Mündəricat
Ay sonunda mühasibatlığa göndərilən xərc faylı əksər şirkətlərdə bir Excel cədvəlidir: qəbzlər sətir-sətir yazılır, yekunlar çıxarılır, ƏDV ayrılır. Cədvəl səliqəli aparıldıqda mühasibatlığın işi bir neçə dəqiqə çəkir; səliqəsiz aparıldıqda eyni qəbz iki dəfə qeydə alınır, ƏDV yekunu tutmur və çatışmayan məlumatlar üçün e-poçt yazışması başlayır. Bu yazı xərc siyahısının hansı sütunlardan ibarət olmalı olduğunu, Excel-də necə aparılacağını və mühasibatlığa göndərilməzdən əvvəl nəyin yoxlanılacağını izah edir. Burada təsvir olunan sənəd növləri, VÖEN (VKN) və ƏDV qaydaları Türkiyə qaydalarıdır.
Xərc siyahısı nədir və xərc formasından fərqi nədir?
Xərc siyahısı müəyyən dövrdə toplanan qəbz və fakturaların hər biri bir sətir olmaqla yazıldığı cədvəldir; xərc forması isə tək bir xərci və ya tək bir bəyanı təsvir edir.
Xərc forması adətən işçinin bir xərc və ya bir ezamiyyət üçün doldurduğu sənəddir. O, təsdiq alır, imzalanır və əsas sənədlə birlikdə mühasibatlığa gedir. Xərc siyahısı isə dövri bir çıxarışdır: bir ay, bir layihə və ya bir ezamiyyət ərzində yığılan bütün qəbzlər eyni cədvəldə toplanır. Buna görə siyahıya çox vaxt "xərc qəbzləri siyahısı" və ya "qəbz cədvəli" də deyilir.
Siyahının məqsədi mühasibatlığa uçot üçün hazır xülasə verməkdir. Sətirlər sənədlə bir-bir uyğun gəlməli, yekunlar isə kateqoriya və ƏDV dərəcəsi üzrə yoxlana bilməlidir. Qəbzin özünün hansı məlumatları daşımalı olduğu ayrıca mövzudur və siyahıdan əvvəl onu da aydınlaşdırmaq faydalıdır.
Xərc siyahısında hansı sütunlar olmalıdır?
Xərc siyahısında ən azı tarix, sənəd məlumatı, satıcı və vergi ödəyicisi nömrəsi, kateqoriya, xərc mərkəzi, ƏDV bölgüsü, ümumi məbləğ və ödəniş üsulu sütunları olmalıdır.
| Sütun | Nə yazılır | Niyə lazımdır |
|---|---|---|
| Tarix | Sənədin üzərindəki tarix | Dövrün və xərc tarixinin müəyyənləşdirilməsi |
| Sənəd növü | Faktura, e-Fatura, e-Arşiv faktura, qəbz, xərc qəbzi (gider pusulası) | Qeydin hansı sənədə əsaslandığını göstərir |
| Sənəd nömrəsi | Sənədin seriya və sıra nömrəsi | Təkrar qeydi aşkar etməyin əsas açarı |
| Satıcı / VÖEN | Satıcının adı və vergi ödəyicisi nömrəsi | Fakturanın yoxlanılması və kontragent uyğunlaşdırması |
| Təsvir | Xərcin qısa təsviri | Mühasibin xərci başa düşməsi |
| Kateqoriya | Nəqliyyat, yaşayış, yemək, dəftərxana kimi | Hesablar planına uyğunlaşdırma |
| Xərc mərkəzi | Şöbə və ya bölmə | Xərclərin bölüşdürülməsi və büdcə nəzarəti |
| ƏDV dərəcəsi | Sənəddəki dərəcə | ƏDV yekununun dərəcə üzrə yoxlanılması |
| ƏDV məbləği | Sənəddəki ƏDV | Əvəzləşdirilən ƏDV-nin ayrılması |
| ƏDV-siz məbləğ | Vergi bazası | Xərcin uçotu |
| Cəmi | ƏDV daxil məbləğ | Sənədin yekunu ilə müqayisə |
| Ödəniş üsulu | Korporativ kart, şəxsi kart, nağd, avans | Kompensasiya və kart çıxarışı ilə uyğunlaşdırma |
| Layihə | Varsa layihə kodu | Layihə üzrə xərc nəzarəti |
Bu sütunların hamısı hər şirkət üçün məcburi deyil; layihə üzrə işləməyən şirkətdə layihə sütunu boş qala bilər. Lakin sənəd nömrəsi və VÖEN sütunlarından imtina etmək olmaz, çünki növbəti bölmədəki yoxlamaların çoxu bu iki sütuna əsaslanır. Türkiyədə sənədlərin xərc kimi qəbulu və ƏDV əvəzləşdirilməsi 213 saylı Vergi Usul Kanunu və ƏDV qanunvericiliyi ilə tənzimlənir; şirkətinizə aid tətbiqi vergi məsləhətçinizlə təsdiqləyin.
Xərc siyahısı Excel-də necə aparılır?
Excel-də xərc siyahısı hər sənəd üçün bir sətir, sabit sütunlar, açılan siyahılı kateqoriya və aylıq vərəqlərlə aparılır; yekunlar pivot cədvəllə çıxarılır.
Hər sənəd bir sətir. Bir qəbzdə bir neçə ƏDV dərəcəsi olsa belə, hamısını bir sətirdə toplamaq əvəzinə hər dərəcə üçün ayrıca sətir açmaq ƏDV yoxlamasını asanlaşdırır. Bir neçə sənədi bir sətirdə birləşdirməyin; sənəd nömrəsi sütunu mənasını itirir.
