Cuprins
În majoritatea companiilor, fișierul de cheltuieli trimis la contabilitate la sfârșit de lună este un tabel Excel: bonurile sunt trecute rând cu rând, se calculează totalurile și se separă TVA-ul. Când tabelul este ținut ordonat, contabilitatea termină în câteva minute; când este dezordonat, același bon apare de două ori, totalul TVA nu se leagă și încep schimburile de e-mailuri pentru informațiile lipsă. Acest articol explică din ce coloane trebuie să fie formată lista de cheltuieli, cum se ține în Excel și ce trebuie verificat înainte de a o trimite la contabilitate. Tipurile de documente, codul fiscal (VKN) și regulile de TVA descrise aici sunt cele din Turcia.
Ce este lista de cheltuieli și prin ce diferă de formularul de cheltuieli?
Lista de cheltuieli este tabelul în care bonurile și facturile adunate într-o perioadă sunt trecute câte una pe rând; formularul de cheltuieli descrie o singură cheltuială sau un singur decont.
Formularul de cheltuieli este, de regulă, documentul pe care un angajat îl completează pentru o cheltuială sau pentru o deplasare. Primește aprobare, este semnat și ajunge la contabilitate împreună cu documentul justificativ. Lista de cheltuieli este în schimb o centralizare periodică: toate bonurile strânse într-o lună, într-un proiect sau într-o deplasare sunt adunate în același tabel. De aceea i se mai spune adesea „listă de bonuri” sau „centralizator de bonuri”.
Scopul listei este să ofere contabilității un rezumat gata de înregistrat. Fiecare rând trebuie să corespundă unui document, iar totalurile trebuie să poată fi verificate pe categorii și pe cote de TVA. Ce informații trebuie să conțină bonul în sine este un subiect separat, pe care merită să-l lămuriți înainte de a construi lista.
Ce coloane trebuie să aibă lista de cheltuieli?
O listă de cheltuieli trebuie să conțină cel puțin data, datele documentului, furnizorul și codul fiscal, categoria, centrul de cost, defalcarea TVA, totalul și modalitatea de plată.
| Coloană | Ce se completează | De ce este necesară |
|---|---|---|
| Data | Data de pe document | Stabilirea perioadei și a datei cheltuielii |
| Tip document | Factură, e-Fatura, factură e-Arșiv, bon, gider pusulası (borderou de cheltuieli) | Arată pe ce document se bazează înregistrarea |
| Număr document | Seria și numărul documentului | Cheia principală pentru depistarea dublurilor |
| Furnizor / cod fiscal | Denumirea furnizorului și codul fiscal (VKN) | Verificarea facturii și asocierea cu partenerul |
| Descriere | Scurtă descriere a cheltuielii | Ca contabilul să înțeleagă cheltuiala |
| Categorie | Transport, cazare, masă, papetărie etc. | Corespondența cu planul de conturi |
| Centru de cost | Departament sau unitate | Alocarea cheltuielilor și urmărirea bugetului |
| Cota TVA | Cota de pe document | Verificarea totalului TVA pe cote |
| Valoare TVA | TVA-ul de pe document | Separarea TVA-ului deductibil |
| Valoare fără TVA | Baza impozabilă | Înregistrarea cheltuielii |
| Total | Valoarea cu TVA | Comparația cu totalul documentului |
| Modalitate de plată | Card de firmă, card personal, numerar, avans | Rambursare și reconcilierea cu extrasul de card |
| Proiect | Codul proiectului, dacă există | Urmărirea costurilor pe proiecte |
Nu toate coloanele sunt obligatorii pentru orice companie; într-o firmă care nu lucrează pe proiecte, coloana de proiect poate rămâne goală. Nu renunțați însă la coloanele de număr document și cod fiscal, pentru că majoritatea verificărilor din secțiunea următoare se bazează pe ele. În Turcia, recunoașterea documentelor drept cheltuieli și deducerea TVA sunt reglementate de Legea nr. 213 privind procedura fiscală (Vergi Usul Kanunu) și de legislația TVA; confirmați aplicarea pentru compania dumneavoastră cu consultantul fiscal.
Cum se ține lista de cheltuieli în Excel?
În Excel, lista de cheltuieli se ține cu un rând pe document, coloane fixe, categorii din liste derulante și foi lunare; totalurile se obțin cu un tabel pivot.
