Xarajat so'rovi va xarajat hisoboti shakli farqi

Ko'p kompaniyalarda "xarajat shakli" deganda bitta hujjat tushuniladi. Aslida xarajat jarayonida ikkita alohida shakl bor va ular turli savollarga javob beradi: xarajat so'rovi shakli "bu xarajatni qila olamanmi?" savoliga, xarajat hisoboti shakli esa "nimaga sarfladim va hujjati qayerda?" savoliga. Ushbu maqola ikki shakl orasidagi farqni, ularda qanday maydonlar bo'lishi kerakligini va ular bir-biriga qanday bog'lanishini tushuntiradi. Bu yerda tilga olingan soliq va hujjat qoidalari (213-sonli Soliq tartibi to'g'risidagi qonun, mali müşavir) Turkiya qoidalaridir; o'z mamlakatingizdagi tartibni alohida tekshiring. Xarajat shaklining umumiy tuzilishi haqida turk tilida alohida qo'llanmamiz ham bor.

Xarajat so'rovi shakli va hisobot shakli o'rtasidagi farq nima?

Xarajat so'rovi shakli xarajat qilinishidan oldin tasdiq olish uchun, xarajat hisoboti shakli esa xarajatdan keyin haqiqiy summani hujjat bilan bildirish uchun to'ldiriladi.

So'rov shakli ruxsat hujjatidir. Xodim nima sotib olmoqchi yoki nima qilmoqchi ekanini, taxminiy summani, asoslashni va xarajat qaysi byudjet yoki xarajat markaziga yozilishini ko'rsatadi. Rahbar yoki byudjet egasi shu ma'lumotlarga qarab xarajatga ruxsat beradi yoki rad etadi. Bu bosqichda chek ham, hisob-faktura ham yo'q; faqat niyat va taxmin bor.

Hisobot shakli esa hisobdorlik hujjatidir. Xarajat qilingan, chek yoki hisob-faktura olingan va xodim haqiqiy summani shu hujjat bilan birga bildiradi. Buxgalteriya hisobotni hujjat bilan solishtiradi, mos bo'lsa hisobga oladi va kerak bo'lsa xodimga qaytarib to'laydi. Qisqasi, so'rov shakli xarajatni boshlaydi, hisobot shakli uni yopadi.

Ikki shakl yonma-yon qanday taqqoslanadi?

Quyidagi jadval ikki shaklning asosiy farqlarini bir qarashda ko'rsatadi.

Jadvaldagi eng muhim qator "ilova hujjat" qatoridir. So'rov bosqichida hujjat kutilmaydi, chunki xarajat hali qilinmagan. Hisobot bosqichida esa hujjatsiz hisobga olib bo'lmaydi; Turkiyada 213-sonli Soliq tartibi to'g'risidagi qonun xarajatni hujjatga bog'laydi. Qaysi hujjat xarajat sifatida qabul qilinishini soliq maslahatchingiz bilan aniqlashtirishni tavsiya qilamiz.

Kompaniyaga ikkala shakl qachon kerak bo'ladi?

Summasi katta, oldindan rejalashtiriladigan yoki byudjetni band qiladigan xarajatlarda kompaniyaga ham so'rov, ham hisobot shakli kerak bo'ladi.

Kichik va odatiy xarajatlarda so'rov shakli ko'pincha ortiqcha qadamdir. Xodim mijoz tashrifida to'lagan avtoturargoh haqi uchun oldindan tasdiq so'rash jarayonni sekinlashtiradi; bunday xarajatlarni to'g'ridan-to'g'ri hisobot orqali boshqarish mumkin. Xarajat siyosati bu chegarani aniq belgilashi kerak.

Ikki shakl birga ishlatiladigan odatiy holatlar:

• Xizmat safarlari: parvoz, mehmonxona va safar xarajatlaridan oldin byudjet tasdig'i kerak.
• O'qish, konferensiya va ko'rgazmalarda ishtirok: ro'yxatdan o'tish to'lovi oldindan ma'lum va byudjetdan ayirilishi kerak.
• Uskuna va dasturiy ta'minot xaridi: summa katta va xarajat markazi aniqlashtirilishi kerak.
• Avans talab qiladigan xarajatlar: xodimga pul berilishidan oldin maqsad tasdiqlanishi kerak.

Umumiy jihat shundaki, xarajat byudjetni oldindan band qiladi. So'rov shaklisiz bu xarajatlar faqat qilingandan keyin ko'rinadi va byudjet nazorati orqada qoladi.

Har bir shaklda qanday maydonlar bo'lishi kerak?

So'rov shakli xarajat nima, qancha, nima uchun va qaysi byudjetdan qilinishini; hisobot shakli esa haqiqiy summani va asos hujjatni ko'rsatishi kerak.

