Cuprins
În multe companii, „formularul de cheltuieli” pare a fi un singur document. În realitate, procesul are două formulare distincte care răspund la întrebări diferite: cererea de cheltuială răspunde la „pot face această cheltuială?”, iar decontul de cheltuieli la „ce am cheltuit și unde este documentul?”. Acest articol explică diferența dintre cele două, ce câmpuri trebuie să conțină fiecare și cum se leagă între ele. Regulile fiscale și de documentare menționate aici (Legea nr. 213 privind procedura fiscală, consultantul fiscal „mali müşavir”) sunt reguli din Turcia; verificați cum se aplică în țara dumneavoastră. Pentru structura generală a unui formular de cheltuieli avem și un ghid separat în limba turcă.
Care este diferența dintre cererea de cheltuială și decont?
Cererea de cheltuială se completează înainte de cheltuială, pentru aprobare, iar decontul se completează după, pentru a raporta suma reală pe baza documentului.
Cererea este un document de autorizare. Angajatul descrie ce vrea să cumpere sau să facă, suma estimată, justificarea și bugetul sau centrul de cost pe care se va înregistra cheltuiala. Managerul sau responsabilul de buget analizează aceste informații și aprobă sau respinge cheltuiala. În această etapă nu există bon sau factură; există doar o intenție și o estimare.
Decontul este un document de justificare. Cheltuiala a fost făcută, bonul sau factura a fost obținută, iar angajatul raportează suma reală împreună cu documentul. Contabilitatea compară decontul cu documentul, îl înregistrează dacă este în regulă și, dacă e cazul, rambursează angajatul. Pe scurt, cererea deschide cheltuiala, decontul o închide.
Cum se compară cele două formulare?
Tabelul de mai jos arată dintr-o privire principalele diferențe.
| Caracteristică | Cerere de cheltuială | Decont de cheltuieli |
|---|---|---|
| Momentul | Înainte de cheltuială | După cheltuială |
| Cine completează | Angajatul care va cheltui | Angajatul care a cheltuit |
| Cine aprobă | Managerul sau responsabilul de buget | Managerul, apoi contabilitatea |
| Document atașat | De regulă niciunul; se poate atașa o ofertă sau un preț | Bon, factură sau e-Fatura obligatorii |
| Suma | Estimată | Reală |
| Rezultat | Autorizarea cheltuielii | Înregistrare și rambursare |
Cel mai important rând din tabel este cel al documentului atașat. La cerere nu se așteaptă niciun document, pentru că cheltuiala nu a fost încă făcută. La decont, în schimb, fără document nu se poate face înregistrarea; în Turcia, Legea nr. 213 privind procedura fiscală leagă cheltuiala de un document justificativ. Vă recomandăm să confirmați cu consultantul fiscal ce documente sunt acceptate drept cheltuială.
Când are nevoie o companie de ambele formulare?
O companie are nevoie atât de cerere, cât și de decont pentru cheltuielile mari, planificabile din timp sau care angajează bugetul.
Pentru cheltuielile mici și de rutină, cererea este adesea un pas inutil. A cere aprobare prealabilă pentru parcarea plătită de un angajat la o vizită la client încetinește procesul; astfel de cheltuieli pot fi gestionate direct prin decont. Politica de cheltuieli trebuie să traseze clar această limită.
Situațiile tipice în care se folosesc ambele formulare:
- Deplasări în interes de serviciu: zborul, cazarea și diurna necesită aprobarea bugetului în prealabil.
- Cursuri, conferințe și târguri: taxa de participare este cunoscută dinainte și trebuie scăzută din buget.
- Achiziții de echipamente și software: suma este mare, iar centrul de cost trebuie clarificat.
- Cheltuieli care necesită avans: scopul trebuie aprobat înainte ca angajatul să primească bani.
Elementul comun este că cheltuiala angajează bugetul din timp. Fără cerere, aceste cheltuieli devin vizibile abia după ce au fost făcute, iar urmărirea bugetului rămâne în urmă.
Ce câmpuri trebuie să conțină fiecare formular?
Cererea trebuie să arate ce, cât, de ce și din ce buget se cheltuiește; decontul trebuie să arate suma reală și documentul justificativ.
