Дархости хароҷот ва ҳисоботи хароҷот: фарқи онҳо

Дар бисёр ширкатҳо «шакли хароҷот» ҳамчун як ҳуҷҷат фаҳмида мешавад. Дар асл, дар раванди хароҷот ду шакли алоҳида мавҷуд аст ва онҳо ба саволҳои гуногун ҷавоб медиҳанд: дархости хароҷот ба саволи «оё ман метавонам ин харҷро кунам?», ҳисоботи хароҷот бошад ба саволи «чӣ харҷ кардам ва ҳуҷҷаташ куҷост?». Ин мақола фарқи ду шакл, майдонҳое, ки ҳар яки онҳо бояд дошта бошад, ва тарзи ба ҳам пайваст шудани онҳоро шарҳ медиҳад. Қоидаҳои андоз ва ҳуҷҷатӣ, ки дар ин ҷо зикр шудаанд (Қонуни тартиби андозситонӣ таҳти № 213, машваратчӣ mali müşavir), қоидаҳои Туркия мебошанд; тартиби кишвари худро алоҳида санҷед. Дар бораи сохтори умумии шакли хароҷот ба забони туркӣ дастури алоҳидаи мо ҳам ҳаст.

Фарқи дархости хароҷот ва ҳисоботи хароҷот дар чӣст?

Дархости хароҷот пеш аз харҷ барои гирифтани тасдиқ, ҳисоботи хароҷот бошад пас аз харҷ барои хабар додани маблағи воқеӣ бо ҳуҷҷат пур карда мешавад.

Дархост ҳуҷҷати иҷозат аст. Корманд нишон медиҳад, ки чӣ харидан ё чӣ кор кардан мехоҳад, маблағи тахминӣ, асоснокунӣ ва харҷ ба кадом буҷет ё маркази хароҷот навишта мешавад. Роҳбар ё соҳиби буҷет ин маълумотро дида, ба харҷ иҷозат медиҳад ё рад мекунад. Дар ин марҳила на чек ҳаст, на ҳисобнома; танҳо ният ва баҳодиҳӣ мавҷуд аст.

Ҳисобот бошад ҳуҷҷати ҳисобдиҳӣ аст. Харҷ анҷом ёфтааст, чек ё ҳисобнома гирифта шудааст ва корманд маблағи воқеиро бо ҳамон ҳуҷҷат хабар медиҳад. Низоми муҳосибӣ ҳисоботро бо ҳуҷҷат муқоиса мекунад, дар сурати дуруст будан ба баҳисобгирӣ мегирад ва дар ҳолати зарурӣ ба корманд пулро бармегардонад. Хулоса, дархост харҷро оғоз мекунад, ҳисобот онро мебандад.

Ду шакл чӣ тавр паҳлӣ ба паҳлӣ муқоиса мешаванд?

Ҷадвали зерин фарқҳои асосии ду шаклро бо як нигоҳ нишон медиҳад.

Муҳимтарин сатри ҷадвал — сатри «ҳуҷҷати иловагӣ». Дар марҳилаи дархост ҳуҷҷат интизор нест, зеро харҷ ҳанүз нашудааст. Дар марҳилаи ҳисобот бошад бе ҳуҷҷат баҳисобгирӣ имконнопазир аст; дар Туркия Қонуни тартиби андозситонӣ таҳти № 213 харҷро ба ҳуҷҷат вобаста мекунад. Тавсия медиҳем, ки кадом ҳуҷҷатҳо ҳамчун харҷ қабул карда мешаванд, бо машваратчии андозии худ аниқ кунед.

Ширкат кай ба ҳар ду шакл эҳтиёҷ дорад?

Ширкат барои хароҷоти калон, пешакӣ барномарезӣшаванда ё буҷетро бандкунанда ҳам дархост ва ҳам ҳисоботро талаб мекунад.

Дар хароҷоти хурд ва рүзмарра дархост аксаран қадами зиёдатӣ аст. Барои паркинге, ки корманд ҳангоми ташриф ба муштарӣ пардохтааст, пешакӣ тасдиқ пурсидан равандро суст мекунад; чунин хароҷотро бевосита бо ҳисобот идора кардан мумкин аст. Сиёсати хароҷот бояд ин ҳудудро аниқ муайян кунад.

Ҳолатҳои маъмулӣ, ки ду шакл якҷоя истифода мешаванд:

• Сафарҳои хизматӣ: пеш аз парвоз, иқомат ва хароҷоти сафар тасдиқи буҷет лозим аст.
• Таълим, конфронс ва намоишгоҳҳо: ҳаққи бақайдгирӣ пешакӣ маълум аст ва бояд аз буҷет кам карда шавад.
• Хариди таҷҳизот ва нармафзор: маблағ калон аст ва маркази хароҷот бояд аниқ шавад.
• Хароҷоте, ки пешпардозиро талаб мекунанд: пеш аз додани пул ба корманд мақсад бояд тасдиқ шавад.

Ҷиҳати умумӣ ин аст, ки харҷ буҷетро пешакӣ банд мекунад. Бе дархост ин хароҷот танҳо пас аз анҷом ёфтан аён мегарданд ва назорати буҷет ақиб мемонад.

Дар ҳар як шакл кадом майдонҳо бояд бошанд?

Дархост бояд нишон диҳад, ки чӣ, чанд, барои чӣ ва аз кадом буҷет харҷ мешавад; ҳисобот бошад маблағи воқеӣ ва ҳуҷҷати асосиро нишон диҳад.

