كيف تُعدّ قائمة المصروفات؟ دليل كشف الإيصالات

في كثير من الشركات، يكون ملف المصروفات الذي يُرسل إلى المحاسبة في نهاية الشهر جدول Excel: تُسجَّل الإيصالات سطرًا بسطر، وتُحسب المجاميع، وتُفصل ضريبة القيمة المضافة. عندما يُمسك الجدول بشكل منظم، ينجز قسم المحاسبة عمله في دقائق؛ وعندما يكون غير منظم، يُسجَّل الإيصال نفسه مرتين، ولا يتطابق مجموع الضريبة، وتبدأ المراسلات بالبريد الإلكتروني لاستكمال المعلومات الناقصة. يشرح هذا المقال الأعمدة التي ينبغي أن تتضمنها قائمة المصروفات، وكيف تُمسك في Excel، وما الذي يجب التحقق منه قبل إرسالها إلى المحاسبة. أنواع المستندات ورقم التعريف الضريبي (VKN) وقواعد ضريبة القيمة المضافة الواردة هنا هي القواعد المعمول بها في تركيا.

ما قائمة المصروفات وما الفرق بينها وبين نموذج المصروفات؟

قائمة المصروفات جدول تُسجَّل فيه الإيصالات والفواتير المجمعة خلال فترة محددة بحيث يكون لكل منها سطر واحد، أما نموذج المصروفات فيصف مصروفًا واحدًا أو مطالبة واحدة.

نموذج المصروفات هو عادةً المستند الذي يملؤه الموظف عن مصروف واحد أو عن رحلة عمل واحدة. يحصل على الموافقة، ويُوقَّع، ويُرسل إلى المحاسبة مع المستند المؤيد. أما قائمة المصروفات فهي كشف دوري: تُجمع فيها كل الإيصالات المتراكمة خلال شهر أو مشروع أو رحلة في جدول واحد. ولهذا تُسمى غالبًا "قائمة الإيصالات" أو "كشف الإيصالات".

الغرض من القائمة هو تقديم ملخص جاهز للتسجيل المحاسبي. يجب أن يقابل كل سطر مستندًا واحدًا، وأن يمكن التحقق من المجاميع حسب الفئة ونسبة الضريبة. أما المعلومات التي يجب أن يحملها الإيصال نفسه فموضوع مستقل يستحق التوضيح قبل بناء القائمة.

ما الأعمدة التي يجب أن تتضمنها قائمة المصروفات؟

يجب أن تتضمن قائمة المصروفات على الأقل أعمدة التاريخ وبيانات المستند والمورد ورقمه الضريبي والفئة ومركز التكلفة وتفصيل الضريبة والمبلغ الإجمالي وطريقة الدفع.

ليست كل هذه الأعمدة إلزامية لكل شركة؛ فقد يبقى عمود المشروع فارغًا في شركة لا تعمل بنظام المشاريع. لكن لا ينبغي الاستغناء عن عمودي رقم المستند والرقم الضريبي، لأن معظم التحققات في القسم التالي تعتمد عليهما. في تركيا، يخضع قبول المستندات كمصروفات وخصم ضريبة القيمة المضافة لقانون الإجراءات الضريبية رقم 213 (Vergi Usul Kanunu) وتشريعات ضريبة القيمة المضافة؛ تحقّق من التطبيق الخاص بشركتك مع مستشارك الضريبي.

كيف تُمسك قائمة المصروفات في Excel؟

تُمسك قائمة المصروفات في Excel بسطر واحد لكل مستند، وأعمدة ثابتة، وفئات من قوائم منسدلة، وأوراق شهرية، وتُستخرج المجاميع بجدول Pivot.

مستند واحد، سطر واحد. حتى لو تضمن الإيصال أكثر من نسبة ضريبة، فإن فتح سطر لكل نسبة بدلًا من جمعها في سطر واحد يسهّل التحقق من الضريبة. لا تدمج عدة مستندات في سطر واحد، وإلا فقد عمود رقم المستند معناه.

القوائم المنسدلة. اربط أعمدة الفئة ومركز التكلفة ونوع المستند وطريقة الدفع بقوائم منسدلة عبر التحقق من صحة البيانات (Data Validation). عند إدخال نص حر تظهر "طعام" و"الطعام" و"مصروف طعام" كثلاث فئات مختلفة وتختل المجاميع.