Câmpuri necesare în cererea de cheltuială:
- Numărul și data cererii
- Angajatul solicitant și departamentul
- Obiectul și descrierea cheltuielii
- Suma estimată și moneda
- Justificarea
- Linia de buget sau centrul de cost, eventual proiectul
- Data planificată a cheltuielii
- Persoana care aprobă, data aprobării și nota de aprobare
Câmpuri necesare în decontul de cheltuieli:
- Data decontului și angajatul care îl depune
- Numărul cererii aferente (pentru cheltuielile legate de o cerere)
- Data, tipul și numărul documentului
- Denumirea furnizorului și codul fiscal
- Categoria de cheltuială
- Cota TVA, valoarea TVA și suma totală
- Modalitatea de plată: card de companie, card personal, numerar sau avans
- Imaginea sau originalul bonului ori facturii
Dacă doriți să porniți de la un model gata făcut, puteți consulta instrumentele Masraff și le puteți adapta câmpurilor proprii.
Cum se corelează cererea cu decontul?
Cererea și decontul se corelează prin numărul cererii trecut pe decont; contabilitatea leagă fiecare decont de cererea aprobată prin acest număr.
Logica este simplă. Fiecare cerere aprobată primește un număr unic. După ce face cheltuiala, angajatul trece acest număr pe decont. La verificare, contabilitatea deschide cererea și controlează trei lucruri: cheltuiala corespunde subiectului aprobat, suma reală se încadrează în suma aprobată, centrul de cost este același cu cel din cerere?
O cerere poate avea mai multe deconturi. De exemplu, o cerere pentru o deplasare de trei zile se poate închide cu deconturi separate pentru biletul de avion, factura de hotel și bonurile de masă. În acest caz, pentru închiderea cererii se urmărește totalul tuturor deconturilor. Invers, deconturile fără număr de cerere trebuie trecute pe o listă separată de verificare: fie sunt cheltuieli mici care, conform politicii, nu necesită cerere, fie reprezintă un pas de aprobare sărit.
Stabilirea din timp a ordinii aprobărilor și a limitelor valorice ușurează corelarea. Merită schițat dinainte cine aprobă și până la ce sumă.
Ce probleme apar cel mai des în procesul cerere–decont?
Cele mai frecvente probleme sunt cheltuiala fără cerere, diferența de sumă dintre cerere și decont și documentul lipsă din decont.
Nu există cerere, dar există cheltuială. Angajatul face direct o cheltuială care necesita aprobare prealabilă și o decontează ulterior. Chiar dacă cheltuiala este rezonabilă, responsabilul de buget află târziu. Soluția este să clarificați în politică ce cheltuieli necesită cerere și să nu respingeți automat deconturile fără cerere, ci să le trimiteți printr-o aprobare separată care cere justificare.
Diferența de sumă. Suma aprobată și suma reală diferă. Abaterile mici sunt firești; compania trebuie să stabilească o toleranță acceptabilă, iar diferențele peste aceasta trebuie să treacă din nou prin aprobare. Altfel, cererea devine o simplă formalitate.
Document lipsă. Decontul este completat, dar bonul sau factura nu a fost atașată ori documentul este ilizibil. Un decont fără document nu poate fi înregistrat. Fotografierea documentului în momentul cheltuielii și evitarea amânării decontului până la final de lună reduc mult această problemă.
Cereri rămase deschise. Cererile aprobate, dar niciodată închise printr-un decont, ocupă inutil bugetul. Revizuirea periodică a cererilor deschise permite ca cheltuielile anulate să revină în buget.
Concluzie
Cererea de cheltuială și decontul sunt cele două capete ale aceluiași proces: una aprobă cheltuiala dinainte, cealaltă închide cheltuiala reală cu documentul. Legarea lor prin numărul cererii ușurează urmărirea bugetului și controlul contabil. În procesele ținute în Excel, această legătură se face de obicei manual și se pierde ușor. În Masraff, pașii de cerere și aprobare sunt urmăriți digital; pentru detalii, consultați pagina gestionarea cererilor de cheltuieli.