Майдонҳои дархости хароҷот:

• Рақам ва санаи дархост
• Корманди дархосткунанда ва шӯъбаи ў
• Мавзӯъ ва тавсифи харҷ
• Маблағи тахминӣ ва асъор
• Асоснокунӣ
• Моддаи буҷет ё маркази хароҷот, дар сурати мавҷуд будан лоиҳа
• Санаи барномарезӣшудаи харҷ
• Шахси тасдиқкунанда, санаи тасдиқ ва шарҳ

Майдонҳои ҳисоботи хароҷот:

• Санаи ҳисобот ва корманди пешниҳодкунанда
• Рақами дархости дахлдор (барои хароҷоти ба дархост вобаста)
• Сана, навъ ва рақами ҳуҷҷат
• Номи фурүшанда ва рақами андозии он
• Гурӯҳи харҷ
• Меъёри АИФ, маблағи АИФ ва маблағи умумӣ
• Тарзи пардохт: корти ширкат, корти шахсӣ, нақд ё пешпардозӣ
• Тасвир ё нусхаи аслии чек ё ҳисобнома

Агар хоҳед аз намунаи тайёр оғоз кунед, бо абзорҳои Masraff шинос шуда, онҳоро ба майдонҳои худ мутобиқ карда метавонед.

Дархост ва ҳисобот чӣ тавр мутобиқат карда мешаванд?

Дархост ва ҳисобот бо рақами дархост, ки дар ҳисобот навишта мешавад, мутобиқат карда мешаванд; низоми муҳосибӣ ҳар ҳисоботро бо ҳамин рақам ба дархости тасдиқшуда вобаста мекунад.

Мантиқи мутобиқат оддӣ аст. Ба ҳар дархости тасдиқшуда рақами ягона дода мешавад. Корманд пас аз харҷ ҳангоми пур кардани ҳисобот ин рақамро менависад. Низоми муҳосибӣ ҳангоми баррасии ҳисобот дархостро кушода, се чизро санҷад: оё харҷ бо мавзӯъи тасдиқшуда мувофиқ аст, оё маблағи воқеӣ дар доираи маблағи тасдиқшуда аст, оё маркази хароҷот бо дархост яксон аст?

Ба як дархост чанд ҳисобот вобаста шуда метавонад. Масалан, дархости сафари серүза бо ҳисоботҳои алоҳида барои чиптаи ҳавопаймо, ҳисобномаи меҳмонхона ва чекҳои хүрок баста шуда метавонад. Дар ин ҳолат барои бастани дархост ба ҷамъи ҳамаи ҳисоботҳо нигоҳ мекунанд. Баръакс, ҳисоботҳое, ки рақами дархост надоранд, бояд ба рӯйхати алоҳидаи санҷиш гирифта шаванд: инҳо ё хароҷоти хурданд, ки мутобиқи сиёсат дархостро талаб намекунанд, ё қадами тасдиқи сарфи назаршуда.

Пешакӣ муайян кардани тартиби тасдиқ ва ҳудудҳои маблағ мутобиқатро осон мекунад. Пешакӣ нақша кашидани он, ки ки то кадом маблағ тасдиқ мекунад, фоиданок аст.

Дар раванди дархост ва ҳисобот кадом мушкилот бештар ба миён меоянд?

Мушкилоти бештар вохүранда харҷи бе дархост, фарқи маблағ байни дархост ва ҳисобот ва ҳуҷҷати ба ҳисобот илованашуда мебошанд.

Дархост нест, аммо харҷ ҳаст. Корманд харҷеро, ки бояд пешакӣ тасдиқ мегирифт, бевосита анҷом медиҳад ва баъд ҳисобот пешниҳод мекунад. Ҳатто агар харҷ оқилона бошад ҳам, соҳиби буҷет аз он дер бохабар мешавад. Ҳалл — дар сиёсат аниқ кардани хароҷоте, ки дархостро талаб мекунанд, ва ҳисоботҳои бе дархостро барнагардонда, аз тасдиқи алоҳида бо талаби асоснокунӣ гузаронидан аст.

Фарқи маблағ. Маблағи тасдиқшуда ва воқеӣ фарқ мекунанд. Фарқҳои хурд табиӣ ҳастанд; ширкат бояд ҳудуди қобили қабулро муайян кунад ва фарқҳои аз он зиёд бояд ба тасдиқи такрорӣ фиристода шаванд. Дар акси ҳол дархост танҳо ба расмият табдил меёбад.

Ҳуҷҷати норасо. Ҳисобот пур карда шудааст, аммо чек ё ҳисобнома илова нашудааст ё ҳуҷҷат хонда намешавад. Ҳисоботи бе ҳуҷҷат ба ҳисоб гирифта намешавад. Акс гирифтани ҳуҷҷат дар лаҳзаи харҷ ва ба охири моҳ нагузоштани ҳисобот ин мушкилро хеле кам мекунад.

Дархостҳои бастанашуда. Дархостҳои тасдиқшуда, ки ҳеҷ гоҳ бо ҳисобот баста нашудаанд, дар буҷет ҷои беҳуда мегиранд. Баррасии мунтазами дархостҳои кушода имкон медиҳад, ки хароҷоти бекоршуда ба буҷет баргарданд.

Хулоса

Дархости хароҷот ва ҳисоботи хароҷот ду сари як раванд мебошанд: яке харҷро пешакӣ тасдиқ мекунад, дигаре харҷи воқеиро бо ҳуҷҷат мебандад. Вобаста кардани онҳо бо рақами дархост назорати буҷет ва санҷиши муҳосибиро осон мекунад. Дар равандҳое, ки дар Excel бурда мешаванд, ин пайвастагӣ аксаран дастӣ сохта мешавад ва канда мешавад. Дар Masraff қадамҳои дархост ва тасдиқ ба тарзи рақамӣ пайгирӣ мешаванд; барои маълумоти бештар саҳифаи идоракунии дархостҳои харҷ-ро бибинед.