أعمدة بالمعادلات. بدلًا من كتابة المبلغ دون ضريبة ومبلغ الضريبة يدويًا، احسبهما بمعادلة من الإجمالي ونسبة الضريبة، أو بالعكس: أدخل القيم كما في المستند وتحقق من الإجمالي بمعادلة. أيًا كانت الطريقة، يجب أن يطابق الرقم في الجدول الرقم في المستند.

أوراق شهرية. افتح ورقة مستقلة لكل شهر وحافظ على ترتيب الأعمدة نفسه في جميع الأوراق. بذلك يسهل دمج الأوراق في نهاية السنة.

ملخص بجدول Pivot. في ورقة ملخص منفصلة، أنشئ جدول Pivot يعرض المجاميع حسب الفئة ومركز التكلفة ونسبة الضريبة. يستطيع قسم المحاسبة مراجعة القيد بسرعة بالنظر إلى هذا الملخص.

إذا أردت نقطة بداية جاهزة، اطّلع على أدوات Masraff ووسّع القالب ليشمل أعمدة القائمة.

ما الذي يجب التحقق منه قبل الإرسال إلى المحاسبة؟

قبل إرسال قائمة المصروفات إلى المحاسبة، يجب التحقق من تكرار أرقام المستندات ونقص الأرقام الضريبية واتساق مجموع ضريبة القيمة المضافة.

• رقم مستند مكرر: إذا ظهر المورد نفسه ورقم المستند نفسه في سطرين، فالأرجح أن الإيصال نفسه أُدخل مرتين. يكشف التنسيق الشرطي في Excel القيم المكررة بسرعة.
• رقم ضريبي ناقص: في المصروفات المفوترة، لا يمكن التحقق من المستند إذا كان الرقم الضريبي فارغًا. صفِّ هذه الأسطر وأكملها من صورة المستند.
• مجموع الضريبة: يجب أن يساوي مجموع المبلغ دون ضريبة ومبلغ الضريبة عمود الإجمالي. أضف عمود تحقق يعرض الفرق وراجع الأسطر التي لا يكون فيها صفرًا.
• النطاق الزمني: دوّن بشكل منفصل أي مستندات تقع خارج فترة القائمة.
• مطابقة المستندات: هل يطابق عدد الأسطر عدد المستندات المرفقة، وهل لكل سطر صورة؟

إجراء هذه التحققات بالترتيب نفسه كل شهر يقلل بوضوح الاستفسارات العائدة من المحاسبة.

متى لا تعود قائمة المصروفات في Excel كافية؟

لا تعود قائمة المصروفات في Excel كافية عندما يزداد عدد المستندات، ويُدخل عدة أشخاص البيانات في الملف نفسه، وتصبح هناك حاجة إلى خطوة موافقة.

يمكن إدارة بضع عشرات من الإيصالات شهريًا لعدد قليل من الموظفين في Excel بسهولة. تبدأ المشكلات مع نمو الحجم: يرسل كل موظف ملفه الخاص، وتختلف ترتيبات الأعمدة، وتتوزع صور الإيصالات على رسائل البريد الإلكتروني، ولا يظهر في الملف من وافق على ماذا. ويتحول التحقق من التكرار إلى عمل يجب إنجازه بين عشرات الملفات لا في ورقة واحدة.

عند هذه النقطة يصبح من المنطقي الانتقال إلى نظام يجمع الإيصال لحظة الإنفاق ويجري التحققات أثناء التسجيل. على سبيل المثال، يتحقق Masraff من المصروفات التي يُحتمل تكرارها استنادًا إلى التاريخ والمبلغ والعملة، ويمكن اختياريًا إضافة الفئة والتاجر ورقم الإيصال والرقم الضريبي إلى هذا التحقق. وعند العثور على مصروف يُحتمل أنه مكرر، يمكن منع إرسال التقرير. وبذلك يُنجز جزء كبير من التحقق اليدوي الذي يُجرى في Excel في نهاية الشهر أثناء إدخال المصروف نفسه.

الخلاصة

تقوم قائمة المصروفات الجيدة على سطر واحد لكل مستند، وترتيب ثابت للأعمدة، وتحققات تُجرى بالترتيب نفسه كل شهر. يفي Excel بالغرض في الأحجام الصغيرة؛ ومع ازدياد عدد المستندات والأشخاص يصبح من الضروري جمع الإيصالات في مكان واحد وأتمتة التحققات. لجمع الإيصالات، اطّلع على حل إدارة الإيصالات، وللعملية كاملة صفحة إدارة المصروفات.