Tabla de Contenidos
- ¿Qué diferencia hay entre la solicitud de gasto y la nota de gastos?
- ¿Cómo se comparan los dos formularios?
- ¿Cuándo necesita una empresa los dos formularios?
- ¿Qué campos debe incluir cada formulario?
- ¿Cómo se vinculan la solicitud y la nota de gastos?
- ¿Qué problemas aparecen con más frecuencia?
- Conclusión
En muchas empresas, «formulario de gastos» evoca un único documento. En realidad, el proceso de gasto tiene dos formularios distintos que responden a preguntas diferentes: la solicitud de gasto pregunta «¿puedo hacer este gasto?», y la nota de gastos responde «¿qué he gastado y dónde está el justificante?». Este artículo explica en qué se diferencian, qué campos debe llevar cada uno y cómo se vinculan. No volvemos a explicar aquí la estructura general de un formulario de gastos. Las normas sobre documentos e impuestos que se mencionan más abajo son normas turcas; cada país tiene las suyas.
¿Qué diferencia hay entre la solicitud de gasto y la nota de gastos?
La solicitud de gasto se rellena antes de gastar para obtener aprobación; la nota de gastos, después, para declarar el importe real con su justificante.
La solicitud es un documento de autorización. El empleado indica qué quiere comprar o hacer, el importe estimado, el motivo y a qué presupuesto o centro de coste se imputará el gasto. El responsable o el titular del presupuesto lo revisa y lo aprueba o lo rechaza. En esta fase no hay tique ni factura: solo una intención y una estimación.
La nota de gastos es un documento de rendición de cuentas. El gasto ya se ha producido, se ha obtenido un tique o una factura y el empleado declara el importe real junto con ese documento. Contabilidad compara la nota con el justificante, la registra si todo es correcto y, si procede, reembolsa al empleado. En resumen, la solicitud abre el gasto y la nota lo cierra.
¿Cómo se comparan los dos formularios?
La tabla siguiente muestra las diferencias principales de un vistazo.
| Aspecto | Solicitud de gasto | Nota de gastos |
|---|---|---|
| Momento | Antes del gasto | Después del gasto |
| Quién la rellena | El empleado que va a gastar | El empleado que ha gastado |
| Quién aprueba | Responsable o titular del presupuesto | Responsable y después contabilidad |
| Justificante | Normalmente ninguno; se puede adjuntar un presupuesto o precio | Tique, factura o e-Fatura obligatorio |
| Importe | Estimado | Real |
| Resultado | Autorización del gasto | Registro y reembolso |
La fila más importante es la del justificante. En la fase de solicitud no se espera ninguno, porque todavía no se ha gastado nada. En la fase de nota, sin justificante no se puede registrar: en Turquía, la Ley de Procedimiento Tributario (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) vincula el gasto a un documento. Le recomendamos confirmar con su asesor fiscal (mali müşavir) qué documentos se aceptan como gasto.
¿Cuándo necesita una empresa los dos formularios?
Una empresa necesita solicitud y nota de gastos en los gastos de importe elevado, que pueden planificarse de antemano o que comprometen el presupuesto.
En gastos pequeños y rutinarios, la solicitud suele ser un paso innecesario. Pedir aprobación previa para el aparcamiento de una visita a un cliente solo ralentiza el proceso; estos gastos pueden gestionarse directamente con la nota. La política de gastos debe trazar este límite con claridad.
Casos típicos en los que se usan ambos formularios:
- Viajes de negocios: antes de vuelos, hotel y dietas hace falta la aprobación del presupuesto.
- Formación, congresos y ferias: la cuota de inscripción se conoce de antemano y debe descontarse del presupuesto.
- Compra de equipos y software: el importe es alto y el centro de coste debe estar claro.
- Gastos con anticipo: el objetivo debe aprobarse antes de entregar dinero al empleado.
Lo que tienen en común es que el gasto compromete el presupuesto por adelantado. Sin solicitud, estos gastos solo se ven cuando ya se han hecho y el control presupuestario va con retraso.
