Innehållsförteckning
I många företag tänker man på ett enda dokument när det gäller ”utläggsblankett”. I praktiken finns det två separata formulär i utgiftsprocessen, och de svarar på olika frågor: utgiftsförfrågan frågar ”får jag göra den här utgiften?”, medan utläggsredovisningen svarar på ”vad spenderade jag och var är underlaget?”. Den här artikeln förklarar skillnaden, vilka fält varje formulär bör innehålla och hur de kopplas ihop. Den allmänna uppbyggnaden av en utläggsblankett går vi inte igenom här. De regler om underlag och skatt som nämns nedan är turkiska regler; andra länder har egna.
Vad är skillnaden mellan en utgiftsförfrågan och en utläggsredovisning?
Utgiftsförfrågan fylls i före utgiften för att få godkännande; utläggsredovisningen fylls i efteråt för att redovisa det faktiska beloppet med underlag.
Förfrågan är ett tillståndsdokument. Medarbetaren anger vad hen vill köpa eller göra, uppskattat belopp, motivering och vilken budget eller kostnadsställe utgiften ska bokas mot. Chefen eller budgetansvarig granskar den och godkänner eller avslår. I det här skedet finns varken kvitto eller faktura, bara en avsikt och en uppskattning.
Utläggsredovisningen är ett redovisningsdokument. Utgiften har gjorts, ett kvitto eller en faktura finns och medarbetaren redovisar det faktiska beloppet tillsammans med underlaget. Ekonomiavdelningen jämför redovisningen med underlaget, bokför den om allt stämmer och ersätter vid behov medarbetaren. Kort sagt: förfrågan öppnar utgiften och redovisningen stänger den.
Hur jämförs de två formulären sida vid sida?
Tabellen nedan visar de viktigaste skillnaderna i en överblick.
| Egenskap | Utgiftsförfrågan | Utläggsredovisning |
|---|---|---|
| Tidpunkt | Före utgiften | Efter utgiften |
| Fylls i av | Medarbetaren som ska göra utgiften | Medarbetaren som gjort utgiften |
| Godkänns av | Chef eller budgetansvarig | Chef, därefter ekonomi |
| Underlag | Oftast inget; offert eller prisuppgift kan bifogas | Kvitto, faktura eller e-Fatura krävs |
| Belopp | Uppskattat | Faktiskt |
| Resultat | Tillstånd till utgift | Bokföring och ersättning |
Den viktigaste raden är underlaget. I förfrågningsskedet förväntas inget underlag, eftersom inget har spenderats ännu. I redovisningsskedet kan inget bokföras utan underlag: i Turkiet knyter skatteprocesslagen (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) kostnaden till ett dokument. Vi rekommenderar att du stämmer av med din skatterådgivare (mali müşavir) vilka underlag som godtas som kostnad.
När behöver ett företag båda formulären?
Ett företag behöver både förfrågan och redovisning för utgifter som är stora, kan planeras i förväg eller binder budgeten.
För små rutinutgifter är en förfrågan ofta ett onödigt steg. Att begära förhandsgodkännande för en parkeringsavgift vid ett kundbesök gör bara processen långsammare; sådana kostnader kan hanteras direkt med en redovisning. Utgiftspolicyn bör dra den gränsen tydligt.
Typiska fall där båda formulären används tillsammans:
- Tjänsteresor: före flyg, hotell och traktamente krävs budgetgodkännande.
- Utbildningar, konferenser och mässor: avgiften är känd i förväg och bör dras från budgeten.
- Inköp av utrustning och programvara: beloppet är högt och kostnadsstället måste vara tydligt.
- Utgifter som kräver förskott: syftet måste godkännas innan pengar lämnas ut.
Gemensamt är att utgiften binder budgeten i förväg. Utan förfrågan syns sådana utgifter först när de redan är gjorda, och budgetuppföljningen hamnar efter.
Vilka fält bör varje formulär innehålla?
Förfrågan bör visa vad, hur mycket, varför och från vilken budget; redovisningen det faktiska beloppet och underlaget.