Xarajat so'rovi shaklidagi maydonlar:

• So'rov raqami va sanasi
• So'rov bergan xodim va uning bo'limi
• Xarajat mavzusi va tavsifi
• Taxminiy summa va valyuta
• Asoslash
• Byudjet moddasi yoki xarajat markazi, bo'lsa loyiha
• Rejalashtirilgan xarajat sanasi
• Tasdiqlovchi shaxs, tasdiq sanasi va tasdiq izohi

Xarajat hisoboti shaklidagi maydonlar:

• Hisobot sanasi va hisobot bergan xodim
• Tegishli so'rov raqami (so'rovga bog'liq xarajatlarda)
• Hujjat sanasi, turi va raqami
• Sotuvchi nomi va soliq to'lovchining identifikatsiya raqami
• Xarajat toifasi
• QQS stavkasi, QQS summasi va umumiy summa
• To'lov usuli: kompaniya kartasi, shaxsiy karta, naqd pul yoki avans
• Chek yoki hisob-fakturaning tasviri yoki asl nusxasi

Tayyor namunadan boshlamoqchi bo'lsangiz, Masraff vositalari bilan tanishib, ularni o'z maydonlaringizga moslashtirishingiz mumkin.

So'rov va hisobot qanday moslashtiriladi?

So'rov va hisobot hisobot shakliga yozilgan so'rov raqami orqali moslashtiriladi; buxgalteriya har bir hisobotni shu raqam bilan tasdiqlangan so'rovga bog'laydi.

Moslashtirish mantig'i oddiy. Tasdiqlangan har bir so'rovga noyob raqam beriladi. Xodim xarajatni qilgandan so'ng hisobot shaklini to'ldirayotganda shu raqamni yozadi. Buxgalteriya hisobotni ko'rib chiqayotganda so'rovni ochadi va uch narsani tekshiradi: xarajat tasdiqlangan mavzuga mosmi, haqiqiy summa tasdiqlangan summa doirasidami, xarajat markazi so'rovdagisi bilan bir xilmi?

Bitta so'rovga bir nechta hisobot bog'lanishi mumkin. Masalan, uch kunlik safar so'rovi aviachipta, mehmonxona hisob-fakturasi va ovqat cheklari uchun alohida hisobotlar bilan yopilishi mumkin. Bu holda so'rovni yopish uchun barcha hisobotlar yig'indisiga qaraladi. Aksincha, so'rov raqami bo'lmagan hisobotlar alohida tekshiruv ro'yxatiga olinishi kerak: bular yo siyosatga ko'ra so'rov talab qilmaydigan kichik xarajatlar, yoki o'tkazib yuborilgan tasdiq qadamidir.

Tasdiqlash tartibi va summa chegaralarini oldindan belgilash moslashtirishni osonlashtiradi. Kim qaysi summagacha tasdiqlashini oldindan chizib qo'yish foydali.

So'rov va hisobot jarayonida qanday muammolar ko'p uchraydi?

Eng ko'p uchraydigan muammolar so'rovsiz xarajat, so'rov va hisobot o'rtasidagi summa farqi hamda hisobotga ilova qilinmagan hujjatdir.

So'rov yo'q, lekin xarajat bor. Xodim oldindan tasdiq olishi kerak bo'lgan xarajatni to'g'ridan-to'g'ri qiladi va keyin hisobot beradi. Xarajat o'rinli bo'lsa ham, byudjet egasi bundan kech xabar topadi. Yechim — siyosatda qaysi xarajatlar so'rov talab qilishini aniqlashtirish va so'rovsiz hisobotlarni qaytarmasdan, asoslash so'raladigan alohida tasdiqdan o'tkazish.

Summa farqi. Tasdiqlangan summa va haqiqiy summa farq qiladi. Kichik og'ishlar tabiiy; kompaniya qabul qilinadigan chegarani belgilashi, undan oshgan farqlar esa qayta tasdiqqa yuborilishi kerak. Aks holda so'rov shakli shunchaki rasmiyatchilikka aylanadi.

Hujjat yetishmasligi. Hisobot shakli to'ldirilgan, lekin chek yoki hisob-faktura ilova qilinmagan yoki hujjat o'qib bo'lmaydigan holatda. Hujjatsiz hisobot hisobga olinmaydi. Hujjatni xarajat paytida suratga olish va hisobotni oy oxiriga qoldirmaslik bu muammoni ancha kamaytiradi.

Yopilmagan so'rovlar. Tasdiqlangan, ammo hech qachon hisobot bilan yopilmagan so'rovlar byudjetda keraksiz joy egallaydi. Ochiq so'rovlarni muntazam ko'rib chiqish bekor qilingan xarajatlarning byudjetga qaytishini ta'minlaydi.

Xulosa

Xarajat so'rovi shakli va hisobot shakli bitta jarayonning ikki uchidir: biri xarajatni oldindan tasdiqlaydi, ikkinchisi haqiqiy xarajatni hujjat bilan yopadi. Ularni so'rov raqami orqali bog'lash byudjet nazorati va buxgalteriya tekshiruvini osonlashtiradi. Excel'da yuritiladigan jarayonlarda bu bog'liqlik ko'pincha qo'lda o'rnatiladi va uziladi. Masraff'da so'rov va tasdiqlash bosqichlari raqamli tarzda kuzatiladi; batafsil ma'lumot uchun xarajat so'rovlarini boshqarish sahifasiga qarang.