Tenir une liste de dépenses : guide du relevé de tickets

Dans la plupart des entreprises, le fichier de dépenses envoyé à la comptabilité en fin de mois est un tableau Excel : les tickets y sont saisis ligne par ligne, les totaux calculés, la TVA isolée. Bien tenu, ce tableau se traite en quelques minutes ; mal tenu, le même ticket est saisi deux fois, le total de TVA ne tombe pas juste et un échange de courriels commence pour obtenir les informations manquantes. Cet article explique quelles colonnes doit comporter une liste de dépenses, comment la tenir sous Excel et quoi vérifier avant de l'envoyer à la comptabilité. Les types de pièces, le numéro fiscal (VKN) et les règles de TVA décrits ici relèvent du droit turc ; adaptez les colonnes aux exigences de votre pays.

Qu'est-ce qu'une liste de dépenses et en quoi diffère-t-elle d'un formulaire de dépenses ?

Une liste de dépenses est un tableau où chaque ticket et chaque facture d'une période occupe une ligne ; un formulaire de dépenses décrit au contraire une seule dépense ou une seule demande de remboursement.

Le formulaire de dépenses est généralement rempli par un salarié pour une dépense ou un déplacement. Il est validé, signé et transmis à la comptabilité avec le justificatif. La liste de dépenses est, elle, un relevé périodique : tous les tickets accumulés sur un mois, un projet ou un déplacement sont regroupés dans le même tableau. C'est pourquoi on parle souvent de « relevé de tickets » ou de « bordereau de justificatifs ».

La liste a pour but de fournir à la comptabilité une synthèse prête à être comptabilisée. Chaque ligne doit correspondre à une pièce, et les totaux doivent pouvoir être contrôlés par catégorie et par taux de TVA. Le ticket lui-même doit aussi porter certaines mentions, comme le nom et le numéro fiscal du vendeur, la date et le montant de TVA.

Quelles colonnes une liste de dépenses doit-elle comporter ?

Une liste de dépenses doit comporter au minimum des colonnes pour la date, les références de la pièce, le vendeur et son numéro fiscal, la catégorie, le centre de coût, la ventilation de la TVA, le montant total et le mode de paiement.

Toutes les entreprises n'ont pas besoin de toutes ces colonnes ; la colonne projet peut rester vide dans une entreprise qui ne travaille pas par projet. En revanche, ne renoncez pas aux colonnes numéro de pièce et numéro fiscal : la plupart des contrôles de la section suivante reposent sur elles. L'admission d'une pièce en charge et la déductibilité de sa TVA relèvent de la loi turque n° 213 sur la procédure fiscale (Vergi Usul Kanunu) et de la réglementation sur la TVA ; faites confirmer le traitement applicable à votre entreprise par votre conseiller fiscal (mali müşavir).

Comment tenir une liste de dépenses sous Excel ?

Sous Excel, une liste de dépenses se tient avec une ligne par pièce, des colonnes fixes, des catégories en listes déroulantes et un onglet par mois ; les totaux sont obtenus par tableau croisé dynamique.

Une ligne par pièce. Si un ticket comporte plusieurs taux de TVA, ouvrir une ligne par taux plutôt que de tout regrouper sur une seule facilite le contrôle de la TVA. Ne regroupez jamais plusieurs pièces sur une ligne : la colonne numéro de pièce perd alors son sens.

Listes déroulantes. Reliez les colonnes catégorie, centre de coût, type de pièce et mode de paiement à des listes déroulantes via la Validation des données. En saisie libre, « Repas », « repas » et « Frais de repas » apparaissent comme trois catégories différentes et les totaux sont faussés.

Colonnes calculées. Plutôt que de saisir à la main le montant HT et la TVA, calculez-les par formule à partir du total et du taux – ou inversement : reportez les valeurs de la pièce et contrôlez le total par formule. Quelle que soit la méthode, le montant de la pièce et celui du tableau doivent être identiques.

Onglets mensuels. Créez un onglet par mois et gardez le même ordre de colonnes dans tous les onglets. Il sera ainsi facile de les consolider en fin d'année.

Synthèse par tableau croisé. Sur un onglet de synthèse distinct, construisez un tableau croisé dynamique avec les totaux par catégorie, centre de coût et taux de TVA. La comptabilité pourra contrôler rapidement les écritures à partir de cette synthèse.

Pour partir d'une base toute prête, parcourez les modèles et calculateurs des outils gratuits de Masraff et complétez-les avec les colonnes de la liste.

Que vérifier avant l'envoi à la comptabilité ?

Avant l'envoi à la comptabilité, la liste de dépenses doit être contrôlée pour les numéros de pièce en double, les numéros fiscaux manquants et la cohérence du total de TVA.

• Numéro de pièce en double : si le même vendeur et le même numéro de pièce figurent sur deux lignes, le même ticket a très probablement été saisi deux fois. La mise en forme conditionnelle d'Excel signale rapidement les valeurs en double.
• Numéro fiscal manquant : si le numéro fiscal est vide sur une dépense facturée, la pièce ne peut pas être vérifiée. Filtrez ces lignes et complétez-les à partir de l'image de la pièce.
• Total de TVA : le montant HT plus la TVA doit être égal à la colonne Total. Ajoutez une colonne de contrôle qui affiche l'écart et examinez chaque ligne où il n'est pas nul.
• Période : notez à part les pièces situées hors de la période de la liste.
• Correspondance des pièces : le nombre de lignes correspond-il au nombre de pièces jointes, et chaque ligne a-t-elle son image ?

Effectuer ces contrôles chaque mois dans le même ordre réduit sensiblement les questions renvoyées par la comptabilité.

Quand une liste de dépenses sous Excel ne suffit-elle plus ?

Une liste de dépenses sous Excel commence à atteindre ses limites quand le nombre de pièces augmente, quand plusieurs personnes saisissent dans le même fichier et quand une étape de validation devient nécessaire.

Quelques dizaines de tickets par mois pour une poignée de salariés se gèrent sans difficulté sous Excel. Les problèmes apparaissent avec le volume : chaque salarié envoie son propre fichier, l'ordre des colonnes diverge, les images des tickets se dispersent dans les courriels et le fichier ne montre pas qui a validé quoi. Le contrôle des doublons ne se fait plus sur une seule feuille, il devient un travail réparti sur des dizaines de fichiers.

À ce stade, il devient logique de passer à un système qui capture le ticket au moment de la dépense et effectue les contrôles dès la saisie. Par exemple, Masraff contrôle les dépenses potentiellement en double à partir de la date, du montant et de la devise ; la catégorie, le commerçant, le numéro de ticket et le numéro fiscal peuvent en option être ajoutés à ce contrôle. Lorsqu'un doublon probable est détecté, la soumission du rapport peut être bloquée. Une grande partie du contrôle manuel de fin de mois sous Excel est ainsi déjà faite au moment de la saisie de la dépense.

Conclusion

Une bonne liste de dépenses repose sur une ligne par pièce, un ordre de colonnes fixe et des contrôles menés chaque mois dans le même ordre. Excel suffit pour de petits volumes ; lorsque le nombre de pièces et de personnes augmente, il faut centraliser les tickets et automatiser les contrôles. Découvrez la solution de gestion des tickets pour la collecte des justificatifs et la page gestion des notes de frais pour l'ensemble du processus.