Заявка за разход и отчет за разходи: каква е разликата

В много компании под „формуляр за разходи“ се разбира един документ. На практика процесът по разходите има два отделни формуляра, които отговарят на различни въпроси: заявката за разход пита „мога ли да направя този разход?“, а отчетът за разходи отговаря „какво похарчих и къде е документът?“. Статията обяснява разликата между двата формуляра, какви полета трябва да съдържа всеки и как се свързват. Общата структура на формуляра за разходи тук не се преразказва. Правилата за документи и данъци, споменати по-долу, са турски; в други държави важат собствени правила.

Каква е разликата между заявка за разход и отчет за разходи?

Заявката за разход се попълва преди харченето, за да се получи одобрение, а отчетът за разходи — след него, за да се декларира реалната сума с документ.

Заявката е документ за разрешение. Служителят посочва какво иска да купи или направи, прогнозната сума, обосновката и към кой бюджет или разходен център ще се отнесе разходът. Мениджърът или собственикът на бюджета я преглежда и одобрява или отхвърля. На този етап няма касова бележка или фактура — има само намерение и прогноза.

Отчетът е документ за отчетност. Разходът е направен, касовата бележка или фактурата е налице и служителят декларира реалната сума заедно с този документ. Счетоводството сравнява отчета с документа, осчетоводява го, ако всичко е наред, и при нужда възстановява сумата на служителя. Накратко: заявката отваря разхода, отчетът го приключва.

Как се сравняват двата формуляра един до друг?

Таблицата по-долу показва основните разлики с един поглед.

Най-важният ред е придружаващият документ. На етап заявка документ не се очаква, защото още нищо не е похарчено. На етап отчет без документ не може да има осчетоводяване: в Турция Законът за данъчната процедура (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) обвързва разхода с документ. Препоръчваме да уточните с вашия данъчен консултант (mali müşavir) кои документи се признават за разход.

Кога една компания има нужда и от двата формуляра?

Компанията има нужда и от заявка, и от отчет при разходи с висока стойност, които могат да се планират предварително или ангажират бюджета.

При малки, рутинни разходи заявката често е излишна стъпка. Да се иска предварително одобрение за такса паркинг при посещение при клиент само забавя процеса; такива разходи могат да минават директно през отчет. Политиката за разходите трябва ясно да постави тази граница.

Типични случаи, в които двата формуляра се използват заедно:

• Командировки: преди полет, хотел и дневни е нужно одобрение на бюджета.
• Обучения, конференции и изложения: таксата за участие е известна предварително и трябва да се приспадне от бюджета.
• Покупка на оборудване и софтуер: сумата е висока и разходният център трябва да е ясен.
• Разходи с аванс: целта трябва да бъде одобрена, преди служителят да получи пари.

Общото между тях е, че разходът ангажира бюджета предварително. Без заявка такива разходи стават видими едва след като са направени и контролът на бюджета изостава.

Какви полета трябва да съдържа всеки формуляр?

Заявката трябва да показва какво, колко, защо и от кой бюджет ще се похарчи; отчетът — реалната сума и документа, на който се основава.

Полета в заявката за разход:

• Номер и дата на заявката
• Заявител и отдел
• Предмет и описание на разхода
• Прогнозна сума и валута
• Обосновка
• Бюджетен ред или разходен център, при наличие проект
• Планирана дата на разхода
• Одобряващ, дата и бележка към одобрението

Полета в отчета за разходи:

• Дата на отчета и служител
• Номер на свързаната заявка (при разходи по заявка)
• Дата, вид и номер на документа
• Наименование и данъчен номер на доставчика
• Категория на разхода
• Ставка на ДДС, сума на ДДС и обща сума
• Начин на плащане: фирмена карта, лична карта, в брой или аванс
• Изображение или оригинал на касовата бележка или фактурата

Ако искате да започнете от готов шаблон, можете да намерите основа сред инструментите на Masraff и да я адаптирате към своите полета.

Как се свързват заявката и отчетът?

Заявката и отчетът се свързват чрез номера на заявката, вписан в отчета; счетоводството свързва всеки отчет с одобрената заявка по този номер.

Логиката е проста. Всяка одобрена заявка получава уникален номер. След разхода служителят вписва този номер в отчета. При проверката счетоводството отваря заявката и проверява три неща: съвпада ли разходът с одобрения, в рамките на одобрената сума ли е реалната сума и съответства ли разходният център на заявката?

Една заявка може да има няколко отчета. Например заявка за тридневна командировка може да бъде приключена с отделни отчети за самолетен билет, хотелска фактура и бележки за храна. Тогава заявката се приключва по сбора на всички отчети. Обратно, отчетите без номер на заявка трябва да влизат в отделен списък за проверка: това са или малки разходи, за които политиката не изисква заявка, или пропусната стъпка на одобрение.

Предварително определените ред на одобрение и лимити на сумите улесняват свързването. С конструктор на процеси по одобрение можете да начертаете кой до каква сума одобрява.

Кои проблеми възникват най-често при заявките и отчетите?

Най-честите проблеми са разход без заявка, разлика между заявената и отчетената сума и отчет без придружаващ документ.

Има разход, няма заявка. Служителят прави разход, който е трябвало да бъде одобрен предварително, и го отчита след това. Дори разходът да е разумен, собственикът на бюджета научава късно. Решението е политиката ясно да посочва кои разходи изискват заявка, а отчетите без заявка да не се връщат направо, а да минават през отделно одобрение с обосновка.

Разлика в сумата. Одобрената и реалната сума се различават. Малките отклонения са нормални; компанията трябва да определи приемлив толеранс, а разликите над него да се връщат за ново одобрение. Иначе заявката се превръща в формалност.

Липсващ документ. Отчетът е попълнен, но няма приложена касова бележка или фактура, или документът е нечетлив. Отчет без документ не може да се осчетоводи. Ако документът се снима още при покупката и отчетът не се оставя за края на месеца, проблемът намалява значително.

Неприключени заявки. Одобрени заявки, които никога не са приключени с отчет, заемат излишно място в бюджета. Редовният преглед на отворените заявки връща в бюджета средствата от отменени разходи.

Заключение

Заявката за разход и отчетът за разходи са двата края на един процес: първата одобрява разхода предварително, вторият приключва реалния разход с документ. Свързването им чрез номера на заявката улеснява контрола на бюджета и счетоводната проверка. При процеси в Excel тази връзка обикновено се поддържа ръчно и лесно се губи. В Masraff стъпките по заявката и одобрението се проследяват дигитално; повече подробности ще намерите на страницата управление на заявки за разходи.