Содержание
В большинстве компаний файл с расходами, который в конце месяца уходит в бухгалтерию, — это таблица Excel: чеки вносятся построчно, считаются итоги, выделяется НДС. Если таблица ведётся аккуратно, бухгалтерия обрабатывает её за минуты; если небрежно — один и тот же чек попадает в неё дважды, сумма НДС не сходится и начинается переписка из-за недостающих данных. В этой статье разберём, какие столбцы нужны в списке расходов, как вести его в Excel и что проверить перед отправкой в бухгалтерию. Описанные виды документов, налоговый номер (VKN) и правила НДС относятся к Турции, поэтому адаптируйте столбцы под требования своей страны.
Что такое список расходов и чем он отличается от формы расходов?
Список расходов — это таблица, в которой каждый чек и каждый счёт за период занимает отдельную строку; форма расходов описывает один расход или одну заявку на возмещение.
Форму расходов обычно заполняет сотрудник на один расход или одну командировку. Её согласуют, подписывают и передают в бухгалтерию вместе с подтверждающим документом. Список расходов, напротив, — периодический реестр: все чеки, накопившиеся за месяц, проект или поездку, собираются в одной таблице. Поэтому его часто называют «реестром чеков» или «списком чеков».
Цель списка — дать бухгалтерии сводку, готовую к проводке. Каждая строка должна соответствовать одному документу, а итоги — проверяться по категориям и ставкам НДС. Сам чек тоже должен содержать определённые реквизиты: наименование и налоговый номер продавца, дату и сумму НДС.
Какие столбцы должны быть в списке расходов?
В списке расходов должны быть как минимум столбцы даты, реквизитов документа, продавца и налогового номера, категории, центра затрат, разбивки НДС, общей суммы и способа оплаты.
| Столбец | Что вносится | Зачем нужен |
|---|---|---|
| Дата | Дата на документе | Определяет период и дату расхода |
| Вид документа | Счёт-фактура, e-Fatura, e-Arşiv (турецкий электронный архивный счёт), кассовый чек, gider pusulası (турецкая расходная квитанция, оформляемая покупателем) | Показывает, на каком документе основана запись |
| Номер документа | Серия и порядковый номер документа | Главный ключ для выявления дублей |
| Продавец / VKN | Наименование продавца и налоговый номер (VKN) | Проверка счёта и сопоставление с контрагентом |
| Описание | Краткое описание расхода | Помогает бухгалтеру понять расход |
| Категория | Транспорт, проживание, питание, канцтовары и т. п. | Привязка к плану счетов |
| Центр затрат | Отдел или подразделение | Распределение затрат и контроль бюджета |
| Ставка НДС | Ставка на документе | Проверка НДС по ставкам |
| Сумма НДС | НДС на документе | Выделение НДС к вычету |
| Сумма без НДС | Налоговая база | Отражение расхода |
| Итого | Сумма с НДС | Сверка с итогом документа |
| Способ оплаты | Корпоративная карта, личная карта, наличные, аванс | Возмещение и сверка с выпиской по карте |
| Проект | Код проекта, если есть | Учёт затрат по проектам |
Не каждой компании нужны все столбцы: столбец проекта может оставаться пустым, если компания не работает по проектам. Но от столбцов номера документа и налогового номера отказываться не стоит — на них опирается большинство проверок из следующего раздела. Признание документа расходом и вычет НДС регулируются турецким Налоговым процессуальным кодексом № 213 (Vergi Usul Kanunu) и законодательством об НДС; порядок для вашей компании уточните у налогового консультанта (mali müşavir).
Как вести список расходов в Excel?
В Excel список расходов ведут по принципу «одна строка — один документ», с фиксированными столбцами, выпадающими списками категорий и помесячными листами, а итоги получают сводной таблицей.
Одна строка на документ. Если в чеке несколько ставок НДС, удобнее открыть по строке на каждую ставку, а не сводить всё в одну — так проще проверять НДС. Никогда не объединяйте несколько документов в одной строке: столбец номера документа теряет смысл.
Выпадающие списки. Привяжите столбцы категории, центра затрат, вида документа и способа оплаты к выпадающим спискам через «Проверку данных». При свободном вводе «Питание», «питание» и «Расходы на питание» выглядят как три разные категории, и итоги ломаются.
Столбцы с формулами. Вместо ручного ввода суммы без НДС и суммы НДС рассчитывайте их формулой из итога и ставки — или наоборот: вносите значения из документа и проверяйте итог формулой. Какой бы способ вы ни выбрали, цифра в документе и цифра в таблице должны совпадать.
Помесячные листы. Заведите отдельный лист на каждый месяц и держите на всех листах одинаковый порядок столбцов. Тогда в конце года листы легко объединить.
Сводка через сводную таблицу. На отдельном листе постройте сводную таблицу с итогами по категориям, центрам затрат и ставкам НДС. По этой сводке бухгалтерия быстро проверит записи.
Если нужна готовая отправная точка, посмотрите шаблоны и калькуляторы в бесплатных инструментах Masraff и дополните их столбцами списка.
Что проверить перед отправкой в бухгалтерию?
Перед отправкой в бухгалтерию список расходов нужно проверить на повторяющиеся номера документов, отсутствующие налоговые номера и сходимость суммы НДС.
- Повторяющийся номер документа: если один и тот же продавец и один и тот же номер документа встречаются в двух строках, скорее всего, чек внесён дважды. Условное форматирование в Excel быстро подсветит повторяющиеся значения.
- Нет налогового номера: если у расхода по счёту пустой налоговый номер, документ нельзя проверить. Отфильтруйте такие строки и дополните их по изображению документа.
- Сумма НДС: сумма без НДС плюс сумма НДС должна равняться столбцу «Итого». Добавьте контрольный столбец с разницей и разберите все строки, где она не равна нулю.
- Период: отдельно отметьте документы, выходящие за период списка.
- Сверка с документами: совпадает ли количество строк с количеством приложенных документов и есть ли изображение у каждой строки?
Если каждый месяц выполнять эти проверки в одном и том же порядке, вопросов от бухгалтерии становится заметно меньше.
Когда списка расходов в Excel перестаёт хватать?
Списка расходов в Excel перестаёт хватать, когда растёт число документов, несколько человек вносят данные в один файл и появляется этап согласования.
Несколько десятков чеков в месяц от нескольких сотрудников легко вести в Excel. Проблемы начинаются с ростом: каждый сотрудник присылает свой файл, порядок столбцов расходится, изображения чеков разбросаны по письмам, а из файла не видно, кто что согласовал. Проверка на дубли выполняется уже не на одном листе, а превращается в работу по десяткам файлов.
В этот момент имеет смысл перейти на систему, которая фиксирует чек в момент расхода и выполняет проверки уже при вводе. Например, Masraff проверяет возможные повторяющиеся расходы по дате, сумме и валюте; по желанию в проверку можно добавить категорию, продавца, номер чека и налоговый номер. Если найден вероятный дубль, отправку отчёта можно заблокировать. Так значительная часть ручной проверки в конце месяца в Excel выполняется уже при вводе расхода.
Итоги
Хороший список расходов — это одна строка на документ, фиксированный порядок столбцов и проверки в одном и том же порядке каждый месяц. При небольших объёмах Excel справляется; с ростом числа документов и участников чеки нужно собирать в одном месте, а проверки — автоматизировать. О сборе чеков читайте в решении управление чеками, о процессе в целом — на странице управление расходами.