Sommario
In molte aziende, «modulo spese» fa pensare a un unico documento. In realtà il processo di spesa ha due moduli distinti, che rispondono a domande diverse: la richiesta di spesa chiede «posso sostenere questa spesa?», la nota spese risponde a «cosa ho speso e dov'è il giustificativo?». Questo articolo spiega in cosa differiscono, quali campi deve contenere ciascuno e come si collegano. Non riprendiamo qui la struttura generale di un modulo spese. Le regole su documenti e fisco citate più sotto sono regole turche; ogni paese applica le proprie.
Qual è la differenza tra richiesta di spesa e nota spese?
La richiesta di spesa si compila prima della spesa per ottenere l'approvazione; la nota spese dopo, per dichiarare l'importo effettivo con il giustificativo.
La richiesta è un documento di autorizzazione. Il dipendente indica cosa vuole acquistare o fare, l'importo stimato, la motivazione e su quale budget o centro di costo verrà imputata la spesa. Il responsabile o il titolare del budget la esamina e la approva o la respinge. In questa fase non ci sono scontrini né fatture: solo un'intenzione e una stima.
La nota spese è un documento di rendicontazione. La spesa è stata sostenuta, lo scontrino o la fattura sono disponibili e il dipendente dichiara l'importo effettivo insieme al documento. L'amministrazione confronta la nota con il giustificativo, la registra se tutto è in ordine e, se necessario, rimborsa il dipendente. In breve: la richiesta apre la spesa, la nota spese la chiude.
Come si confrontano i due moduli?
La tabella seguente riassume le differenze principali.
| Aspetto | Richiesta di spesa | Nota spese |
|---|---|---|
| Quando | Prima della spesa | Dopo la spesa |
| Chi la compila | Il dipendente che spenderà | Il dipendente che ha speso |
| Chi approva | Responsabile o titolare del budget | Responsabile, poi amministrazione |
| Giustificativo | Di solito nessuno; si può allegare un preventivo o un prezzo | Scontrino, fattura o e-Fatura obbligatori |
| Importo | Stimato | Effettivo |
| Esito | Autorizzazione alla spesa | Registrazione e rimborso |
La riga più importante è quella del giustificativo. In fase di richiesta non si attende alcun documento, perché non è stato ancora speso nulla. In fase di nota spese, senza documento non si può registrare: in Turchia la legge sulla procedura tributaria (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) lega il costo a un documento. Consigliamo di verificare con il proprio consulente fiscale (mali müşavir) quali documenti sono ammessi come costo.
Quando un'azienda ha bisogno di entrambi i moduli?
Un'azienda ha bisogno sia della richiesta sia della nota spese per le spese elevate, pianificabili in anticipo o che impegnano il budget.
Per le spese piccole e ricorrenti la richiesta è spesso un passaggio superfluo. Chiedere un'approvazione preventiva per il parcheggio durante una visita a un cliente rallenta soltanto il processo; queste spese si possono gestire direttamente con la nota spese. La policy di spesa deve tracciare questo confine con chiarezza.
Casi tipici in cui i due moduli si usano insieme:
- Trasferte di lavoro: prima di voli, hotel e diarie serve l'approvazione del budget.
- Formazione, convegni e fiere: la quota di iscrizione è nota in anticipo e va scalata dal budget.
- Acquisto di attrezzature e software: l'importo è elevato e il centro di costo deve essere chiaro.
- Spese con anticipo: lo scopo va approvato prima di consegnare denaro al dipendente.
Il denominatore comune è che la spesa impegna il budget in anticipo. Senza richiesta, queste spese diventano visibili solo dopo essere state sostenute e il controllo del budget arriva in ritardo.
Quali campi deve contenere ciascun modulo?
La richiesta deve indicare cosa, quanto, perché e su quale budget; la nota spese l'importo effettivo e il giustificativo.
