Mündəricat
Bir çox şirkətdə "xərc forması" deyiləndə ağla tək bir sənəd gəlir. Əslində xərc prosesində iki ayrı forma var və onlar fərqli suallara cavab verir: xərc sorğu forması "bu xərci edə bilərəmmi?" sualına, xərc bəyan forması isə "nə xərclədim və sənədi haradadır?" sualına. Bu yazı iki formanın fərqini, hansı sahələri daşımalı olduğunu və bir-birinə necə bağlandığını izah edir. Burada adı çəkilən vergi və sənəd qaydaları (213 saylı Vergi Usul Qanunu, mali müşavir) Türkiyə qaydalarıdır; öz ölkənizdə tətbiqi yerli qaydalara görə yoxlayın. Xərc formasının ümumi quruluşu ilə bağlı ayrıca Türkcə bələdçimiz də var.
Xərc sorğu forması ilə bəyan forması arasındakı fərq nədir?
Xərc sorğu forması xərc edilməzdən əvvəl təsdiq almaq üçün, xərc bəyan forması isə xərc edildikdən sonra faktiki məbləği sənədlə bildirmək üçün doldurulur.
Sorğu forması icazə sənədidir. Əməkdaş nə almaq və ya nə etmək istədiyini, təxmini məbləği, əsaslandırmanı və xərcin hansı büdcəyə və ya xərc mərkəzinə yazılacağını göstərir. Rəhbər və ya büdcə sahibi bu məlumatlara baxaraq xərcə icazə verir və ya rədd edir. Bu mərhələdə nə qəbz, nə də qaimə var; yalnız niyyət və təxmin var.
Bəyan forması isə hesabat sənədidir. Xərc edilib, qəbz və ya qaimə alınıb və əməkdaş faktiki məbləği bu sənədlə birlikdə bildirir. Mühasibatlıq bəyanı sənədlə müqayisə edir, uyğundursa uçota alır və lazım olarsa əməkdaşa geri ödəmə edir. Qısaca, sorğu forması xərci başladır, bəyan forması xərci bağlayır.
İki forma yan-yana necə müqayisə olunur?
Aşağıdakı cədvəl iki formanın əsas fərqlərini bir baxışda göstərir.
| Xüsusiyyət | Xərc sorğu forması | Xərc bəyan forması |
|---|---|---|
| Vaxt | Xərcdən əvvəl | Xərcdən sonra |
| Kim doldurur | Xərci edəcək əməkdaş | Xərci edən əməkdaş |
| Kim təsdiqləyir | Rəhbər və ya büdcə sahibi | Rəhbər, sonra mühasibatlıq |
| Əlavə sənəd | Adətən yoxdur; təklif və ya qiymət məlumatı əlavə oluna bilər | Qəbz, qaimə və ya e-Fatura mütləqdir |
| Məbləğ | Təxmini | Faktiki |
| Nəticə | Xərc icazəsi | Uçot və geri ödəmə |
Cədvəldə ən vacib sətir "əlavə sənəd" sətridir. Sorğu mərhələsində sənəd gözlənilmir, çünki xərc hələ edilməyib. Bəyan mərhələsində isə sənəd olmadan uçot aparıla bilməz; Türkiyədə 213 saylı Vergi Usul Qanunu xərci sənədə bağlayır. Hansı sənədin xərc kimi qəbul ediləcəyini mali müşaviriniz və ya vergi məsləhətçinizlə dəqiqləşdirməyi tövsiyə edirik.
Şirkətə hər iki forma nə vaxt lazım olur?
Məbləği yüksək, əvvəlcədən planlaşdırıla bilən və ya büdcəni bağlayan xərclərdə şirkətə həm sorğu, həm də bəyan forması lazım olur.
Kiçik və gündəlik xərclərdə sorğu forması çox vaxt artıq addımdır. Əməkdaşın müştəri görüşündə ödədiyi dayanacaq haqqı üçün əvvəlcədən təsdiq istəmək prosesi ləngidir; belə xərclər birbaşa bəyanla idarə oluna bilər. Xərc siyasəti bu sərhədi aydın şəkildə müəyyən etməlidir.
İki formanın birlikdə istifadə olunduğu tipik hallar:
- İşgüzar səfərlər: uçuş, qonaqlama və ezamiyyət xərclərindən əvvəl büdcə təsdiqi lazımdır.
- Təlim, konfrans və sərgi iştirakı: qeydiyyat haqqı əvvəlcədən məlumdur və büdcədən çıxılmalıdır.
- Avadanlıq və proqram təminatı alışı: məbləğ yüksəkdir və xərc mərkəzi dəqiqləşməlidir.
- Avans tələb edən xərclər: əməkdaşa pul verilməzdən əvvəl məqsəd təsdiqlənməlidir.
Ümumi cəhət xərcin büdcəni əvvəlcədən bağlamasıdır. Sorğu forması olmadan bu xərclər yalnız edildikdən sonra görünür və büdcə nəzarəti geridə qalır.
Hər formada hansı sahələr olmalıdır?
Sorğu forması xərcin nə, nə qədər, niyə və hansı büdcədən ediləcəyini; bəyan forması isə faktiki məbləği və əsas sənədi göstərməlidir.
