Змест
У большасці кампаній файл выдаткаў, які ў канцы месяца адпраўляецца ў бухгалтэрыю, — гэта табліца Excel: чэкі запісваюцца радок за радком, падлічваюцца сумы, вылучаецца ПДВ. Калі табліца вядзецца акуратна, бухгалтэрыя спраўляецца за некалькі хвілін; калі не — адзін і той жа чэк трапляе ў ўлік двойчы, сума ПДВ не сыходзіцца і пачынаецца перапіска па электроннай пошце з-за адсутных звестак. У гэтым артыкуле разбіраецца, з якіх слупкоў павінен складацца спіс выдаткаў, як весці яго ў Excel і што праверыць перад адпраўкай у бухгалтэрыю. Апісаныя тут віды дакументаў, падатковы нумар (VKN) і правілы ПДВ — гэта турэцкія правілы.
Што такое спіс выдаткаў і чым ён адрозніваецца ад формы выдаткаў?
Спіс выдаткаў — гэта табліца, у якой чэкі і рахункі-фактуры, сабраныя за пэўны перыяд, запісваюцца па адным на радок; форма выдаткаў апісвае толькі адзін выдатак або адну справаздачу.
Форму выдаткаў звычайна запаўняе супрацоўнік за адзін выдатак або за адну камандзіроўку. Яна праходзіць зацвярджэнне, падпісваецца і разам з апраўдальным дакументам трапляе ў бухгалтэрыю. Спіс выдаткаў жа — гэта перыядычны звод: усе чэкі, назапашаныя за месяц, праект або паездку, збіраюцца ў адной табліцы. Таму яго часта называюць таксама «спісам чэкаў» або «рэестрам чэкаў».
Мэта спісу — даць бухгалтэрыі гатовую да ўліку зводку. Кожны радок павінен адпавядаць аднаму дакументу, а сумы павінны правярацца па катэгорыях і стаўках ПДВ. Якія звесткі павінен утрымліваць сам чэк — асобная тэма, і яе варта высветліць яшчэ да складання спісу.
Якія слупкі павінны быць у спісе выдаткаў?
У спісе выдаткаў павінны быць прынамсі слупкі даты, звестак пра дакумент, прадаўца і яго падатковага нумара, катэгорыі, цэнтра выдаткаў, разбіўкі ПДВ, агульнай сумы і спосабу аплаты.
| Слупок | Што ўпісваецца | Навошта патрэбны |
|---|---|---|
| Дата | Дата на дакуменце | Вызначэнне перыяду і даты выдатку |
| Від дакумента | Рахунак-фактура, e-Fatura, фактура e-Arşiv, чэк, gider pusulası (ведамасць выдаткаў) | Паказвае, на які дакумент абапіраецца запіс |
| Нумар дакумента | Серыя і парадкавы нумар дакумента | Галоўны ключ для выяўлення дублікатаў |
| Прадавец / падатковы нумар | Назва прадаўца і яго падатковы нумар | Праверка рахунку і супастаўленне з контрагентам |
| Апісанне | Кароткае апісанне выдатку | Каб бухгалтар зразумеў выдатак |
| Катэгорыя | Праезд, пражыванне, харчаванне, канцтавары і г. д. | Прывязка да плана рахункаў |
| Цэнтр выдаткаў | Аддзел або падраздзяленне | Размеркаванне выдаткаў і кантроль бюджэту |
| Стаўка ПДВ | Стаўка на дакуменце | Праверка сумы ПДВ па стаўках |
| Сума ПДВ | ПДВ на дакуменце | Вылучэнне ПДВ да залічэння |
| Сума без ПДВ | Падатковая база | Улік выдатку |
| Разам | Сума з ПДВ | Параўнанне з агульнай сумай дакумента |
| Спосаб аплаты | Карпаратыўная карта, асабістая карта, наяўныя, аванс | Кампенсацыя і звярка з выпіскай па карце |
| Праект | Код праекта, калі ёсць | Улік выдаткаў па праектах |
Не ўсе слупкі абавязковыя для кожнай кампаніі; у кампаніі, якая не працуе па праектах, слупок праекта можа заставацца пустым. Але ад слупкоў нумара дакумента і падатковага нумара адмаўляцца нельга, бо на іх абапіраецца большасць праверак з наступнага раздзела. У Турцыі прызнанне дакументаў выдаткамі і залічэнне ПДВ рэгулююцца Законам № 213 аб падатковай працэдуры (Vergi Usul Kanunu) і заканадаўствам аб ПДВ; практыку для вашай кампаніі пацвердзіце ў свайго падатковага кансультанта.
Як весці спіс выдаткаў у Excel?
У Excel спіс выдаткаў вядзецца з адным радком на дакумент, фіксаванымі слупкамі, катэгорыямі з выпадальных спісаў і штомесячнымі аркушамі; сумы выводзяцца праз зводную табліцу pivot.
