الفهرس
في كثير من الشركات يُفهم "نموذج المصروف" على أنه مستند واحد. لكن عملية الإنفاق تضم في الحقيقة نموذجين منفصلين يجيب كل منهما عن سؤال مختلف: نموذج طلب المصروف يجيب عن سؤال "هل يمكنني القيام بهذا الإنفاق؟"، ونموذج إقرار المصروف يجيب عن سؤال "ماذا أنفقت وأين المستند؟". يشرح هذا المقال الفرق بين النموذجين، والحقول التي يجب أن يتضمنها كل منهما، وكيف يرتبطان ببعضهما. القواعد الضريبية والمستندية المذكورة هنا (قانون الإجراءات الضريبية رقم 213، والمحاسب القانوني "mali müşavir") هي قواعد تركية؛ تحقق من الإجراءات المعمول بها في بلدك. ولدينا دليل منفصل باللغة التركية عن البنية العامة لنموذج المصروفات.
ما الفرق بين نموذج طلب المصروف ونموذج الإقرار؟
يُعبّأ نموذج طلب المصروف قبل الإنفاق للحصول على الموافقة، بينما يُعبّأ نموذج الإقرار بعد الإنفاق للإبلاغ عن المبلغ الفعلي مع المستند.
نموذج الطلب هو مستند إذن. يحدد فيه الموظف ما يريد شراءه أو القيام به، والمبلغ التقديري، والمبرر، والميزانية أو مركز التكلفة الذي سيُحمّل عليه المصروف. يراجع المدير أو صاحب الميزانية هذه المعلومات ثم يوافق على الإنفاق أو يرفضه. في هذه المرحلة لا يوجد إيصال ولا فاتورة؛ هناك نية وتقدير فقط.
أما نموذج الإقرار فهو مستند محاسبة. لقد تم الإنفاق، وتم الحصول على الإيصال أو الفاتورة، ويبلغ الموظف عن المبلغ الفعلي مرفقًا بالمستند. تقارن المحاسبة الإقرار بالمستند، وتسجله إذا كان سليمًا، وتعوض الموظف عند الحاجة. باختصار، نموذج الطلب يفتح المصروف ونموذج الإقرار يغلقه.
كيف يُقارَن النموذجان جنبًا إلى جنب؟
يعرض الجدول التالي الفروق الأساسية بين النموذجين بنظرة واحدة.
| الخاصية | نموذج طلب المصروف | نموذج إقرار المصروف |
|---|---|---|
| التوقيت | قبل الإنفاق | بعد الإنفاق |
| من يعبّئه | الموظف الذي سينفق | الموظف الذي أنفق |
| من يوافق | المدير أو صاحب الميزانية | المدير ثم المحاسبة |
| المستند المرفق | عادةً لا يوجد؛ يمكن إرفاق عرض سعر | إيصال أو فاتورة أو e-Fatura إلزامي |
| المبلغ | تقديري | فعلي |
| النتيجة | إذن بالإنفاق | تسجيل محاسبي وتعويض |
أهم صف في الجدول هو صف "المستند المرفق". في مرحلة الطلب لا يُنتظر أي مستند لأن الإنفاق لم يحدث بعد. أما في مرحلة الإقرار فلا يمكن التسجيل دون مستند؛ ففي تركيا يربط قانون الإجراءات الضريبية رقم 213 المصروف بالمستند. ننصح بالتأكد من مستشارك الضريبي بشأن المستندات المقبولة كمصروف.
متى تحتاج الشركة إلى النموذجين معًا؟
تحتاج الشركة إلى نموذج الطلب ونموذج الإقرار معًا في المصروفات الكبيرة، أو التي يمكن التخطيط لها مسبقًا، أو التي تحجز جزءًا من الميزانية.
في المصروفات الصغيرة والمتكررة، غالبًا ما يكون نموذج الطلب خطوة زائدة. فطلب موافقة مسبقة على رسوم موقف سيارات دفعها موظف أثناء زيارة عميل يبطئ العملية؛ ويمكن إدارة مثل هذه المصروفات بالإقرار مباشرة. ويجب أن ترسم سياسة الإنفاق هذا الحد بوضوح.
الحالات النموذجية التي يُستخدم فيها النموذجان معًا:
- رحلات العمل: تتطلب الرحلة الجوية والإقامة وبدل السفر موافقة على الميزانية مسبقًا.
- التدريب والمؤتمرات والمعارض: رسوم التسجيل معروفة مسبقًا ويجب خصمها من الميزانية.
- شراء المعدات والبرمجيات: المبلغ مرتفع ويجب تحديد مركز التكلفة.
- المصروفات التي تتطلب سلفة: يجب الموافقة على الغرض قبل تسليم المال للموظف.
القاسم المشترك هو أن المصروف يحجز الميزانية مسبقًا. ومن دون نموذج الطلب لا تظهر هذه المصروفات إلا بعد وقوعها، فتتأخر متابعة الميزانية.
ما الحقول التي يجب أن يتضمنها كل نموذج؟
يجب أن يبيّن نموذج الطلب ماهية المصروف وقيمته وسببه والميزانية التي يُصرف منها، ويجب أن يبيّن نموذج الإقرار المبلغ الفعلي والمستند المؤيد.