Campi della richiesta di spesa:
- Numero e data della richiesta
- Dipendente richiedente e reparto
- Oggetto e descrizione della spesa
- Importo stimato e valuta
- Motivazione
- Voce di budget o centro di costo, ed eventuale progetto
- Data prevista della spesa
- Approvatore, data e nota di approvazione
Campi della nota spese:
- Data della nota e dipendente dichiarante
- Numero della richiesta collegata (per le spese legate a una richiesta)
- Data, tipo e numero del documento
- Ragione sociale e codice fiscale del fornitore
- Categoria di spesa
- Aliquota IVA, importo IVA e totale
- Modalità di pagamento: carta aziendale, carta personale, contanti o anticipo
- Immagine o originale dello scontrino o della fattura
Se volete partire da un modello pronto, tra gli strumenti di Masraff trovate una base da adattare ai vostri campi.
Come si abbinano richiesta e nota spese?
Richiesta e nota spese si abbinano tramite il numero di richiesta riportato sulla nota; l'amministrazione collega ogni nota alla richiesta approvata grazie a quel numero.
La logica è semplice. Ogni richiesta approvata riceve un numero univoco. Dopo la spesa, il dipendente riporta quel numero sulla nota spese. In fase di controllo l'amministrazione apre la richiesta e verifica tre cose: la spesa corrisponde a quanto approvato, l'importo effettivo rientra in quello approvato, il centro di costo è coerente con la richiesta?
Una richiesta può avere più note spese. Una richiesta per una trasferta di tre giorni, ad esempio, può essere chiusa da note distinte per il biglietto aereo, la fattura dell'hotel e gli scontrini dei pasti. In quel caso è il totale di tutte le note a chiudere la richiesta. Al contrario, le note senza numero di richiesta vanno messe in un elenco di verifica separato: o sono piccole spese che la policy esonera dalla richiesta, o manca un passaggio di approvazione.
Definire in anticipo l'ordine di approvazione e le soglie di importo semplifica l'abbinamento. Con uno strumento per costruire flussi di approvazione potete abbozzare chi approva e fino a quale importo.
Quali problemi si presentano più spesso?
I problemi più frequenti sono la spesa senza richiesta, la differenza tra importo richiesto e dichiarato e la nota spese senza giustificativo.
Spesa senza richiesta. Il dipendente sostiene una spesa che richiedeva l'approvazione preventiva e la dichiara dopo. Anche se ragionevole, il titolare del budget lo scopre tardi. La soluzione è chiarire nella policy quali spese richiedono una richiesta e, invece di respingere semplicemente le note senza richiesta, farle passare per un'approvazione separata con motivazione.
Differenza di importo. L'importo approvato e quello effettivo non coincidono. Piccoli scostamenti sono normali; l'azienda dovrebbe fissare una tolleranza accettabile e le differenze oltre tale soglia dovrebbero tornare in approvazione. Altrimenti la richiesta diventa una semplice formalità.
Giustificativo mancante. La nota è compilata ma lo scontrino o la fattura non sono allegati, oppure il documento è illeggibile. Senza giustificativo non si registra. Fotografare il documento al momento dell'acquisto e non rimandare la nota a fine mese riduce molto il problema.
Richieste mai chiuse. Le richieste approvate ma mai chiuse con una nota occupano budget inutilmente. Rivedere periodicamente le richieste aperte permette di restituire al budget le spese annullate.
Conclusione
Richiesta di spesa e nota spese sono le due estremità dello stesso processo: la prima approva la spesa in anticipo, la seconda chiude la spesa effettiva con il giustificativo. Collegarle tramite il numero di richiesta semplifica il controllo del budget e le verifiche contabili. Nei processi gestiti in Excel questo collegamento si fa di solito a mano e si perde facilmente. In Masraff le fasi di richiesta e approvazione sono tracciate in digitale; per i dettagli consultate la pagina gestione delle richieste di spesa.