Содержание
Во многих компаниях под «формой расходов» понимают один документ. На деле в процессе расходов есть две разные формы, и они отвечают на разные вопросы: заявка на расход — «можно ли мне это потратить?», а отчёт о расходах — «что я потратил и где подтверждающий документ?». В статье разберём, чем различаются эти формы, какие поля должны быть в каждой и как они связываются. Общее устройство формы расходов здесь повторно не описываем. Упомянутые ниже правила о документах и налогах относятся к Турции; в других странах действуют свои нормы.
В чём разница между заявкой на расход и отчётом о расходах?
Заявку на расход заполняют до траты, чтобы получить согласование, а отчёт о расходах — после, чтобы сообщить фактическую сумму с подтверждающим документом.
Заявка — это документ-разрешение. Сотрудник указывает, что он хочет купить или сделать, ориентировочную сумму, обоснование и на какой бюджет или центр затрат будет отнесён расход. Руководитель или владелец бюджета рассматривает её и согласует или отклоняет. На этом этапе нет ни чека, ни счёта — есть только намерение и оценка.
Отчёт о расходах — это документ-отчётность. Трата уже совершена, чек или счёт получен, и сотрудник сообщает фактическую сумму вместе с этим документом. Бухгалтерия сверяет отчёт с документом, при соответствии проводит его и при необходимости возмещает сотруднику деньги. Коротко: заявка открывает расход, отчёт его закрывает.
Как выглядят две формы при сравнении рядом?
Таблица ниже показывает основные различия с первого взгляда.
| Параметр | Заявка на расход | Отчёт о расходах |
|---|---|---|
| Когда | До траты | После траты |
| Кто заполняет | Сотрудник, который будет тратить | Сотрудник, который потратил |
| Кто согласует | Руководитель или владелец бюджета | Руководитель, затем бухгалтерия |
| Подтверждающий документ | Обычно нет; можно приложить коммерческое предложение или цену | Чек, счёт или e-Fatura обязательны |
| Сумма | Ориентировочная | Фактическая |
| Результат | Разрешение на расход | Проводка и возмещение |
Самая важная строка — подтверждающий документ. На этапе заявки документ не нужен, потому что денег ещё не потратили. На этапе отчёта без документа провести расход нельзя: в Турции Налоговый процессуальный кодекс (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) связывает расход с документом. Какие документы принимаются для учёта расходов, рекомендуем уточнить у вашего налогового консультанта (mali müşavir).
Когда компании нужны обе формы?
Обе формы — заявка и отчёт — нужны компании для крупных расходов, которые можно спланировать заранее или которые резервируют бюджет.
Для мелких, рутинных трат заявка часто лишний шаг. Просить заранее согласовать оплату парковки при визите к клиенту — значит только замедлять процесс; такие расходы можно вести сразу через отчёт. Политика расходов должна чётко проводить эту границу.
Типичные случаи, когда формы используются вместе:
- Командировки: до покупки билетов, бронирования гостиницы и выплаты суточных нужно согласование бюджета.
- Обучение, конференции и выставки: стоимость участия известна заранее и должна списываться с бюджета.
- Покупка оборудования и программ: сумма высокая, центр затрат должен быть определён.
- Расходы, требующие аванса: цель нужно согласовать до выдачи денег сотруднику.
Общее у них то, что расход заранее резервирует бюджет. Без заявки такие траты становятся видны только после того, как они совершены, и контроль бюджета запаздывает.
Какие поля должны быть в каждой форме?
Заявка должна показывать, что, сколько, зачем и из какого бюджета будет потрачено; отчёт — фактическую сумму и подтверждающий документ.
Поля заявки на расход:
- Номер и дата заявки
- Сотрудник-заявитель и его подразделение
- Предмет и описание расхода
- Ориентировочная сумма и валюта
- Обоснование
- Статья бюджета или центр затрат, при наличии проект
- Планируемая дата расхода
- Согласующий, дата и комментарий согласования
Поля отчёта о расходах:
- Дата отчёта и сотрудник
- Номер связанной заявки (для расходов по заявке)
- Дата, вид и номер документа
- Наименование и ИНН продавца
- Категория расхода
- Ставка НДС, сумма НДС и итоговая сумма
- Способ оплаты: корпоративная карта, личная карта, наличные или аванс
- Изображение или оригинал чека либо счёта
Если хотите начать с готового шаблона, подходящую основу можно найти среди инструментов Masraff и адаптировать под свои поля.
Как сопоставляются заявка и отчёт?
Заявка и отчёт сопоставляются по номеру заявки, указанному в отчёте; бухгалтерия по этому номеру связывает каждый отчёт с согласованной заявкой.
Логика простая. Каждой согласованной заявке присваивается уникальный номер. После траты сотрудник указывает этот номер в отчёте. Проверяя отчёт, бухгалтерия открывает заявку и смотрит на три вещи: совпадает ли расход с согласованным, укладывается ли фактическая сумма в согласованную и соответствует ли центр затрат заявке?
К одной заявке может относиться несколько отчётов. Например, заявка на трёхдневную командировку может закрываться отдельными отчётами по авиабилету, счёту за гостиницу и чекам за питание. Тогда для закрытия заявки смотрят на сумму всех отчётов. И наоборот, отчёты без номера заявки стоит выносить в отдельный список проверки: это либо мелкие расходы, для которых политика не требует заявки, либо пропущенный шаг согласования.
Заранее заданные порядок согласования и лимиты сумм упрощают сопоставление. В конструкторе маршрутов согласования можно набросать, кто и до какой суммы согласует расходы.
Какие проблемы чаще всего возникают при работе с заявками и отчётами?
Чаще всего встречаются расходы без заявки, расхождение между заявленной и фактической суммой и отчёты без подтверждающего документа.
Расход есть, заявки нет. Сотрудник совершает трату, которую нужно было согласовать заранее, и отчитывается о ней потом. Даже если расход разумный, владелец бюджета узнаёт о нём поздно. Решение — чётко прописать в политике, какие расходы требуют заявки, и не просто отклонять отчёты без заявки, а направлять их на отдельное согласование с обоснованием.
Расхождение в сумме. Согласованная и фактическая суммы различаются. Небольшие отклонения нормальны; компании стоит установить допустимый порог, а расхождения сверх него снова отправлять на согласование. Иначе заявка превращается в формальность.
Нет документа. Отчёт заполнен, но чек или счёт не приложен либо документ нечитаем. Отчёт без документа провести нельзя. Если фотографировать документ сразу при покупке и не откладывать отчёт до конца месяца, эта проблема заметно сокращается.
Незакрытые заявки. Согласованные, но так и не закрытые отчётом заявки без необходимости занимают бюджет. Регулярный просмотр открытых заявок позволяет вернуть в бюджет средства по отменённым расходам.
Итог
Заявка на расход и отчёт о расходах — два конца одного процесса: первая согласует трату заранее, второй закрывает фактический расход документом. Связь через номер заявки упрощает контроль бюджета и проверку в бухгалтерии. В процессах на Excel эту связь обычно поддерживают вручную, и она легко рвётся. В Masraff шаги заявки и согласования отслеживаются в цифровом виде; подробнее — на странице управление заявками на расходы.