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In den meisten Unternehmen ist die Spesendatei, die am Monatsende an die Buchhaltung geht, eine Excel-Tabelle: Belege werden Zeile für Zeile erfasst, Summen gebildet, die Mehrwertsteuer ausgewiesen. Sauber geführt, ist die Tabelle für die Buchhaltung in Minuten erledigt; nachlässig geführt, wird derselbe Beleg doppelt erfasst, die MwSt.-Summe stimmt nicht und eine E-Mail-Kette wegen fehlender Angaben beginnt. Dieser Beitrag erklärt, welche Spalten eine Ausgabenliste braucht, wie sie in Excel geführt wird und was vor der Übergabe an die Buchhaltung zu prüfen ist. Die beschriebenen Belegarten, die Steuernummer (VKN) und die MwSt.-Regeln sind türkische Vorgaben; passen Sie die Spalten an die Anforderungen Ihres Landes an.
Was ist eine Ausgabenliste und worin unterscheidet sie sich vom Spesenformular?
Eine Ausgabenliste ist eine Tabelle, in der jeder Beleg und jede Rechnung eines Zeitraums eine eigene Zeile erhält; ein Spesenformular beschreibt dagegen eine einzelne Ausgabe oder eine einzelne Abrechnung.
Ein Spesenformular füllt ein Mitarbeiter meist für eine Ausgabe oder eine Reise aus. Es wird genehmigt, unterschrieben und zusammen mit dem Beleg an die Buchhaltung weitergegeben. Die Ausgabenliste ist dagegen eine periodische Aufstellung: Alle Belege eines Monats, eines Projekts oder einer Reise landen in derselben Tabelle. Deshalb spricht man oft auch von „Belegliste“ oder „Belegaufstellung“.
Zweck der Liste ist es, der Buchhaltung eine buchungsfertige Übersicht zu liefern. Jede Zeile muss genau einem Beleg entsprechen, und die Summen müssen sich nach Kategorie und MwSt.-Satz prüfen lassen. Auch der Beleg selbst muss bestimmte Angaben enthalten, etwa Name und Steuernummer des Verkäufers, Datum und MwSt.-Betrag.
Welche Spalten gehören in eine Ausgabenliste?
Eine Ausgabenliste sollte mindestens Spalten für Datum, Belegangaben, Verkäufer und Steuernummer, Kategorie, Kostenstelle, MwSt.-Aufschlüsselung, Gesamtbetrag und Zahlungsart enthalten.
| Spalte | Was eingetragen wird | Wozu sie dient |
|---|---|---|
| Datum | Das Datum auf dem Beleg | Bestimmt Periode und Ausgabedatum |
| Belegart | Rechnung, e-Fatura, e-Arşiv-Rechnung (türkische elektronische Archivrechnung), Kassenbon, gider pusulası (türkischer Eigenbeleg des Käufers) | Zeigt, auf welchem Beleg die Buchung beruht |
| Belegnummer | Serien- und laufende Nummer des Belegs | Hauptschlüssel zum Erkennen von Doppelerfassungen |
| Verkäufer / VKN | Name des Verkäufers und Steuernummer (VKN) | Prüfung der Rechnung und Zuordnung zum Kreditor |
| Beschreibung | Kurze Beschreibung der Ausgabe | Hilft der Buchhaltung, die Ausgabe einzuordnen |
| Kategorie | Fahrtkosten, Übernachtung, Bewirtung, Büromaterial usw. | Zuordnung zum Kontenplan |
| Kostenstelle | Abteilung oder Einheit | Kostenverteilung und Budgetkontrolle |
| MwSt.-Satz | Der Satz auf dem Beleg | Prüfung der MwSt. je Steuersatz |
| MwSt.-Betrag | Die MwSt. auf dem Beleg | Ausweis der abziehbaren Vorsteuer |
| Nettobetrag | Betrag ohne MwSt. (Bemessungsgrundlage) | Aufwandsbuchung |
| Gesamt | Betrag inklusive MwSt. | Abgleich mit der Belegsumme |
| Zahlungsart | Firmenkarte, private Karte, bar, Vorschuss | Erstattung und Abgleich mit der Kartenabrechnung |
| Projekt | Projektcode, falls vorhanden | Kostenverfolgung je Projekt |
Nicht jedes Unternehmen braucht alle Spalten; die Projektspalte kann leer bleiben, wenn nicht projektbezogen gearbeitet wird. Auf Belegnummer und Steuernummer sollten Sie jedoch nicht verzichten, denn die meisten Prüfungen im nächsten Abschnitt beruhen auf diesen beiden Spalten. Ob ein Beleg als Betriebsausgabe anerkannt wird und die Vorsteuer abziehbar ist, richtet sich nach dem türkischen Steuerverfahrensgesetz Nr. 213 (Vergi Usul Kanunu) und dem MwSt.-Recht; klären Sie die Behandlung für Ihr Unternehmen mit Ihrem Steuerberater (mali müşavir).
Wie führt man eine Ausgabenliste in Excel?
In Excel wird eine Ausgabenliste mit einer Zeile pro Beleg, festen Spalten, Dropdown-Kategorien und Monatsblättern geführt; die Summen liefert eine Pivot-Tabelle.
