pierde su sentido.
Listas desplegables. Vincule las columnas de categoría, centro de coste, tipo de documento y forma de pago a listas desplegables con Validación de datos. Con texto libre, «Comidas», «comidas» y «Gasto de comida» parecen tres categorías distintas y los totales se descuadran.
Columnas con fórmulas. En lugar de escribir a mano la base imponible y la cuota de IVA, calcúlelas con una fórmula a partir del total y del tipo, o al revés: anote los valores del documento y compruebe el total con una fórmula. Elija el método que elija, la cifra del documento y la de la tabla deben coincidir.
Pestañas mensuales. Abra una pestaña para cada mes y mantenga en todas el mismo orden de columnas. Así será fácil unirlas a final de año.
Resumen con tabla dinámica. En una pestaña de resumen aparte, cree una tabla dinámica con totales por categoría, centro de coste y tipo de IVA. Contabilidad podrá revisar los asientos rápidamente con ese resumen.
Si quiere un punto de partida, consulte las plantillas y calculadoras de las herramientas gratuitas de Masraff y amplíelas con las columnas de la lista.
¿Qué conviene revisar antes de enviarla a contabilidad?
Antes de enviarla a contabilidad, la lista de gastos debe revisarse en busca de números de documento duplicados, números fiscales ausentes y un total de IVA coherente.
- Número de documento duplicado: si el mismo vendedor y el mismo número de documento aparecen en dos filas, lo más probable es que el mismo tique se haya registrado dos veces. El formato condicional de Excel resalta rápidamente los valores duplicados.
- Número fiscal ausente: si en un gasto con factura el número fiscal está vacío, el documento no puede verificarse. Filtre esas filas y complételas a partir de la imagen del documento.
- Total del IVA: la base imponible más la cuota de IVA debe ser igual a la columna Total. Añada una columna de control con la diferencia y revise las filas en las que no sea cero.
- Periodo: anote por separado los documentos que quedan fuera del periodo de la lista.
- Correspondencia con documentos: ¿coincide el número de filas con el de documentos adjuntos y tiene cada fila su imagen?
Hacer estos controles cada mes en el mismo orden reduce de forma notable las consultas que devuelve contabilidad.
¿Cuándo deja de ser suficiente una lista de gastos en Excel?
Una lista de gastos en Excel empieza a quedarse corta cuando crece el número de documentos, varias personas introducen datos en el mismo archivo y hace falta un paso de aprobación.
Unas cuantas docenas de tiques al mes de unos pocos empleados se gestionan sin problema en Excel. Los problemas llegan con el volumen: cada empleado envía su propio archivo, el orden de las columnas se desajusta, las imágenes de los tiques se dispersan en correos y el archivo no muestra quién aprobó qué. El control de duplicados ya no se hace en una sola hoja, sino que se convierte en una tarea repartida entre decenas de archivos.
En ese punto tiene sentido pasar a un sistema que capture el tique en el momento del gasto y haga los controles al registrarlo. Por ejemplo, Masraff comprueba posibles gastos duplicados por fecha, importe y moneda; de forma opcional se pueden añadir a ese control la categoría, el comercio, el número de tique y el número fiscal. Cuando se detecta un probable duplicado, se puede bloquear el envío del informe. Así, buena parte del control manual de fin de mes en Excel queda hecho mientras se registra el gasto.
Conclusión
Una buena lista de gastos se basa en una fila por documento, un orden fijo de columnas y controles realizados cada mes en el mismo orden. Excel cumple con volúmenes pequeños; a medida que crecen los documentos y las personas, conviene reunir los tiques en un solo lugar y automatizar los controles. Para la recogida de tiques, consulte la solución de gestión de tiques, y para el proceso completo, la página de gestión de gastos.