الحقول المطلوبة في نموذج طلب المصروف:
- رقم الطلب وتاريخه
- الموظف مقدم الطلب وقسمه
- موضوع المصروف ووصفه
- المبلغ التقديري والعملة
- المبرر
- بند الميزانية أو مركز التكلفة، والمشروع إن وجد
- التاريخ المخطط للإنفاق
- الشخص الموافق وتاريخ الموافقة وملاحظتها
الحقول المطلوبة في نموذج إقرار المصروف:
- تاريخ الإقرار والموظف المُقِر
- رقم الطلب المرتبط (للمصروفات المرتبطة بطلب)
- تاريخ المستند ونوعه ورقمه
- اسم المورد ورقمه الضريبي
- فئة المصروف
- نسبة ضريبة القيمة المضافة ومبلغها والمبلغ الإجمالي
- طريقة الدفع: بطاقة الشركة أو بطاقة شخصية أو نقدًا أو سلفة
- صورة الإيصال أو الفاتورة أو أصلها
إذا أردت البدء من نموذج جاهز، يمكنك الاطلاع على أدوات Masraff وتكييفها مع حقولك.
كيف تتم مطابقة الطلب مع الإقرار؟
تتم مطابقة الطلب مع الإقرار عبر رقم الطلب المدوّن في نموذج الإقرار؛ إذ تربط المحاسبة كل إقرار بالطلب المعتمد من خلال هذا الرقم.
منطق المطابقة بسيط. يُمنح كل طلب معتمد رقمًا فريدًا. وبعد الإنفاق يكتب الموظف هذا الرقم عند تعبئة نموذج الإقرار. وعند مراجعة الإقرار تفتح المحاسبة الطلب وتتحقق من ثلاثة أمور: هل يطابق المصروف الموضوع المعتمد؟ هل المبلغ الفعلي ضمن المبلغ المعتمد؟ هل مركز التكلفة مطابق لما في الطلب؟
يمكن ربط أكثر من إقرار بطلب واحد. فعلى سبيل المثال، قد يُغلق طلب رحلة مدتها ثلاثة أيام بإقرارات منفصلة لتذكرة الطيران وفاتورة الفندق وإيصالات الطعام. وفي هذه الحالة يُنظر إلى مجموع الإقرارات كلها لإغلاق الطلب. وعلى العكس، يجب وضع الإقرارات التي لا تحمل رقم طلب في قائمة مراجعة منفصلة؛ فهي إما مصروفات صغيرة لا تتطلب طلبًا وفق السياسة، وإما خطوة موافقة تم تجاوزها.
إن تحديد تسلسل الموافقات وحدود المبالغ مسبقًا يسهّل المطابقة. ومن المفيد رسم مسودة توضح من يوافق وحتى أي مبلغ.
ما أكثر المشكلات شيوعًا في عملية الطلب والإقرار؟
أكثر المشكلات شيوعًا هي الإنفاق دون طلب، وفرق المبلغ بين الطلب والإقرار، والمستند غير المرفق بالإقرار.
لا يوجد طلب لكن يوجد إنفاق. ينفق الموظف مباشرة على بند كان يتطلب موافقة مسبقة ثم يقدّم إقرارًا. وحتى إن كان الإنفاق معقولًا، يعلم صاحب الميزانية به متأخرًا. والحل هو توضيح المصروفات التي تتطلب طلبًا في السياسة، وعدم رفض الإقرارات دون طلب تلقائيًا، بل تمريرها عبر موافقة منفصلة تتطلب تبريرًا.
فرق المبلغ. يختلف المبلغ المعتمد عن المبلغ الفعلي. الفروق الصغيرة طبيعية؛ لكن على الشركة تحديد هامش مقبول، وإعادة الفروق التي تتجاوزه إلى الموافقة. وإلا يتحول نموذج الطلب إلى مجرد إجراء شكلي.
مستند ناقص. عُبّئ نموذج الإقرار دون إرفاق الإيصال أو الفاتورة، أو كان المستند غير مقروء. ولا يمكن تسجيل إقرار بلا مستند. ويقلّل تصوير المستند لحظة الإنفاق وعدم تأجيل الإقرار إلى نهاية الشهر هذه المشكلة كثيرًا.
طلبات لم تُغلق. الطلبات المعتمدة التي لم تُغلق بأي إقرار تشغل حيزًا غير ضروري من الميزانية. ومراجعة الطلبات المفتوحة على فترات منتظمة تتيح عودة المصروفات الملغاة إلى الميزانية.
الخلاصة
نموذج طلب المصروف ونموذج الإقرار طرفان لعملية واحدة: الأول يعتمد المصروف مسبقًا، والثاني يغلق المصروف الفعلي بالمستند. وربطهما برقم الطلب يسهّل متابعة الميزانية والرقابة المحاسبية. وفي العمليات التي تُدار عبر Excel غالبًا ما يُنشأ هذا الربط يدويًا وينقطع. في Masraff تُتابَع خطوات الطلب والموافقة رقميًا؛ ولمزيد من التفاصيل يمكنك زيارة صفحة إدارة طلبات الإنفاق.