Мазмұны
Көптеген компанияларда ай соңында бухгалтерияға жіберілетін шығыс файлы — Excel кестесі: чектер жол-жолымен жазылады, сомалар есептеледі, ҚҚС бөліп көрсетіледі. Кесте ретті жүргізілсе, бухгалтерияның жұмысы бірнеше минут алады; ретсіз жүргізілсе, бір чек екі рет тіркеледі, ҚҚС сомасы сәйкес келмейді және жетіспейтін мәліметтер үшін электрондық хат алмасу басталады. Бұл мақалада шығыстар тізімі қандай бағандардан тұруы керек екені, Excel-де қалай жүргізілетіні және бухгалтерияға жібермес бұрын нені тексеру керек екені түсіндіріледі. Мұнда сипатталған құжат түрлері, салық нөмірі (VKN) және ҚҚС ережелері — Түркияның ережелері.
Шығыстар тізімі дегеніміз не және ол шығыс нысанынан қалай ерекшеленеді?
Шығыстар тізімі — белгілі бір кезеңде жиналған чектер мен шот-фактуралардың әрқайсысы бір жол болып жазылатын кесте; ал шығыс нысаны тек бір шығысты немесе бір есепті сипаттайды.
Шығыс нысанын әдетте қызметкер бір шығыс немесе бір іссапар үшін толтырады. Ол бекітіледі, қол қойылады және негіздеуші құжатпен бірге бухгалтерияға тапсырылады. Ал шығыстар тізімі — кезеңдік жиынтық: бір айда, бір жобада немесе бір сапарда жиналған барлық чектер бір кестеге жинақталады. Сондықтан оны жиі «чектер тізімі» немесе «чектер тізілімі» деп те атайды.
Тізімнің мақсаты — бухгалтерияға есепке алуға дайын жиынтық беру. Әр жол бір құжатқа сәйкес келуі, ал сомалар санат пен ҚҚС мөлшерлемесі бойынша тексерілетіндей болуы керек. Чектің өзінде қандай мәліметтер болуы керек екені — бөлек тақырып, оны тізімді құрмас бұрын нақтылап алған дұрыс.
Шығыстар тізімінде қандай бағандар болуы керек?
Шығыстар тізімінде кем дегенде күні, құжат деректері, сатушы мен оның салық нөмірі, санат, шығын орталығы, ҚҚС бөлінісі, жалпы сома және төлем тәсілі бағандары болуы керек.
| Баған | Не жазылады | Не үшін қажет |
|---|---|---|
| Күні | Құжаттағы күн | Кезеңді және шығыс күнін анықтау |
| Құжат түрі | Шот-фактура, e-Fatura, e-Arşiv фактурасы, чек, gider pusulası (шығыс түбіртегі) | Жазба қай құжатқа негізделгенін көрсетеді |
| Құжат нөмірі | Құжаттың сериясы мен реттік нөмірі | Қайталанған жазбаны табудың негізгі кілті |
| Сатушы / салық нөмірі | Сатушының атауы мен салық нөмірі | Шот-фактураны тексеру және контрагентпен сәйкестендіру |
| Сипаттама | Шығыстың қысқаша сипаттамасы | Бухгалтер шығысты түсінуі үшін |
| Санат | Көлік, тұрғын үй, тамақ, кеңсе тауарлары сияқты | Шоттар жоспарына сәйкестендіру |
| Шығын орталығы | Бөлім немесе бөлімше | Шығыстарды бөлу және бюджетті бақылау |
| ҚҚС мөлшерлемесі | Құжаттағы мөлшерлеме | ҚҚС сомасын мөлшерлеме бойынша тексеру |
| ҚҚС сомасы | Құжаттағы ҚҚС | Есепке алынатын ҚҚС-ны бөлу |
| ҚҚС-сыз сома | Салық салынатын база | Шығысты есепке алу |
| Барлығы | ҚҚС қосылған сома | Құжат сомасымен салыстыру |
| Төлем тәсілі | Корпоративтік карта, жеке карта, қолма-қол, аванс | Өтемақы және карта үзіндісімен салыстыру |
| Жоба | Болса, жоба коды | Жобалар бойынша шығындарды бақылау |
Бұл бағандардың бәрі әр компания үшін міндетті емес; жобалық негізде жұмыс істемейтін компанияда жоба бағаны бос қалуы мүмкін. Алайда құжат нөмірі мен салық нөмірі бағандарынан бас тартуға болмайды, өйткені келесі бөлімдегі тексерулердің көбі осы екі бағанға сүйенеді. Түркияда құжаттардың шығыс ретінде танылуы және ҚҚС-ны есепке алу 213 нөмірлі Салық рәсімдері туралы заң (Vergi Usul Kanunu) және ҚҚС заңнамасымен реттеледі; компанияңызға қатысты тәжірибені салық кеңесшіңізбен нақтылаңыз.
Excel-де шығыстар тізімі қалай жүргізіледі?
Excel-де шығыстар тізімі әр құжатқа бір жол, тұрақты бағандар, ашылмалы тізімдегі санаттар және айлық парақтар арқылы жүргізіледі; сомалар pivot кестесімен шығарылады.