Un document, un rând. Chiar dacă un bon are mai multe cote de TVA, un rând pe cotă, în loc de un singur rând cumulat, ușurează verificarea TVA. Nu combinați mai multe documente pe un singur rând; coloana de număr document își pierde sensul.
Liste derulante. Legați coloanele de categorie, centru de cost, tip document și modalitate de plată de liste derulante prin Validarea datelor (Data Validation). Când se scrie text liber, „Masă”, „masă” și „Cheltuieli de masă” apar ca trei categorii diferite, iar totalurile se strică.
Coloane cu formule. În loc să scrieți manual valoarea fără TVA și valoarea TVA, calculați-le cu formule din total și cota TVA, sau invers: introduceți valorile de pe document și verificați totalul cu o formulă. Indiferent de metodă, cifra din tabel trebuie să fie identică cu cea de pe document.
Foi lunare. Deschideți câte o foaie pentru fiecare lună și păstrați aceeași structură a coloanelor. Astfel, la sfârșit de an, foile se combină ușor.
Rezumat cu pivot. Pe o foaie separată de rezumat, construiți un tabel pivot cu totaluri pe categorie, centru de cost și cotă TVA. Contabilitatea poate verifica rapid înregistrarea pe baza acestui rezumat.
Dacă vreți un punct de plecare gata făcut, consultați instrumentele Masraff și extindeți șablonul cu coloanele listei.
Ce trebuie verificat înainte de trimiterea la contabilitate?
Înainte de a ajunge la contabilitate, lista de cheltuieli trebuie verificată pentru numere de document duplicate, coduri fiscale lipsă și coerența totalului TVA.
- Număr de document duplicat: Dacă același furnizor și același număr de document apar pe două rânduri, cel mai probabil același bon a fost introdus de două ori. Formatarea condiționată din Excel evidențiază rapid valorile repetate.
- Cod fiscal lipsă: La cheltuielile cu factură, un document fără cod fiscal nu poate fi verificat. Filtrați aceste rânduri și completați-le din imaginea documentului.
- Totalul TVA: Suma dintre valoarea fără TVA și valoarea TVA trebuie să fie egală cu coloana Total. Adăugați o coloană de control care arată diferența și analizați rândurile unde aceasta nu este zero.
- Intervalul de date: Notați separat documentele care nu se încadrează în perioada listei.
- Corespondența documentelor: Numărul de rânduri coincide cu numărul de documente atașate și are fiecare rând o imagine?
Efectuarea acestor verificări în aceeași ordine în fiecare lună reduce vizibil întrebările care revin de la contabilitate.
Când nu mai este suficientă lista de cheltuieli în Excel?
Lista de cheltuieli în Excel începe să nu mai fie suficientă când crește numărul de documente, când mai multe persoane introduc date în același fișier și când este nevoie de un pas de aprobare.
Câteva zeci de bonuri pe lună de la câțiva angajați se gestionează comod în Excel. Problemele apar când volumul crește: fiecare angajat își trimite propriul fișier, structura coloanelor diferă, imaginile bonurilor se împrăștie prin e-mailuri, iar cine a aprobat ce nu se vede în fișier. Verificarea dublurilor devine și ea o muncă făcută nu într-o singură foaie, ci între zeci de fișiere.
În acest punct are sens trecerea la un sistem care colectează bonul în momentul cheltuielii și face verificările la înregistrare. De exemplu, Masraff verifică posibilele cheltuieli duplicate după dată, sumă și monedă; opțional, pot fi adăugate la această verificare categoria, comerciantul, numărul bonului și codul fiscal. Când se găsește o posibilă dublură, trimiterea raportului poate fi blocată. Astfel, o parte importantă din verificarea făcută manual în Excel la sfârșit de lună are loc deja în momentul introducerii cheltuielii.
Concluzie
O listă de cheltuieli bună înseamnă un rând pe document, o structură fixă a coloanelor și verificări făcute în aceeași ordine în fiecare lună. La volume mici, Excel face față; pe măsură ce crește numărul de documente și de persoane, bonurile trebuie adunate într-un singur loc, iar verificările automatizate. Pentru colectarea bonurilor, vedeți soluția de gestionare a bonurilor, iar pentru întregul proces, pagina gestionarea cheltuielilor.