Fält i en utgiftsförfrågan:
- Förfrågningsnummer och datum
- Begärande medarbetare och avdelning
- Ämne och beskrivning av utgiften
- Uppskattat belopp och valuta
- Motivering
- Budgetpost eller kostnadsställe, eventuellt projekt
- Planerat datum för utgiften
- Godkännare, datum och kommentar
Fält i en utläggsredovisning:
- Redovisningsdatum och medarbetare
- Tillhörande förfrågningsnummer (för utgifter kopplade till en förfrågan)
- Dokumentdatum, dokumenttyp och dokumentnummer
- Leverantörens namn och skatteregistreringsnummer
- Utgiftskategori
- Momssats, momsbelopp och totalbelopp
- Betalsätt: företagskort, privat kort, kontant eller förskott
- Bild eller original av kvitto eller faktura
Om du vill börja från en färdig mall hittar du en utgångspunkt bland Masraffs verktyg som du kan anpassa efter dina egna fält.
Hur kopplas förfrågan och redovisningen ihop?
Förfrågan och redovisningen kopplas ihop via förfrågningsnumret på redovisningen; ekonomiavdelningen knyter varje redovisning till den godkända förfrågan med det numret.
Logiken är enkel. Varje godkänd förfrågan får ett unikt nummer. Efter utgiften skriver medarbetaren numret på redovisningen. Vid granskningen öppnar ekonomi förfrågan och kontrollerar tre saker: stämmer utgiften med det som godkändes, ligger det faktiska beloppet inom det godkända och stämmer kostnadsstället med förfrågan?
En förfrågan kan ha flera redovisningar. En förfrågan för en tredagarsresa kan till exempel stängas med separata redovisningar för flygbiljett, hotellfaktura och måltidskvitton. Då är det summan av alla redovisningar som stänger förfrågan. Omvänt bör redovisningar utan förfrågningsnummer hamna på en separat kontrollista: antingen är det små utgifter som policyn undantar från förfrågan, eller ett överhoppat godkännandesteg.
Att i förväg bestämma godkännandeordning och beloppsgränser underlättar kopplingen. Med ett verktyg för att bygga godkännandeflöden kan du skissa vem som godkänner upp till vilket belopp.
Vilka problem uppstår oftast?
De vanligaste problemen är utgifter utan förfrågan, skillnad mellan begärt och redovisat belopp samt redovisningar utan underlag.
Utgift utan förfrågan. Medarbetaren gör en utgift som skulle ha förhandsgodkänts och redovisar den efteråt. Även om utgiften är rimlig får budgetansvarig veta det sent. Lösningen är att tydliggöra i policyn vilka utgifter som kräver förfrågan och att i stället för att bara avvisa redovisningar utan förfrågan låta dem gå genom ett separat godkännande med motivering.
Beloppsskillnad. Godkänt och faktiskt belopp skiljer sig åt. Små avvikelser är normala; företaget bör fastställa en acceptabel tolerans, och avvikelser över den bör gå tillbaka för nytt godkännande. Annars blir förfrågan bara en formalitet.
Saknat underlag. Redovisningen är ifylld men kvitto eller faktura saknas, eller dokumentet är oläsligt. Utan underlag ingen bokföring. Att fotografera underlaget direkt vid köpet och inte vänta till månadsskiftet med redovisningen minskar problemet betydligt.
Förfrågningar som aldrig stängs. Godkända förfrågningar som aldrig stängs med en redovisning tar onödigt budgetutrymme. Att regelbundet gå igenom öppna förfrågningar gör att inställda utgifter kan återföras till budgeten.
Slutsats
Utgiftsförfrågan och utläggsredovisningen är två ändar av samma process: den ena godkänner utgiften i förväg, den andra stänger den faktiska utgiften med underlag. Att koppla ihop dem via förfrågningsnumret underlättar budgetuppföljning och ekonomisk kontroll. I processer som sköts i Excel görs kopplingen oftast för hand och bryts lätt. I Masraff följs stegen för förfrågan och godkännande digitalt; läs mer på sidan hantering av utgiftsförfrågan.