Eine Zeile pro Beleg. Enthält ein Beleg mehrere MwSt.-Sätze, erleichtert eine Zeile je Steuersatz die MwSt.-Prüfung, statt alles in einer Zeile zusammenzufassen. Fassen Sie nie mehrere Belege in einer Zeile zusammen, sonst verliert die Spalte Belegnummer ihren Sinn.
Dropdown-Listen. Verknüpfen Sie die Spalten Kategorie, Kostenstelle, Belegart und Zahlungsart per Datenüberprüfung mit Dropdown-Listen. Bei Freitext erscheinen „Bewirtung“, „bewirtung“ und „Bewirtungskosten“ als drei verschiedene Kategorien, und die Summen stimmen nicht mehr.
Formelspalten. Statt Nettobetrag und MwSt.-Betrag von Hand einzutippen, berechnen Sie sie per Formel aus Gesamtbetrag und Steuersatz – oder umgekehrt: Sie übernehmen die Werte vom Beleg und prüfen die Summe per Formel. Welche Methode Sie auch wählen, der Betrag auf dem Beleg und der Betrag in der Tabelle müssen übereinstimmen.
Monatsblätter. Legen Sie für jeden Monat ein eigenes Tabellenblatt an und halten Sie in allen Blättern dieselbe Spaltenreihenfolge ein. So lassen sie sich zum Jahresende leicht zusammenführen.
Übersicht per Pivot. Erstellen Sie auf einem separaten Übersichtsblatt eine Pivot-Tabelle mit Summen nach Kategorie, Kostenstelle und MwSt.-Satz. Die Buchhaltung kann die Buchungen anhand dieser Übersicht schnell prüfen.
Wenn Sie einen fertigen Ausgangspunkt suchen, finden Sie Vorlagen und Rechner unter den kostenlosen Tools von Masraff, die Sie um die Spalten der Liste erweitern können.
Was sollte vor der Übergabe an die Buchhaltung geprüft werden?
Bevor die Ausgabenliste an die Buchhaltung geht, sollte sie auf doppelte Belegnummern, fehlende Steuernummern und eine stimmige MwSt.-Summe geprüft werden.
- Doppelte Belegnummer: Erscheinen derselbe Verkäufer und dieselbe Belegnummer in zwei Zeilen, wurde derselbe Beleg höchstwahrscheinlich doppelt erfasst. Mit der bedingten Formatierung in Excel lassen sich doppelte Werte schnell markieren.
- Fehlende Steuernummer: Fehlt bei einer Rechnung die Steuernummer, kann der Beleg nicht geprüft werden. Filtern Sie diese Zeilen und ergänzen Sie sie anhand des Belegbilds.
- MwSt.-Summe: Nettobetrag plus MwSt.-Betrag muss der Spalte Gesamt entsprechen. Fügen Sie eine Kontrollspalte für die Differenz hinzu und prüfen Sie jede Zeile, in der sie nicht null ist.
- Zeitraum: Vermerken Sie gesondert Belege, die außerhalb des Listenzeitraums liegen.
- Belegabgleich: Stimmt die Zahl der Zeilen mit der Zahl der beigefügten Belege überein, und hat jede Zeile ein Belegbild?
Werden diese Prüfungen jeden Monat in derselben Reihenfolge durchgeführt, gehen die Rückfragen aus der Buchhaltung spürbar zurück.
Wann reicht eine Ausgabenliste in Excel nicht mehr aus?
Eine Ausgabenliste in Excel stößt an Grenzen, wenn die Zahl der Belege wächst, mehrere Personen in dieselbe Datei eintragen und ein Genehmigungsschritt nötig wird.
Einige Dutzend Belege im Monat von wenigen Mitarbeitern lassen sich in Excel gut verwalten. Die Probleme beginnen mit dem Wachstum: Jeder Mitarbeiter schickt seine eigene Datei, die Spaltenreihenfolgen driften auseinander, Belegbilder verteilen sich über E-Mails, und aus der Datei geht nicht hervor, wer was genehmigt hat. Die Dublettenprüfung findet nicht mehr auf einem Blatt statt, sondern wird zu einer Aufgabe über Dutzende Dateien hinweg.
Spätestens dann lohnt sich ein System, das den Beleg im Moment der Ausgabe erfasst und die Prüfungen schon bei der Eingabe durchführt. Masraff prüft beispielsweise mögliche doppelte Ausgaben anhand von Datum, Betrag und Währung; optional lassen sich Kategorie, Händler, Belegnummer und Steuernummer in diese Prüfung einbeziehen. Wird eine wahrscheinliche Dublette gefunden, kann das Einreichen der Abrechnung blockiert werden. So ist ein großer Teil der manuellen Monatsendprüfung in Excel bereits bei der Erfassung der Ausgabe erledigt.
Fazit
Eine gute Ausgabenliste besteht aus einer Zeile pro Beleg, einer festen Spaltenreihenfolge und Prüfungen, die jeden Monat in derselben Reihenfolge laufen. Bei kleinen Mengen erfüllt Excel diesen Zweck; mit wachsender Zahl von Belegen und Beteiligten sollten Belege an einem Ort gesammelt und die Prüfungen automatisiert werden. Zum Sammeln der Belege lesen Sie mehr zur Lösung Belegmanagement, zum gesamten Prozess auf der Seite Spesenmanagement.