Açılan siyahılar. Kateqoriya, xərc mərkəzi, sənəd növü və ödəniş üsulu sütunlarını Məlumatların Yoxlanılması (Data Validation) ilə açılan siyahıya bağlayın. Sərbəst mətn yazıldıqda "Yemək", "yemək" və "Yemək xərci" üç ayrı kateqoriya kimi görünür və yekunlar pozulur.
Düsturlu sütunlar. ƏDV-siz məbləği və ƏDV məbləğini əllə yazmaq əvəzinə cəmi və ƏDV dərəcəsindən düsturla hesablayın, ya da əksinə, sənəddəki dəyərləri yazıb cəmi düsturla yoxlayın. Hansı üsulu seçməyinizdən asılı olmayaraq, sənəddəki rəqəm cədvəldəki rəqəmlə eyni olmalıdır.
Aylıq vərəqlər. Hər ay üçün ayrıca vərəq açın və vərəqləri eyni sütun quruluşunda saxlayın. Bu sayədə il sonunda bütün vərəqləri birləşdirmək asanlaşır.
Pivot ilə xülasə. Ayrıca xülasə vərəqində pivot cədvəl quraraq kateqoriya, xərc mərkəzi və ƏDV dərəcəsi üzrə yekunları çıxarın. Mühasibatlıq bu xülasəyə baxaraq qeydi tez yoxlaya bilər.
Hazır başlanğıc nöqtəsi istəyirsinizsə, Masraff alətlərinə baxıb şablonu siyahının sütunlarına uyğun genişləndirə bilərsiniz.
Mühasibatlığa göndərməzdən əvvəl nələr yoxlanılmalıdır?
Xərc siyahısı mühasibatlığa getməzdən əvvəl təkrar sənəd nömrəsi, çatışmayan VÖEN və ƏDV yekununun uyğunluğu baxımından yoxlanılmalıdır.
- Təkrar sənəd nömrəsi: Eyni satıcı və eyni sənəd nömrəsi iki sətirdə varsa, çox güman ki, eyni qəbz iki dəfə daxil edilib. Excel-də Şərti Formatlaşdırma ilə təkrar dəyərləri işarələmək bunu tez göstərir.
- Çatışmayan VÖEN: Fakturalı xərclərdə VÖEN boşdursa, sənəd yoxlanıla bilmir. Bu sətirləri filtrləyin və sənədin şəklindən tamamlayın.
- ƏDV yekunu: ƏDV-siz məbləğ ilə ƏDV məbləğinin cəmi "Cəmi" sütununa bərabər olmalıdır. Fərqi göstərən yoxlama sütunu əlavə edin və sıfır olmayan sətirləri araşdırın.
- Tarix aralığı: Siyahının dövrünə düşməyən sənədlər varsa, ayrıca qeyd edin.
- Sənəd uyğunluğu: Sətirlərin sayı əlavə edilmiş sənədlərin sayı ilə tutur mu, hər sətrin şəkli varmı?
Bu yoxlamaları hər ay eyni ardıcıllıqla aparmaq mühasibatlıqdan geri qayıdan sualları nəzərəçarpacaq dərəcədə azaldır.
Excel xərc siyahısı nə vaxt kifayət etmir?
Sənədlərin sayı artdıqda, eyni fayla bir neçə nəfər məlumat daxil etdikdə və təsdiq addımı lazım olduqda Excel xərc siyahısı kifayət etməməyə başlayır.
Bir neçə işçinin ayda bir neçə onlarla qəbzi Excel-də rahat idarə olunur. Problemlər miqyas böyüdükdə başlayır: hər işçi öz faylını göndərir, sütun quruluşları bir-birindən fərqlənir, qəbzlərin şəkilləri e-poçtlara səpələnir və kimin nəyi təsdiqlədiyi faylda görünmür. Təkrar yoxlaması da artıq bir vərəqdə deyil, onlarla fayl arasında aparılmalı olan işə çevrilir.
Bu mərhələdə qəbzi xərc anında toplayan və yoxlamaları qeyd zamanı aparan sistemə keçmək məntiqli olur. Məsələn, Masraff mümkün təkrar xərcləri tarix, məbləğ və valyutaya görə yoxlayır; istəyə görə kateqoriya, satıcı, qəbz nömrəsi və vergi ödəyicisi nömrəsi də bu yoxlamaya əlavə edilə bilər. Mümkün təkrar xərc aşkar edildikdə hesabatın göndərilməsi bloklana bilər. Beləliklə, Excel-də ay sonunda əllə aparılan yoxlamanın əhəmiyyətli hissəsi xərc daxil edilərkən görülmüş olur.
Nəticə
Yaxşı xərc siyahısı hər sənəd üçün bir sətirdən, sabit sütun quruluşundan və hər ay eyni ardıcıllıqla aparılan yoxlamalardan ibarətdir. Kiçik həcmlərdə Excel bu işin öhdəsindən gəlir; sənədlərin və insanların sayı artdıqca qəbzləri bir yerdə toplamaq və yoxlamaları avtomatlaşdırmaq lazım gəlir. Qəbzlərin toplanması üçün qəbz idarəetməsi həllinə, xərc prosesinin bütövlükdə idarə olunması üçün isə xərclərin idarə edilməsi səhifəsinə baxa bilərsiniz.