¿Qué campos debe incluir cada formulario?
La solicitud debe mostrar qué se gastará, cuánto, por qué y con cargo a qué presupuesto; la nota, el importe real y el justificante.
Campos de la solicitud de gasto:
- Número y fecha de la solicitud
- Empleado solicitante y departamento
- Concepto y descripción del gasto
- Importe estimado y moneda
- Justificación
- Partida presupuestaria o centro de coste y, si procede, proyecto
- Fecha prevista del gasto
- Aprobador, fecha y nota de aprobación
Campos de la nota de gastos:
- Fecha de la nota y empleado declarante
- Número de solicitud relacionado (en gastos vinculados a una solicitud)
- Fecha, tipo y número del documento
- Razón social y NIF del proveedor
- Categoría de gasto
- Tipo de IVA, cuota de IVA e importe total
- Forma de pago: tarjeta de empresa, tarjeta personal, efectivo o anticipo
- Imagen u original del tique o la factura
Si quiere partir de una plantilla, en las herramientas de Masraff encontrará una base que puede adaptar a sus propios campos.
¿Cómo se vinculan la solicitud y la nota de gastos?
Solicitud y nota se vinculan mediante el número de solicitud que figura en la nota; contabilidad asocia cada nota a su solicitud aprobada con ese número.
La lógica es sencilla. Cada solicitud aprobada recibe un número único. Tras el gasto, el empleado anota ese número en la nota de gastos. Al revisarla, contabilidad abre la solicitud y comprueba tres cosas: si el gasto coincide con lo aprobado, si el importe real está dentro del aprobado y si el centro de coste es coherente con la solicitud.
Una solicitud puede tener varias notas. Por ejemplo, la solicitud de un viaje de tres días puede cerrarse con notas separadas para el billete de avión, la factura del hotel y los tiques de comidas. En ese caso, lo que cierra la solicitud es la suma de todas las notas. A la inversa, las notas sin número de solicitud deben ir a una lista de revisión aparte: o son gastos pequeños que la política exime de solicitud, o falta un paso de aprobación.
Definir de antemano el orden de aprobación y los límites de importe facilita la vinculación. Con un generador de flujos de aprobación puede esbozar quién aprueba y hasta qué importe.
¿Qué problemas aparecen con más frecuencia?
Los problemas más frecuentes son el gasto sin solicitud, la diferencia entre el importe solicitado y el declarado, y la nota sin justificante.
Gasto sin solicitud. El empleado hace un gasto que requería aprobación previa y lo declara después. Aunque sea razonable, el titular del presupuesto se entera tarde. La solución es aclarar en la política qué gastos requieren solicitud y, en lugar de rechazar sin más las notas sin solicitud, pasarlas por una aprobación aparte con justificación.
Diferencia de importe. El importe aprobado y el real no coinciden. Las pequeñas desviaciones son normales; la empresa debe fijar una tolerancia aceptable y las diferencias que la superen deben volver a aprobación. De lo contrario, la solicitud se convierte en una mera formalidad.
Falta el justificante. La nota está rellenada, pero no se ha adjuntado el tique o la factura, o el documento es ilegible. Sin justificante no hay registro. Fotografiar el documento en el momento de la compra y no dejar la nota para final de mes reduce mucho este problema.
Solicitudes que nunca se cierran. Las solicitudes aprobadas que nunca se cierran con una nota ocupan presupuesto sin necesidad. Revisar periódicamente las solicitudes abiertas permite que los gastos cancelados vuelvan al presupuesto.
Conclusión
La solicitud de gasto y la nota de gastos son los dos extremos del mismo proceso: una aprueba el gasto por adelantado y la otra cierra el gasto real con su justificante. Vincularlas mediante el número de solicitud facilita el control presupuestario y la revisión contable. En los procesos basados en Excel, este vínculo suele hacerse a mano y se rompe con facilidad. En Masraff, los pasos de solicitud y aprobación se siguen de forma digital; puede consultar los detalles en gestión de solicitudes de gasto.