Бір құжат — бір жол. Чекте бірнеше ҚҚС мөлшерлемесі болса да, оларды бір жолға жинағаннан гөрі, әр мөлшерлемеге бөлек жол ашу ҚҚС тексеруін жеңілдетеді. Бірнеше құжатты бір жолға біріктірмеңіз — құжат нөмірі бағаны мәнін жоғалтады.
Ашылмалы тізімдер. Санат, шығын орталығы, құжат түрі және төлем тәсілі бағандарын Деректерді тексеру (Data Validation) арқылы ашылмалы тізімге байлаңыз. Еркін мәтін енгізілгенде «Тамақ», «тамақ» және «Тамақ шығыны» үш түрлі санат болып көрінеді де сомалар бұзылады.
Формулалы бағандар. ҚҚС-сыз сома мен ҚҚС сомасын қолмен жазудың орнына оларды жалпы сома мен ҚҚС мөлшерлемесінен формуламен есептеңіз немесе, керісінше, құжаттағы мәндерді енгізіп, жалпы соманы формуламен тексеріңіз. Қай тәсілді таңдасаңыз да, кестедегі сан құжаттағы санмен бірдей болуы керек.
Айлық парақтар. Әр айға бөлек парақ ашып, барлық парақтарда бірдей баған құрылымын сақтаңыз. Сонда жыл соңында парақтарды біріктіру жеңілдейді.
Pivot арқылы жиынтық. Бөлек жиынтық парағында pivot кестесін құрып, санат, шығын орталығы және ҚҚС мөлшерлемесі бойынша сомаларды шығарыңыз. Бухгалтерия осы жиынтыққа қарап жазбаны тез тексере алады.
Дайын бастапқы нүкте қажет болса, Masraff құралдарын қарап, үлгіні тізім бағандарына сәйкес кеңейтуге болады.
Бухгалтерияға жібермес бұрын нені тексеру керек?
Шығыстар тізімі бухгалтерияға жіберілмес бұрын қайталанған құжат нөмірлері, жоқ салық нөмірлері және ҚҚС сомасының сәйкестігі бойынша тексерілуі керек.
- Қайталанған құжат нөмірі: Бір сатушы мен бір құжат нөмірі екі жолда кездессе, бәлкім, бір чек екі рет енгізілген. Excel-дегі Шартты пішімдеу қайталанатын мәндерді тез белгілейді.
- Жоқ салық нөмірі: Шот-фактурасы бар шығыстарда салық нөмірі бос болса, құжатты тексеру мүмкін емес. Осы жолдарды сүзіп, құжаттың суретінен толтырыңыз.
- ҚҚС сомасы: ҚҚС-сыз сома мен ҚҚС сомасының қосындысы «Барлығы» бағанына тең болуы керек. Айырманы көрсететін бақылау бағанын қосып, нөлге тең емес жолдарды қараңыз.
- Күн аралығы: Тізім кезеңіне жатпайтын құжаттар болса, оларды бөлек белгілеңіз.
- Құжаттардың сәйкестігі: Жолдар саны тіркелген құжаттар санына сәйкес пе, әр жолдың суреті бар ма?
Осы тексерулерді әр ай бірдей ретпен жүргізу бухгалтериядан қайтатын сұрақтарды айтарлықтай азайтады.
Excel шығыстар тізімі қашан жеткіліксіз болады?
Құжаттар саны өскенде, бір файлға бірнеше адам дерек енгізгенде және бекіту қадамы қажет болғанда Excel шығыстар тізімі жеткіліксіз бола бастайды.
Бірнеше қызметкердің айына бірнеше ондаған чегін Excel-де еркін басқаруға болады. Мәселелер көлем өскенде басталады: әр қызметкер өз файлын жібереді, баған құрылымдары әртүрлі болады, чек суреттері электрондық хаттарға шашырайды және кімнің нені бекіткені файлда көрінбейді. Қайталануларды тексеру де енді бір парақта емес, ондаған файл арасында жасалатын жұмысқа айналады.
Осы кезде чекті шығын жасалған сәтте жинайтын және тексерулерді тіркеу кезінде жүргізетін жүйеге көшу орынды болады. Мысалы, Masraff ықтимал қайталанған шығыстарды күні, сомасы және валютасы бойынша тексереді; қалау бойынша санат, сатушы, чек нөмірі және салық нөмірі де бұл тексеруге қосылуы мүмкін. Ықтимал қайталанған шығыс анықталса, есепті жіберу бұғатталуы мүмкін. Сөйтіп, Excel-де ай соңында қолмен жасалатын тексерудің едәуір бөлігі шығыс енгізіліп жатқанда орындалады.
Қорытынды
Жақсы шығыстар тізімі әр құжатқа бір жолдан, тұрақты баған құрылымынан және әр ай бірдей ретпен жүргізілетін тексерулерден тұрады. Шағын көлемде Excel бұл жұмысты ақтайды; құжаттар мен адамдар саны өскен сайын чектерді бір жерде жинау және тексерулерді автоматтандыру қажет болады. Чектерді жинау үшін чектерді басқару шешімін, ал тұтас процесті басқару үшін шығыстарды басқару бетін қараңыз.