Съдържание
В повечето компании файлът с разходи, който отива в счетоводството в края на месеца, е Excel таблица: бележките се въвеждат ред по ред, сумират се, ДДС се отделя. Когато таблицата е поддържана добре, счетоводството я обработва за минути; когато е водена небрежно, една и съща бележка се въвежда два пъти, сумата на ДДС не излиза и започва верига от имейли за липсващи данни. Тази статия обяснява какви колони трябва да има списъкът с разходи, как да се води в Excel и какво да се провери, преди да се изпрати в счетоводството. Описаните видове документи, данъчен номер (VKN) и правила за ДДС са турски, затова адаптирайте колоните към изискванията на вашата държава.
Какво е списък с разходи и с какво се различава от разходния формуляр?
Списъкът с разходи е таблица, в която всяка бележка и фактура, събрана за даден период, заема един ред; разходният формуляр описва един разход или едно искане за възстановяване.
Разходният формуляр обикновено се попълва от служител за един разход или за едно пътуване. Той се одобрява, подписва и изпраща в счетоводството заедно с придружаващия документ. Списъкът с разходи, напротив, е периодичен регистър: всички бележки, натрупани за месец, проект или пътуване, се събират в една таблица. Затова често го наричат „списък с разходни бележки“ или „регистър на бележки“.
Целта на списъка е да даде на счетоводството обобщение, готово за осчетоводяване. Всеки ред трябва да съответства на един документ, а сумите да могат да се проверят по категория и по ставка на ДДС. Самата бележка също трябва да съдържа определени данни, като име на продавача, данъчен номер, дата и сума на ДДС.
Какви колони трябва да има списъкът с разходи?
Списъкът с разходи трябва да има поне колони за дата, данни за документа, продавач и данъчен номер, категория, разходен център, разбивка на ДДС, обща сума и начин на плащане.
| Колона | Какво се попълва | Защо е нужна |
|---|---|---|
| Дата | Датата върху документа | Определя периода и датата на разхода |
| Вид документ | Фактура, e-Fatura, e-Arşiv фактура (турска електронна архивна фактура), касова бележка, gider pusulası (турски разходен ордер, издаден от купувача) | Показва на кой документ се основава записът |
| Номер на документ | Серия и пореден номер на документа | Основният ключ за откриване на дублирани записи |
| Продавач / VKN | Наименование на продавача и данъчен номер (VKN) | Проверка на фактурата и съпоставяне с контрагента |
| Описание | Кратко описание на разхода | Помага на счетоводителя да разбере разхода |
| Категория | Транспорт, нощувки, храна, канцеларски материали и др. | Съпоставяне със сметкоплана |
| Разходен център | Отдел или звено | Разпределение на разходите и следене на бюджета |
| Ставка на ДДС | Ставката върху документа | Проверка на ДДС по ставки |
| Сума на ДДС | ДДС-то върху документа | Отделяне на ДДС с право на приспадане |
| Сума без ДДС | Данъчна основа | Осчетоводяване на разхода |
| Общо | Сума с ДДС | Сравнение с общата сума на документа |
| Начин на плащане | Фирмена карта, лична карта, в брой, аванс | Възстановяване и съпоставяне с извлечението по картата |
| Проект | Код на проекта, ако има | Следене на разходите по проекти |
Не всяка компания се нуждае от всички колони; колоната за проект може да остане празна във фирма, която не работи по проекти. Но не се отказвайте от колоните за номер на документ и данъчен номер, защото повечето проверки в следващия раздел зависят от тях. Дали документът се признава за разход и дали ДДС-то подлежи на приспадане зависи от турския Закон за данъчното производство № 213 (Vergi Usul Kanunu) и законодателството за ДДС; потвърдете прилагането за вашата компания с вашия данъчен консултант (mali müşavir).
Как се води списък с разходи в Excel?
В Excel списъкът с разходи се води с един ред на документ, фиксирани колони, падащи списъци за категориите и месечни листове, а сумите се вадят с пивот таблица.