Xərc sorğu formasında olmalı sahələr:
- Sorğu nömrəsi və sorğu tarixi
- Sorğu edən əməkdaş və onun şöbəsi
- Xərcin mövzusu və təsviri
- Təxmini məbləğ və valyuta
- Əsaslandırma
- Büdcə maddəsi və ya xərc mərkəzi, varsa layihə
- Planlaşdırılan xərc tarixi
- Təsdiq edən şəxs, təsdiq tarixi və təsdiq qeydi
Xərc bəyan formasında olmalı sahələr:
- Bəyan tarixi və bəyan edən əməkdaş
- Müvafiq sorğu nömrəsi (sorğuya bağlı xərclərdə)
- Sənəd tarixi, sənəd növü və sənəd nömrəsi
- Satıcının adı və vergi ödəyicisinin eyniləşdirmə nömrəsi
- Xərc kateqoriyası
- ƏDV dərəcəsi, ƏDV məbləği və ümumi məbləğ
- Ödəniş üsulu: şirkət kartı, şəxsi kart, nağd və ya avans
- Qəbzin və ya qaimənin təsviri və ya əsli
Hazır nümunələrlə başlamaq istəyirsinizsə, Masraff alətlərinə baxıb onları öz sahələrinizə uyğunlaşdıra bilərsiniz.
Sorğu və bəyan necə uyğunlaşdırılır?
Sorğu və bəyan bəyan formasına yazılan sorğu nömrəsi vasitəsilə uyğunlaşdırılır; mühasibatlıq hər bəyanı bu nömrə ilə təsdiqlənmiş sorğuya bağlayır.
Uyğunlaşdırmanın məntiqi sadədir. Təsdiqlənən hər sorğuya unikal nömrə verilir. Əməkdaş xərci etdikdən sonra bəyan formasını doldurarkən bu nömrəni yazır. Mühasibatlıq bəyanı yoxlayarkən sorğunu açır və üç şeyi yoxlayır: xərc təsdiqlənən mövzu ilə eynidirmi, faktiki məbləğ təsdiqlənən məbləğ daxilindədirmi, xərc mərkəzi sorğudakı ilə uyğundurmu?
Bir sorğuya bir neçə bəyan bağlana bilər. Məsələn, üç günlük səfər sorğusu aviabilet, otel qaiməsi və yemək qəbzləri üçün ayrı bəyanlarla bağlana bilər. Bu halda sorğunun bağlanması üçün bütün bəyanların cəminə baxılır. Əksinə, sorğu nömrəsi olmayan bəyanlar ayrıca yoxlama siyahısına salınmalıdır; bunlar ya siyasətə görə sorğu tələb etməyən kiçik xərclərdir, ya da buraxılmış təsdiq addımıdır.
Təsdiq ardıcıllığını və məbləğ həddlərini əvvəlcədən müəyyən etmək uyğunlaşdırmanı asanlaşdırır. Kimin hansı məbləğə qədər təsdiq verəcəyini əvvəlcədən sxem şəklində planlaşdırmaq faydalıdır.
Sorğu və bəyan prosesində ən çox hansı problemlər yaranır?
Ən çox rast gəlinən problemlər sorğusuz xərc, sorğu ilə bəyan arasındakı məbləğ fərqi və bəyana əlavə olunmayan sənəddir.
Sorğu yoxdur, amma xərc var. Əməkdaş əvvəlcədən təsdiq alması lazım olan xərci birbaşa edir və sonra bəyan edir. Xərc məntiqli olsa belə, büdcə sahibi bundan gec xəbər tutur. Həll yolu siyasətdə hansı xərclərin sorğu tələb etdiyini dəqiqləşdirmək və sorğusuz bəyanları geri qaytarmaq deyil, əsaslandırma tələb olunan ayrıca təsdiqdən keçirməkdir.
Məbləğ fərqi. Təsdiqlənən məbləğ ilə faktiki məbləğ fərqlidir. Kiçik kənarlaşmalar təbiidir; şirkət qəbul edilə bilən tolerantlıq müəyyən etməli, bu tolerantlığı aşan fərqlər isə yenidən təsdiqə getməlidir. Əks halda sorğu forması sadəcə formallığa çevrilir.
Çatışmayan sənəd. Bəyan forması doldurulub, amma qəbz və ya qaimə əlavə olunmayıb, yaxud sənəd oxunmur. Sənədsiz bəyan uçota alına bilməz. Sənədi xərc anında fotoşəkilə çəkmək və bəyanı ay sonuna saxlamamaq bu problemi xeyli azaldır.
Bağlanmayan sorğular. Təsdiqlənmiş, lakin heç vaxt bəyanla bağlanmamış sorğular büdcədə lazımsız yer tutur. Açıq sorğuları müəyyən aralıqlarla nəzərdən keçirmək ləğv edilmiş xərclərin büdcəyə qayıtmasını təmin edir.
Nəticə
Xərc sorğu forması ilə bəyan forması eyni prosesin iki ucudur: biri xərci əvvəlcədən təsdiqləyir, digəri faktiki xərci sənədlə bağlayır. Onları sorğu nömrəsi ilə əlaqələndirmək büdcə nəzarətini və mühasibat yoxlamasını asanlaşdırır. Excel-də aparılan proseslərdə bu əlaqə çox vaxt əl ilə qurulur və qırılır. Masraff-da sorğu və təsdiq addımları rəqəmsal olaraq izlənilir; ətraflı məlumat üçün xərc sorğularının idarə edilməsi səhifəsinə baxa bilərsiniz.