Адзін дакумент — адзін радок. Нават калі ў чэку некалькі ставак ПДВ, асобны радок на кожную стаўку замест аднаго агульнага спрашчае праверку ПДВ. Не аб'ядноўвайце некалькі дакументаў у адным радку — інакш слупок нумара дакумента страчвае сэнс.
Выпадальныя спісы. Звяжыце слупкі катэгорыі, цэнтра выдаткаў, віду дакумента і спосабу аплаты з выпадальнымі спісамі праз Праверку даных (Data Validation). Пры свабодным уводзе «Харчаванне», «харчаванне» і «Выдаткі на харчаванне» выглядаюць як тры розныя катэгорыі, і сумы разыходзяцца.
Слупкі з формуламі. Замест таго каб уводзіць суму без ПДВ і суму ПДВ уручную, разлічвайце іх формулай з агульнай сумы і стаўкі ПДВ — або наадварот: уводзьце значэнні з дакумента і правярайце агульную суму формулай. Які б спосаб вы ні выбралі, лічба ў табліцы павінна супадаць з лічбай у дакуменце.
Штомесячныя аркушы. Адкрывайце асобны аркуш на кожны месяц і захоўвайце аднолькавую структуру слупкоў. Тады ў канцы года аркушы лёгка аб'яднаць.
Зводка праз pivot. На асобным аркушы зводкі пабудуйце зводную табліцу з сумамі па катэгорыях, цэнтрах выдаткаў і стаўках ПДВ. Па гэтай зводцы бухгалтэрыя можа хутка праверыць запіс.
Калі патрэбны гатовы пункт адліку, зазірніце ў інструменты Masraff і дапоўніце шаблон слупкамі спісу.
Што праверыць перад адпраўкай у бухгалтэрыю?
Перад адпраўкай у бухгалтэрыю спіс выдаткаў трэба праверыць на паўторныя нумары дакументаў, адсутныя падатковыя нумары і адпаведнасць сумы ПДВ.
- Паўторны нумар дакумента: калі адзін і той жа прадавец і адзін і той жа нумар дакумента сустракаюцца ў двух радках, хутчэй за ўсё, адзін чэк унесены двойчы. Умоўнае фарматаванне ў Excel хутка падсвеціць паўторныя значэнні.
- Адсутны падатковы нумар: у выдатках з рахункам-фактурай дакумент немагчыма праверыць, калі падатковы нумар пусты. Адфільтруйце такія радкі і запоўніце іх па выяве дакумента.
- Сума ПДВ: сума без ПДВ плюс сума ПДВ павінна раўняцца слупку «Разам». Дадайце кантрольны слупок з розніцай і разбярыце радкі, дзе яна не роўная нулю.
- Дыяпазон дат: асобна адзначце дакументы, якія выходзяць за перыяд спісу.
- Адпаведнасць дакументаў: ці супадае колькасць радкоў з колькасцю прыкладзеных дакументаў і ці ёсць выява ў кожнага радка?
Калі праводзіць гэтыя праверкі кожны месяц у адным і тым жа парадку, пытанняў ад бухгалтэрыі становіцца прыкметна менш.
Калі спісу выдаткаў у Excel ужо не хапае?
Спісу выдаткаў у Excel перастае хапаць, калі расце колькасць дакументаў, калі ў адзін файл уносяць даныя некалькі чалавек і калі патрэбны этап зацвярджэння.
Некалькі дзясяткаў чэкаў у месяц ад некалькіх супрацоўнікаў спакойна вядуцца ў Excel. Праблемы пачынаюцца з ростам аб'ёму: кожны супрацоўнік дасылае свой файл, структуры слупкоў разыходзяцца, выявы чэкаў раскіданыя па лістах, а хто што зацвердзіў, у файле не відаць. Праверка дублікатаў ператвараецца ў працу не на адным аркушы, а паміж дзясяткамі файлаў.
На гэтым этапе мае сэнс перайсці на сістэму, якая збірае чэк у момант выдатку і праводзіць праверкі пры ўводзе. Напрыклад, Masraff правярае магчымыя паўторныя выдаткі па даце, суме і валюце; па жаданні ў праверку можна дадаць катэгорыю, прадаўца, нумар чэка і падатковы нумар. Калі знойдзены магчымы паўторны выдатак, адпраўку справаздачы можна заблакаваць. Так значная частка праверкі, якую ў Excel робяць уручную ў канцы месяца, выконваецца ўжо пры ўводзе выдатку.
Высновы
Добры спіс выдаткаў — гэта адзін радок на дакумент, фіксаваная структура слупкоў і праверкі, якія кожны месяц праводзяцца ў адным парадку. На невялікіх аб'ёмах Excel спраўляецца; з ростам колькасці дакументаў і людзей чэкі трэба збіраць у адным месцы, а праверкі — аўтаматызаваць. Для збору чэкаў паглядзіце рашэнне кіраванне чэкамі, а для ўсяго працэсу — старонку кіраванне выдаткамі.