Един ред на документ. Ако бележката съдържа повече от една ставка на ДДС, по-добре отворете по един ред за всяка ставка, вместо да ги обединявате в един ред – така проверката на ДДС е по-лесна. Никога не обединявайте няколко документа в един ред; колоната с номера на документа губи смисъл.
Падащи списъци. Свържете колоните за категория, разходен център, вид документ и начин на плащане с падащи списъци чрез Проверка на данни (Data Validation). При свободен текст „Храна“, „храна“ и „Разход за храна“ изглеждат като три различни категории и сумите се объркват.
Колони с формули. Вместо да въвеждате ръчно сумата без ДДС и сумата на ДДС, изчислете ги с формула от общата сума и ставката на ДДС – или обратно: въведете стойностите от документа и проверете общата сума с формула. Какъвто и метод да изберете, цифрата в документа и цифрата в таблицата трябва да съвпадат.
Месечни листове. Отворете отделен лист за всеки месец и поддържайте всички листове с еднаква подредба на колоните. Така обединяването им в края на годината е лесно.
Обобщение с пивот. На отделен обобщаващ лист изградете пивот таблица със суми по категория, разходен център и ставка на ДДС. Счетоводството може бързо да прегледа записите по това обобщение.
Ако искате готова отправна точка, разгледайте шаблоните и калкулаторите в безплатните инструменти на Masraff и ги разширете според колоните на списъка.
Какво трябва да се провери преди изпращане в счетоводството?
Преди списъкът с разходи да отиде в счетоводството, проверете го за дублирани номера на документи, липсващи данъчни номера и съгласуваност на сумата на ДДС.
- Дублиран номер на документ: Ако един и същ продавач и един и същ номер на документ се появяват на два реда, най-вероятно една и съща бележка е въведена два пъти. Маркирането на повтарящи се стойности с Условно форматиране в Excel го показва бързо.
- Липсващ данъчен номер: Ако при разход с фактура данъчният номер е празен, документът не може да бъде проверен. Филтрирайте тези редове и ги попълнете от изображението на документа.
- Сума на ДДС: Сумата без ДДС плюс сумата на ДДС трябва да е равна на колоната „Общо“. Добавете контролна колона, която показва разликата, и прегледайте всеки ред, в който тя не е нула.
- Период: Отбележете отделно документите, които попадат извън периода на списъка.
- Съответствие с документите: Съвпада ли броят на редовете с броя на приложените документи и има ли всеки ред изображение?
Извършването на тези проверки в една и съща последователност всеки месец значително намалява въпросите, които се връщат от счетоводството.
Кога списъкът с разходи в Excel вече не е достатъчен?
Списъкът с разходи в Excel започва да не стига, когато броят на документите расте, когато няколко души въвеждат данни в един файл и когато е нужна стъпка за одобрение.
Няколко десетки бележки месечно от малко служители се управляват лесно в Excel. Проблемите започват с растежа: всеки служител изпраща собствен файл, подредбата на колоните се разминава, изображенията на бележките се разпиляват по имейли, а от файла не се вижда кой какво е одобрил. Проверката за дубликати вече не се прави в един лист, а се превръща в работа, разпръсната в десетки файлове.
В този момент има смисъл да се премине към система, която събира бележката в момента на разхода и извършва проверките още при въвеждането. Например Masraff проверява за възможни дублирани разходи по дата, сума и валута; по избор към тази проверка могат да се добавят категория, търговец, номер на бележката и данъчен номер. Когато бъде открит вероятен дубликат, изпращането на отчета може да бъде блокирано. Така голяма част от ръчната проверка в края на месеца в Excel вече е направена още при въвеждането на разхода.
Заключение
Добрият списък с разходи се свежда до един ред на документ, фиксирана подредба на колоните и проверки в една и съща последователност всеки месец. Excel върши работа при малки обеми; с растежа на броя на документите и хората трябва бележките да се събират на едно място, а проверките да се автоматизират. Вижте решението за управление на бележки за събирането на бележките и страницата за управление на разходи за целия разходен процес.